（一）部门报送党委政府办理的文件或代拟稿不合乎要求。部门单位到同级党委、政府秘书部门呈报文件或公文代拟稿，应该提供：
1．合乎规范要求的文件或公文代拟稿。
2．与呈报文件相关的背景材料，如相关文件资料等等。
3．党委、政府领导是否有批示要求行文。有批示的，来文单位应提供批示件的原件；
党委常委会议或政府常务会议是否明确要求行文。要求行文的，来文单位应提供会议纪要。
上级党委、政府是否对同类工作或处理同类问题行过文。本级党委、政府是否对相关工作或处理相关问题曾经行文。已行文的，由来文单位提供文件。
涉及其他部门协调的事项，应事先进行协调，并提供其他部门签署的意见。
本单位领导是否签署意见。没有签署意见的，应签署意见或盖章。
4．代拟稿的电子文挡。
（二）办文工作人员对部门送来的文件或代拟稿把关不严。收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点：一是是否应由本机关办理；二是是否符合行文规则；三是内容是否符合国家法律、法规及其它有关规定；四是涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；五是文种使用、公文格式是否规范。六是提供的材料是否准确、完备、齐全。
（三）文稿送审会签不规范，缺乏主动协调，导致工作被动。文稿校核后，应填写发文审签单，由秘书部门负责人注批后送有关领导审签。文稿送审应安排专门人员呈送，一般按注批单上领导的排名顺序，从后至前依次呈送。呈送急件时，由送审人员口头向领导或领导秘书报告。
呈送急件时，如签批的领导在市内下乡，可电话报告并做好记录，也可将送审稿电传到所在地党委、政府办公室，请其转呈。如签批的领导在外出差，可电话报告并做好记录，如联系不上，经有关领导同意后，可越过此领导向另一位领导呈送。
每呈送一份文稿，办文人员应在公文送审台账上登记送出时间、呈送领导姓名、重要批示意见等送审情况，便于跟踪催办。
办文人员每次收回领导签批的文稿后，应逐一做好复核、协调工作。重要批示意见和修改意见要报告秘书部门分管领导和主要领导。主要领导关注的重要文件，要及时报告办理进度。领导作出批示或修改意见的文稿要附在清样后，必要时可在原稿上注明是哪位领导做出批示或修改。
（四）忽视公文复核环节。有些单位办文工作人员为了省事，不经复核就进行登记编号和印制。已经领导审批定稿的文件，办文人员要对公文格式再复核一至两次。重点复核文件标题、主送机关等项目是否表述准确，领导审签手续是否完备，文件格式是否规范等，并对文件的重点修改内容及有关数据指标、专用名称等再作仔细复核。复核后要完善公文格式要素如主题词、版记等，认真在台账上进行编号，标明紧急程度、秘密等级、发文日期、发至范围等。然后再送文印室进行印制，文印室制作出文件清样后，要将清样校核一次，确定无误后开印。
十五、请示件办理时常见问题
（一）没有建立专门台账。收到下级机关的请示性公文，经办人员要做好签收工作，并在台账上进行详细登记，并留下联系人的联系电话。
（二）不进行严格把关，一概接受。男生头像 女生头像 情侣头像办文人员应认真阅读请示内容，对存在问题作出相应处理：
请示件呈送机关有2个或2个以上的、请示件送至领导个人而领导个人已经予以批示的，一律不予办理。
请示事项审批权限在具体职能部门的，应转有关职能部门办理或请来文单位直接报有关部门承办。
越级请示的公文，一般不予办理，必要时告知来文单位逐级呈报。但重大紧急事项或其他特殊事项，可向来文单位了解情况后，视情况及时办理。
请示事项未表述清楚的，应向来文单位了解情况，必要时请来文单位修改后再报。
来文没有附与请示事项有关背景材料或需要补充相关材料的，应及时告知来文单位提供和补充。
请示事项没有主管部门意见的，应先征求主管部门意见或与相关单位做好协商工作。请示事项涉及其他单位的，应先做好相关单位的协调工作。
请示事项有前卷可查的，应先查先卷后再办理。
（三）不提出拟办意见，直接送呈领导。对请示事项明确，政策依据充分的请示，可直接呈送有关领导审批。但对请示事项涉及面广、政策性强的请示，要先与有关单位进行协调，必要时可提请有关领导召开协调会，提出可行性建议，报领导审批。
（四）领导审批时出现不同意见时，不向秘书部门领导汇报，直接将文件送交下一领导。领导同志对请示事项有不同意见时，要暂缓送批，并向秘书部门领导汇报，与有关方面做好领导批示的落实和协调工作，必要时再提请秘书部门主要领导或报党委、政府主要领导审定。
（五）回复来文单位的方式单一。请示件办理完毕后，要根据请示件的内容及办理情况，及时、准确回复来文单位。回复方式主要有三种：
回复政策性强、请示内容较为复杂的请示件，一般采取行文的方式进行批复，同时抄送有关单位。
领导批示明确，无分歧，且有具体意见的，可将领导批示直接复印或电传给来文单位。涉及有关单位的，应同时复印给有关单位。
对请示事项领导批示不同意或几位领导批示意见不一致的，应采取电话或面谈的方式口头回复来文单位，并做好有关解释和保密工作。
十六、文件管理常见问题
（一）收文不及时，没有建立台账，不按程序、要求进行签收。有些单位收到文件后，不清点，不登记。对上级来文要（含电子文件）及时签收，签收时要核对信封件数、收文单位、信封编号、发文字号等是否一致，确保准确无误后才能签收。签收后要对照发文通知单，清点文件的发文字号、份数、份号是否正确。如有出入，应及时与上级机关联系，弄清原因，立即更改。清点后要进行登记，按照文件分类，在来文登记台账上进行登记，所有要素和项目要一一准确登记。
（二）文件送阅混乱。有些单位收到文件后，就随意送给领导看，没有拟办意见，送阅时没有登记，不知文件去向，导致文件丢失或泄密。文件管理人员要认真阅读和领会文件精神，在呈批单上提出拟办意见，拟办意见一般是呈送领导（应符合传阅范围的要求）签批建议、分发文件方案等。然后将填好呈批单的文件依次送领导阅批，应配备专门的文件管理人员送签，送签前要及时登记送签时间和送签领导等事项，并及时进行催办。领导签批后，应将领导签批意见及时告知有关领导和部门进行落实。呈批文件不得横传，文件管理人员要及时取回文件并及时送下一签批人。密级文件原则上只能请领导到机要阅文室进行签阅读。特殊情况下可送至领导办公室，阅后立即取回保管在保密室保密柜内。
（三）分发、翻印不及时。上级机关有明确要求将文件发至下一级的，应按照上级机关要求进行分发，填写文件分发表。需要翻印的，应及时翻印后发出。
（四）不及时归档。有些单位文件长期放置在领导个人手中或其他部门，不及时归档。送至领导手中或其他部门的各类文件，都必须及时收回，定期归档。
（五）不按要求进行清退销毁。按照上级机关清退销毁文件通知的要求，填写《清退销毁文件表》，除自留文件外，将密级文件送交上级党委、政府秘书部门（部门单位送交同级党委、政府部门或保密部门）统一进行销毁。
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