文字秘书要定向积累专业知识
作者： 王首程
没有秘书写不了的文章。但是，一名秘书能够进入的写作领域却极其有限。实用性文章只是一个载体，所承载的是社会各个领域——各产业、各行业、各部门的具体的信息，这些信息多数不属于社会共享的资源，而只能在相应的范围内供特定的社会群体或人士阅读。其原因一方面是因为出自秘书之手的实用文章往往涉及本行业或本部门的专门技术和管理信息，只适宜在特定的通道内传递；另一方面，一般公众如果不具备相应的专门知识，也无法解读相应的内容。
不过，文字秘书对专业技术的了解和专业技术人员有着很大的区别。秘书一般是从整体上、宏观上以及与外界的联系上来认识和把握专业知识的，特别需要注意从历史背景、横向联系方面积累相应的经验，还要特别注意锻炼将各类知识“链”化在一起的能力。
历史背景
敏锐的政治嗅觉，准确的政策尺度，恰当的处理办法——秘书笔下流溢而出的此类书函文稿常常博得上司的信赖与赞赏。有些秘书甚至因此而获得“成熟”、“老道”、“铁笔”之誉。原因之一就是拟文者对文稿所涉及的事项的历史背景、来龙去脉，清清楚楚，因而有可能实事求是．一矢中的。
譬如：某市教育主管部门欲拟一份文件，要求全市各高级中学处理好高三年级“综合科目”的复习备考问题，不准设综合课程来对付高考，以免加重考生和学校的负担。拟这样一份文稿有两条行文思路。一是冷峻地告诉受文者：不准!倘有不从者将予以处罚。另一条思路是告诉受文者：不要!并进而说明为什么不要。既要考综合科，又不要设课程，那么该怎么办?前一条思路主旨明确、文稿简法，但受文者思想疙瘩难以解开，执行中仍会有抵触情绪，甚至会直指行文者官僚主义、脱离实际。按后一条思路行文则文稿必然要追述高考开考综合科目的历史背景，交代此前高考科目设置以及发展到开设综合科目考试的演变轨迹，接着交代综合科目的设计思想以及为什么不需要专门设置课程去对付这门考试。这样的文件发到基层更容易收到实效。但起草这样的文件，拟文者至少要对高考科目设置的历史、现状、未来发展趋势具有深刻的认识。
拟文者对文中涉及事项的深刻认识来自平时的积累，其中有些就是拟文者自身的以及本部门的工作经验的总结。先做专家，再写美文，这样的文件就有可能在实践中成为强有力的指挥工具。但是，秘书们一方面既不能保证全部参与本单位的各项实践活动，又不允许对自己不了解、或了解不多的事项每临行文就一概加以拒绝。因此，纵向知识的获得一是靠实践；二要靠自己平时边观察思考边积累；三是在接受了拟稿任务后，集中精力探本求源。
横向视野
仅有对文稿主旨内容历史与现状的了解仍然是不够的。纵向知识记录了客观事物自身消长的历史。仅凭这个记录却无法从中对其各阶段消长的价值做出确切的评价。对客体对象性质的科学评价还依赖于同类对象间的同期比较，以及主旨内容与周边对象之间的联系。正是通过横向的比较，我们才发现了自身的优势与不足；正是由于以联系的观点对客观对象进行了系统分析，对主旨内容的定量把握才有了实在的依据。
横向知识是处在相同时段上的位于不同空间方位的与文稿主旨内容同类的知识。仍以前述草拟禁止设置综合课程对付高考的文稿为例：为了对高考设置综合课程的必要性和意义做出判断，有必要掌握当今兄弟省市的、发达国家的大学入学考试科目设置的现状及其演变趋势。例如，当清楚地了解了韩国、日本、欧洲、美国等均比较重视中学生的智力的综合发展，不少发达国家大学的入学考试也都开设了综合科目之后，将其反映在文稿中，有可能明显增强文稿的说服力。
再如2000年春节前夕，国内杭州、合肥等已经禁放烟花爆竹多年的省会城市宣布允许在春节期间有控制地燃放爆竹。其它禁放爆竹的城市如果不了解这些信息，可能会面临一些压力。及时了解了上述信息之后，倘若亦有节日期间有控制地开禁燃放烟花爆竹的意向，则可以将周边城市的开禁作为参照的依据，倘若仍然坚持既定的禁放政策，则亦有必要回应市民，让其了解本地与周边城市的不同之处，争取更多的市民对本地坚持的禁放政策予以支持。
和关于题旨的纵向历史知识相比，显示知识宽度的处于不同空间方位的横向知识对文字秘书更为重要。拟文秘书对题旨所涉及的有关内容可以允许其略有所知，而不必一定要成为技术上的专家。但是却不可以对相关的横向知识孤陋寡闻。沿着题旨的纵向坐标开掘下去，无论开掘得多么深入，所获得的还是单一的关于本题旨的知识。而沿着横向坐标拓展开去，就会获得一连串的知识。更有意义的是：纵向知识多是历史，横向知识才是生机勃勃的现实世界，并有可能预示着崭新的未来世界。
知识“链”化能力
业务能力由对业务对象历史背景的深刻了解构成，由及时掌握与业务对象同期水平相关的横向资料构成，还和系统的思维方法以及对系统中相关知识的了解密切相关。通过事物之间的联系方式来把握对象是辩证唯物主义者认识世界的方法之一。世间几乎没有一种物体可以在自己的时空隧道里随心所欲地自由飞翔。作为客观存在的物体，总是要以各自特定的方式和周边的其它客体联系交织在一起。失去了和周边的联系，物体的存在就失去了意义。很多业务能力出众的人都是善于准确发现自己的工作对象和周边事物存在着哪些联系，各以什么方式联系在一起的人。这些人首先看到的是由丰富多彩的世界构成的巨大的网络。自己所从事的工作、谋划的事项、推出的决策，都是以各自的方式存在于网络之中的“节点”。而另一些人看到的只是自己的工作或谋划对象本身。由前一种人位居秘书岗位执笔行文，其文稿内容的可行性、说服力可能就大得多。而由后者来行文，则很容易在文稿内容上失之偏颇。
当然，身为一名秘书，很难对众多的关联问题进行决策，甚至在很多问题上都没有发言权。但是，一个执笔拟文的秘书，应该具有和题旨内容相关的业务能力，并有责任在上司的决策中发挥参谋、咨询、建议作用，并应及时将相关信息反馈给上司。拟文者不关心题旨对象的“左邻右舍”，缺少在系统的“网络”中发现“节点”的能力，可能使很多工作陷于被动。
（作者单位：北京大学中文系
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