纸质文档电子化管理解决方案

 

纸质文档管理成难题

 

    对于某些行业的单位来说，各种单据、合同、发票凭证、卷宗资料、与客户的往来文件等许多重要纸质文件，都需要进行归档保存。而现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95％的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。您是否还在为管理这些纸质资料而烦恼呢？

 

纸质文档管理过程中经常遇到的问题

 

 长时间存放纸质文档，由于物理环境因素，纸张发霉变黄损坏，导致重要信息的丢失？

 使用文件柜来管理电子资料进行归档保存，不仅占用了大量的空间，查找起来非常不容易，费时又费力？

 烦琐的扫描、分类、保存的流程，任何员工都会觉得厌烦？

 纸质文档扫描成电子图片命名存储后，查找起来非常不易？

 纸质文档需要重复复印方可实现多人同时查阅，浪费大量纸质成本？

 

致得E6协同文档管理系统解决方案

 

集成扫描仪
    致得E6协同文档管理系统的"文档扫描"功能与扫描仪紧密集成，可以将公司所有的纸质资料（如合同、收据、发票、人事档案、卷宗、企业宣传册等现有重要的或需要保护的资料）转化为电子的图片或者多页的PDF文件直接扫描保存至系统中，实现纸质文档电子化管理。

 

 

海量文档集中存储
    致得E6协同文档管理系统为企业搭建一个海量文档资料（电子版、纸质的、Office、txt、pdf）和各类数字资产（视频、音频、图片）等集中存储的平台，稳定可靠，文档扫描至系统中可以进行集中存储，使查找方便快捷，有效防止重要文件的损坏及丢失。

 

规则设定
    系统具有强大的规则设定功能，可以根据不同部门人员及各种条件文档的相关动作，对文档进行规整。文件上传至系统中可以自动整理，使文件分类及保存自动化，节省了大量人力与时间。

快速搜索
    系统支持为扫描后生成的单页图片或多页的PDF文件增加关键字摘要，更加便于在海量文档中快速查找。
   系统还具有强大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合进行毫秒级搜索。

支持互联网远程访问
    系统采用B/S架构，支持互联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，员工需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，节约了纸质成本。