1.档案工作职责
（1）集团各类材料的形成、积累、整理和归档工作，要纳入集团有关部门职责范围和各项管理程序。
（2）集团档案室集中统一管理集团的全部档案，统筹规划并负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、汇编，提供利用、维护档案的完整、准确、系统、安全。
（3）集团档案室负责对各部门、项目、各子公司进行档案业务指导，培训、监督、检查各部门、项目、子公司档案工作。
（4）各部门、项目、子公司配备专兼职档案员一名，负责指导、监督、检查所属部门、项目、子公司档案工作，推进档案业务的顺利开展，切实落实集团档案管理工作要求。
（5）加强档案业务宣传，提升全员档案意识
2. 各部门资料管理规定
（1）档案管理人员必须建立并登记《文件（合同）管理记录目录》和《文件（合同）借阅登记台账》
（2）部门档案包括工作标准、工作计划、工作成果，业务函件、合作单位信息库、相关的合同协议、收款与付款资料、绩效评价等
（3）员工负责按工作标准和工作计划开展具体工作、留下规范、及时、准确、完整的工作记录，同时按用印统计表收集相关的文件资料，向部门经理提交个人工作成果或合作方工作成果时，连同相关工作记录和文件资料一起提交。
（4）项目竣工验收后三个月内，各部门档案管理员将本部门与该项目相关的资料移交综合管理部。
4.对物业公司档案资料的管理规定
物业公司行政人员兼职物业档案资料管理工作，负责公司管理、公司合同、物业合同收集、整理、录入、归档。并按规定的时间移交集团公司。物业管理、客户档案由物业公司自行整理，归档。
二、清凤集团档案管理基本要求
1.档案收集
第一条 各部门负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。以记载档案收进、发出、保管、利用情况及档案管理人员的变动情况,档案管理人员还要做好统计工作，统计数据以原始数据为准，以便输入计算机，充分利用计算机进行档案的辅助管理。
第二条 各部门文件资料原件需要移交公司档案室保存的，由各部门进行整理录入档案系统，并编制《XXX项目或部门移交目录》，按要求向集团公司移交。
第三条 档案材料的基本归档范围（统计表附后）
2.档案材料的保管与库房管理
第一条 档案保管
（1）各部门在提交档案之前应指定专（兼）职档案资料员保管档案材料，将档案材料放入专门的文件柜内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。
（2）档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料应及时报案查找。
（3）公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。
3．档案材料的移交
第一条 各部门必须按规定的时间向档案室移交档案并填写移交记录，交接双方签字，如无双方交接记录或档案系统无录入记录的档案均视作未交，并追究当事人和相关部门责任。
第二条 档案的移交时间
（1）各类经济合同盖完章后，于当天录入档案系统，最迟不能超过第三天。要求经济合同最后写明合同签订时间和合同经办人
（2）文书类档案按月提交，每月提交一次
（3）工商、股权、证明、人员资质证类档案当日提交，最迟不能超过第三天
（4）人力资源类按月提交
（5）各类工程建设相关报批、手续、审核证件、批件、证书主办人员拿到证件后次日经部门负责人签看后，原件即日存入集团公司档案室，需用时严格办理借用手续，保管者不得损坏、遗失。
（6）需立卷归档的各种工程审计类资料，在审计报告发出一个月内，由项目主审人整理成卷送交集团公司档案室归档。
（7）工程建设项目类档案应在工程项目竣工验收后一个半月内向集团公司档案室移交。
（8）荣誉实物类档案应在接收实物后一周内向集团公司档案室移交。
（9）其它各类资料原则上要求当日提交集团档案室，特殊情况须暂存原件，必须在集团公司备案后并于当日将扫描件上传档案系统，
4.档案借阅、使用权限
第一条 各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到档案系统申请查阅（档案系统用户名单见附件）
第二条 机密档案按照查阅的权限进行查阅使用。
（1）查阅档案资料要经分管领导同意后，在档案系统办理借阅和复印登记。
（2）查阅机密档案，必须经总经理批准后，在档案系统填写借问申请或复印。
（3）档案资料不得外借，如因工作需要，经总经理批准并填写借阅、复印记录后方可借阅或复印。
（4）档案借用时间不得超过1月，1月后再续借。超过一个月未还和续借，视作私自留存。 档案系统资料借阅时间不得超过24小时
（5）借用档案资料人员不能转借他人，必须在档案室办理归还手续后、再办理他人借取。
（6）利用者调离本单位或离职、退休、必须归还全部所借档案并经档案管理员签字认可
（7）人员资质证办理领走，审批程序是综合办负责资质维护主管—人资部经理—建筑公司总经理-集团公司总经理
4.档案鉴定销毁
第一条 公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。
第二条 根据鉴定小组的鉴定结论，由档案室填写到期档案销毁目录记录（见附表七），报总经理批准后，予以销毁。
第三条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。
第四条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。
第五条 工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退等处分、直至追究其法律责任。
第六条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行
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