在「颜值就是正义」的时代,能选美的,估计没人选丑吧?
在绝大多数人的眼里,Excel 就是密密麻麻的格子。怎么做得好看?能用就不错了!
为什么会这样?
根本原因,还是见得太少。连见都没见过,怎么能指望做出好看的表呢?
所以,今天特地带你开开眼,看看别人家的表格多长什么样。
01
外国人的商务表格
国外有一个专门售卖 Excel 表格模板的网站 vertex42.com 。在这个网站上,有各行各业的表格模板。
这些模板和你在淘宝店上花 9 块钱买的不一样,每一个都干净清爽,结构清晰,很有商务范。
用这样的表格办公,在视觉上会是一种享受。比如,采购订单模板:
比如,项目甘特图模板:
比如预算报表模板:
在这里就不列举更多。仔细观察这些模板,你会发现,要做出好看的表格,有一些共通的排版原则:
❶ 统一用笔画干脆利落的字体,保证屏幕清晰度;
❷ 统一级别的数据用统一字号,级别越高字号越大;
❸ 颜色尽量用同一个色系,利用深色和浅色去分别突出重点和次重点信息,从而划分区域;如无必要,尽量不用多种颜色搭配;
❹ 边框能省则省,能淡则淡,利用不同的线型和粗细,去划分不同的信息块;
❺ 按块划分布局,每一列的列宽,确保数据能够完整显示。
只要做到这 5 点,你的表格也会很好看。
02
Excel 内置模板
Excel 模板不像 PPT 那样通用化,所以没有很多模板商城,要找到更多好看模板还真不容易。
不过,如果你用的是 Office365,打开 Excel 新建菜单,就可以看到很多内置的表格模板,很有参考借鉴价值。
这些固定模板,你可能一个都用不上。但是,我们可以从中学到一些表格设计思路,借鉴应用到自己的工作中。
比如,下面这个财务模板报表模板。展示统计结果的这张表,我们可以按模块拆解成几个部分:
❶ 标题信息区域
❷ 动态切换区域
❸ 关键指标区域
❹ 指标明细区域
再进一步分析,我们从更多细节去拆解:
❶ 配色
用了多少种颜色,不同的颜色的作用是什么?
❷ 线条
边框是怎么设置的,有什么作用?
❸ 关键指标
包含了什么信息,为什么这么设计,用到什么功能?
❹ 指标明细数据区域
用到了哪些功能?怎么做的?
……
仔细查看公式结构,你会发现 ,有引用看不到的表格。取消隐藏工作表后,还可以看到一个计算表。
那我们还可以继续拆解:
为什么需要用到四张表?分开四张表的好处是什么?
每一章表的用途分别是什么?
为什么要把「计算」表隐藏起来?
通过这样的层层拆解分析,通过一个表格模板,你就可以打开一个新世界的大门,对表格的实战应用有更加系统的认识。
而这样的表格模板,在 Excel 里模板库里还有很多。比如,个人饮食锻炼管理表:
比如,管理项目的甘特图:
还有,考勤跟踪管理表:
每一个模板,只要你认真拆解,都能从中学到不少东西。排版理念的、设计思维的、系统架构发、函数公式的,你的注意力在哪里,产出就在哪里。
03
自己动手丰衣足食
除此以外,要再找漂亮的表格模板,就少之又少了。
怎么办?你可以跟着课程和老师学。我们自己公司的一位同事,负责销售工作,刚来公司时,经常看到他按计算器算数。
后来,他混进了训练营,跟着我们的拉登老师学 Excel,打开了一扇窗。经过好一段时间捣鼓以及拉登老师的指点,上周他弄出来一套表格,在办公室里引起哇声一片。
我们几位老师都对他刮目相看,他设计的表格长这样:
数据为重新加工过的模拟数据,打了个码
里边的数据都是活动的。
通过这份表格,他就可以随时看到全年的销售状态,还可以点击月份按钮,对比查看动态变化的数据。他成就感满满的说,又有了一些新的想法,想要在这个基础上继续迭代改进。
职场人做数据报表,最普遍的问题有:
❶ 数据堆成山,拿出来都不知道该往哪里看,乱!
❷ 学了很多技巧,拿到数据依然不知从何下手,懵!
❸ 制作出来的报表很粗陋,老板总说这不好那要改,丑!
你要知道,一张好看又好用的表,不是单纯的追求表面上漂亮,而是要呈现数据逻辑、核心指标和规律。表格图表再漂亮,看不到这些,它都只是一具空壳而已。
为了解决职场人的这些问题——
拉登老师联合图表达人苏有熊老师,花了将近半年的时间,新开发了一门图表设计课程。
这门课程刚刚上线,下面这些都是课程里会教到的案例。
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分分钟让同事们怀疑自己做了个假表!
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