规划沟通是确定项目干系人的信息需求，并定义沟通方法得过程。
规划沟通过程旨在对干系人的信息和沟通需求做出应对安排，如谁都学要何种信息，何时需要，如何向他们传递，以及由谁传递。

一．规划沟通：输入
1.       干系人登记册
2.       干系人管理策略
3.       事业环境因素
所有事业环境因素都是规划沟通过程的输入，因为沟通必须适应项目的环境。
4.       组织过程资产
所有组织规程资产都是规划沟通的输入。其中，经验教训和历史信息尤为重要，因为它们能让人们了解以往类似项目的沟通安排 及其实施结果，并可以指导当前项目的沟通活动规划。

二．规划沟通：工具与技术
1.       沟通需求分析
通过沟通需求分析，取定项目干系人的信息需求，包括信息的类型和个事，以及信息对干系人的价值。项目资源只能用来沟通有利于成功的信息，或者那些因缺乏沟通会造成失败的信息。
项目经理还应该使用潜在沟通渠道或路径的数量，来反映项目沟通的复杂程度。在规划项目沟通时，需要做的一件重要工作就是，确定和限制谁与谁沟通，以及谁将接受何种信息。
用来确定项目沟通需求的信息通常包括：
l       组织机构图；
l       项目组织与干系人之间的职责关系；
l       项目所涉及的科学、部门和专业；
l       有多少人在什么第点参与项目；
l       内部信息需求（如横跨整个组织的沟通）；
l       外部信息需求（如与媒体、公众或承包商的沟通）；
l       来自干系人登记册和干系人管理策略的干系人信息。

2.       沟通技术
可以采用各种方法在项目干系人之间传递信息。
可能影响项目的因素包括：
l       信息需求的紧迫性。
l       可用技术。
l       预期的项目人员配备。
l       项目的持续时间。
l       项目环境。

3.       沟通模型
沟通的基本模型用于显示信息如何在双方（发送方和接收方）之间被发送和接收。该模型的关键要素包括：
l       编码。把思想火想法转化为他人能理解的语言。
l       信息和反馈信息。编码过程所得到的结果。
l       媒介。用来传递信息的方法。
l       噪声。干扰信息传输和理解的一切因素（如距离、新技术、缺乏背景信息等）。
l       解码。把信息还原成有意义的思想或想法。

4.       沟通方法
沟通方法大致归类为：
l       交互式沟通。在多方或多方之间进行多向信息交换。
l       推式沟通。把信息发送给需要了解信息的特定接收方。
l       拉式沟通。在信息量很大或受众很多的情况下使用。它要求接收方自主自行地获取信息内容。

三．规划沟通：输出
1.       沟通管理计划
沟通管理计划是项目管理计划的一部分或子计划。基于项目的需要，沟通管理计划可以是正是或非正式的、非常详细或高度概括的。
沟通管理计划通常包括以下内容：
l       干系人的沟通需求；
l       需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度；
l       发布相关信息的原因；
l       发布所需信息的时限和频率；
l       负责沟通相关信息的人员；
l       有权发布机密信息的人员；
l       将要接受信息的个人或小组；
l       传递信息活动或方法，如备忘录、电子邮件和/或新闻稿等；
l       为沟通活动分配的资源，包括时间和预算；
l       在下层员工无法解决问题时的问题升级流程，用于规定问题上报时限和上报路径；
l       随项目进展，对沟通管理计划进行更新与优化的方法；
l       通用术语表；
l       项目信息流向图、工作流程（兼有授权顺序）、报告清单、会议计划等；
l       沟通制约因素，通常来自特定的法律法规、技术要求和组织政策等。
沟通管理计划中还可以包括关于项目状态会议、项目团队会议、网络会议和电子邮件等的指南和模板。如果项目将使用网站和项目管理软件，那么沟通管理计划中还应说明将如何使用该网站和软件。

2.       项目文件（更新）
可能需要更新的项目文件包括（但不限于）：
l       项目进度计划；
l       干系人登记册；
l       干系人管理策略。