制作PPT，想永远是第一步，做是最后一步，没有想清楚之前，任何做的动作我都视为无效（也许这么说太绝对了，不过没想好就开始制作PPT，不是做不出来就是进度很慢，效率低对我而言也是无效的）。
从现在开始希望大家开启正确的制作“姿势”，这样制作PPT才能事半功倍。
为什么需要这么做，我们以年终汇报为例来做说明，说明分为三个部分：
似乎与PPT无关的第一部分：汇报内容
无论做任何事，我很喜欢问为什么，这是这些年形成的思维习惯，面对工作汇报时也是如此。那么大家在工作汇报时有多少人曾问过自己此次汇报的目的是什么？又有多少人能明确的做出回答？
无论是工作汇报还是PPT的制作，其基本原则是“利他”原则。不过，最终的目的不是纯粹的利他，我们往往是通过“利他”的思维或呈现方式达到“利己”的结果。如：用受众喜欢的方式（利他）传达内容实现让对方按自己的方式实施的目的（利己）。
2017年即将结束，很多职场人又将面对年底的汇报，如果希望做出不一样且有效的年终汇报，先思考两个问题：
① 工作汇报的一般目的是什么？
② 年底汇报与日常汇报就目的而言最大的差异是什么？
问题①，工作汇报一般性的目的：进行工作的有效推进。细分之下可将其分为理解 / 反馈/ 行动三个层级的目的，不同层级的目的行为各有不同，选择的结构也应不同。
【理解】告知目的，让对方知道。
【反馈】希望通过汇报达成认同，或希望对方给予相应的意见 / 建议 / 判断等。
【行动】希望领导拨钱拨人；希望同事按我们的要求配合行动；希望下属按我们的标准马上行动，都是这个层面的目的。行动目的是日常汇报中最有价值却也是实际的工作中大家最容易忽略的一个层级的目的。
—— 这个部分的内容在《PPT思维》的第22-23页有详细的说明
然而，面对问题②我们还应思考年底汇报与日常的汇报就目的而言最大的差异是目的的单一性。年底汇报的目的普遍集中于反馈层面的认同，认同工作或认同人。
【认同工作】工作是有成绩的。
【认同人】我是有想法和能力的人。
如果目的在于让领导认同工作，重点应放在取得的成绩与面对的困难的对比上。俗话说：“没有对比就没有伤害”，不让领导了解困难怎能体现成绩的不易呢？所以求认同一味只晒成绩未必是最有效的。而即使晒成绩也需有聪明的办法：
（1） 用事实说话，并能拔高内容层次，阐述产生的意义。
（2） 用结构说话。以汇报项目为例，用SCQOR结构阐述成绩过程，Situation设定状况；Complication发现问题；Question设定课题；Obstacle克服障碍；Resolution取得结果。
再说以认同人为汇报目的部分，用结构说话是比较有效的一种方式，通过结构化的阐述能在不同的流程让领导了解你的不同能力，如在S阶段，能看出你的问题界定能力，CQ的部分，能了解你对问题分析和判断能力，在OR部分，能充分体现出问题解决的能力。以上能有效的让领导看出你的工作能力。
如果说想让领导看出你的想法和高度，那么年底计划的部分是最好的体现，计划不应源自今年的表现和工作内容，计划始终应该围绕企业的三年战略规划，根据企业战略分解的当年目标及以此明确的明年工作重点。
当然工作汇报仅仅只考虑目的不足以构成所有的内容，如受众的特点和时长的考虑也是非常重要的，如给性急的总经理，应准备精简版的内容（如何准备精简版可参照《PPT思维》书中第17-18页中描述的汇报地图）；如给财务总监或注重细节的领导做汇报，则应对事实和数据应准备得更充分一些等等。
这是职场的基本，却也是汇报中最关键的部分，如果这一步都没有最好，后两步的意义又何在呢?
似乎还是与PPT无关的第二部分：汇报结构
当确定了汇报的内容，接下来就是如何构建内容的结构，以及如何呈现结构。一般构建都以理性的方式为主，我也特地写了一个章节来介绍如何理性的进行组织（《PPT思维》中第26-45页）。今天想向大家介绍感性输出结构的方式，感性串接结构的目的是让听众对内容印象深刻，书中共介绍了六种，这里选择一种进行介绍：扩散关联法—— 一个关联环串联整体内容。
在很多年前无意中看到大众汽车的宣传片，在视频中围绕一个“心”字，用13个带心的文字介绍旗下13款车，当时我被深深打动，所以将它当成案例进行插接，并总结为扩散关联法。
通过案例拆解，将扩散关联法总结为中心字、中心句、关联词及关联环四部分组成。
上面的案例是以“心”为中心词，中文除了文字部首外还能引用拼音（同音或近音）的方式做关联和英文同字母打头的组合，如我们常见的4D模型，是以D为关联。一定要注意的是：确定中心句是最关键的一环，只有确定了中心句，故事才能有灵魂，而非简单的内容串接。
终于与PPT有关的第三部分：PPT制作
关于年底汇报就给几个建议吧：
（1） 标题建议：给年底汇报一句话的口号，朗朗上口，方便记忆。
（2） 制作建议：年底PPT模板（最好是付费版模板）终于能派上用处了。使用购买或定制版的模板能快速有效的提升 PPT品质。注意两件事情即可：其一模板必须与主题相吻合；其二没有第一第二部分，制作第三部分毫无意义。
（3） 在每一页制作前提炼归纳该页的一句话结论，并根据结论进行有效组织内容。
关于年底汇报的部分就写到这里。为什么我的新书称为《PPT思维：如何高效制作商务幻灯片》，通过年底汇报的案例不难看出，在我的理念中，PPT的成败功夫在诗外，思维才是决定PPT优劣的最终标准，PPT的制作应始终为内容服务，而非单独存在的工具。
写在文章最后，PPT思维如此重要，那为什么我们还是非常喜欢学习PPT技巧呢？很简单，技巧易学易掌握，而PPT思维却需要不断思考，刻意练习才有掌握的可能，既非一朝一夕，也无速成捷径，所以容易被大家故意弱化和忽略。这是常见陷阱也应警钟长鸣。
商务简报教练
PPT培训师
MBTI认证讲师
结构性思维认证讲师
《PPT思维：如何高效制作商务幻灯片》作者
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