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请任性食用~
Word 是学生和职场人士最常用的一款软件之一。但是90%的人只懂得它10%的功能,其实这是大家最熟悉的陌生人。
一旦遇到较复杂的排版情况,比如学生写毕业论文,职场人生写工作汇报,很多人可能被折磨得发狂。在一次次受虐之后,发出一声感叹——Word真TM难用!
但是,只要你掌握Word的核心技巧,工作就不再是煎熬!搞定大段文本,提升工作效率,你只需要这五招!
如果要把「标题一」的格式复制给其他标题,你会怎么做呢?
大多数人都知道,可以用格式刷。
操作过程是这样的:
选中标题一
单击格式刷
点击标题二
再次选中标题一
再次点击格式刷
点击标题三
……
循环重复,直到全部刷完为止
但你是否知道,格式刷还可以连刷?
你只需要在选中「标题一」后,双击【格式刷】,就能省去重复点击格式刷的操作,直接把格式刷给其他标题。(PS:PPT中的动画刷也能双击后连刷)
但是复制粘贴格式,秋小叶更喜欢的是直接用快捷键。
众所周知,【Ctrl+C / V】 是用来复制粘贴内容的。
那你知道加上【Shift 键】后他们会变成什么吗?
用快捷键的好处,按下【C】后,格式直接保存在后台,需要用时按一下【V】。
即使复制后,中间有做过其他编辑操作,仍然可以继续粘贴。
而在跨页面粘贴格式时,不用担心意外退出格式刷。(PS:PPT中也可以用哦)
但是即使用【Ctrl+shift+V】,还是要一次次选中目标对象,把格式粘贴过去不是吗?
如果我有10个标题,就还是要操作10次。
那我有没有办法,可以一次就选中所有要改的标题,然后把格式一次性粘贴过去呢?
有!这时候我们就要用Word里边非常神奇的一个功能,叫「选中格式相似文本」!
我先用【Ctrl + Shift + C】把标题一的格式复制到后台。然后点击【标题二】,再点击下图所示的按钮【选择格式相似的文本】,把所有标题选中。
剩下的标题就全部选中了,再【Ctrl+Shift+V】一下就能全部搞定。
你 Get 到了提高操作效率的秘诀了吗?
要提高操作效率,最有效的,并不是死记硬背的快捷键,更厉害的是掌握一个重要心法:重复的操作必有批量完成的方法!
占据了开始菜单1/2面积的工具,你怎么能够忽视?
比如,我做好了一个一级标题的格式,只要在样式栏里,点击右键更新并匹配到「标题1」样式,就将级别1的标题格式放到了样式库里。
下一个标题还用到这个格式,怎么办呢?
直接点击【标题样式】就可以套用!接着输入文字就直接是设定好的格式。
有了这个功能,就再也不用担心,Boss突然说,一级标题全部缩小一号,颜色全部换成喜庆大红色了……
为什么呢?
因为秋小叶已经给全部一级标题套用了「标题1样式」,我只需要改一个标题的格式,然后右键【更新匹配到标题1】,全部一级标题的格式就齐刷刷地改过来了,真的是1秒钟搞定!
如果没有套用样式的话,就得全部改一遍……这还能早早下班吗?以后要做长文档的排版,知道怎么做了吗?
像写论文、方案之类的文档,每一个级别的格式都不一样:
这些编号你都是手打出来的?
万一中间哪一块内容要调一下顺序,新增或者删除一个小节内容,你估计会改到吐血 ~
其实在自动编号旁边就有一个自动多级列表功能,可以直接用起来!
但 …… 这还不是最厉害的,它可以和样式关联在一起!
在多级列表菜单中选择【定义新的多级列表】,展开【更多】选项后,就能将每一级别的编号和不同级别的标题样式链接到一起。在你套用样式时,它就自动帮你续上编号!
轻轻一点,就自动排好各级编号,增、删、改都能自动更新编号。
从今往后,再也不要手贱的一个个手打了。
像论文、标书这种很长的文档,目录部分非常重要,而且也可以自动生成!
在插入菜单下,直接就有一个目录功能,点一下插入目录就能自动生成。
整齐划一,美观大方的目录就一键生成了,如有修改内容,右键点击可以一键更新,再也不用手工调整页码。
但是这个功能有一个前提:只有套用了内置的标题样式,才会显示在目录中!
所以,这几个功能是环环相扣的:
自动多级编号 —— 样式 —— 目录
只要用好这几个核心功能,相信你的长文档排版效率,真的能够提高你的 Word 工作效率。
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