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Excel中智能识别数据规律,除了智能填充外还有另一种选择

本系列内容旨在介绍Excel2016以上版本的一个重点功能(Power Query,简称PQ),以达到零基础入门界面功能的效果;要看往期内容的朋友,可以在文末点我头像进行查看。

本期是入门PQ界面功能的最后一篇文章,主要给大家介绍【添加列】里的功能:

【添加列】

添加列,就是指在数据源的基础上,插入一个新的列,你也可称之为计算列,因为你要插入的这一列,常常是要经过某种计算而得出来的。PQ这里的功能分类是为 ①『常规』、②『从文本』、③『从数字』、④『从日期和时间』,其中②③④的功能和之前介绍过的【转换】菜单里面的功能基本一样

【转换】下的文本、数字、日期时间功能

相同功能在不同菜单下的唯一区别就是:【转换】下的功能是直接更改原来的列,【添加列】下的功能是生成新的列(不改变原来的列)

常规

这里的功能总体来说是比较常用的,所以微软也把它们放在了最重要的位置。

  • 示例中的列

Excel工作表中有一个智能填充快捷键为Ctrl+E)的功能,它能根据邻近的数据,智能地寻找规律进行批量填充,是一个非常方便高效的功能!

在强大的PQ中,当然也少不了这个功能!以下示范一下,PQ中从18位身份证号码中提取出生的年月日:

示例中的列

可以看到,当你输入第1个时,下方生成的值仍未能符合我们的需求。所以要继教再输入第2行,然后你就发现已经能匹配到你的需求了,上方的显示公式是自动生成的,方便你进一步核对逻辑。

ps:如果你在操作更复杂的案例时,输入2行还未能得到正确结果时,就尽量多地多写一些行,以便让PQ综合考虑你的需求,这样生成的结果就越准确。

  • 自定义列

顾名思义,就是完全地自定义,通过自己写公式的方法去创建一个新的列。

以下示范一下,我们经常要做的价格段划分动作,在工作表当中常会用if函数来实现,在PQ中同样可以写if函数:

自定义列

当然,我们还没有开始介绍M函数,以上仅作简单示范。

  • 调用自定义函数

Excel工作表中的函数是固定的,如果要自定义函数需要用VBA来实现。而PQ中也是可以用界面步骤,M函数来进行自定义函数的。

以下我用一个简单的求平方的自定义函数,然后通过调用这个函数生成一个新列的操作:

调用自定义函数生成新列
  • 条件列

其实就是写if函数去增加新列,因为if函数十分常用,所以PQ这里独立加了个按钮而已。当你学会写if函数时,其实功能是一样的。

if函数去增加新的条件列

可以看到和刚才的手工写if效果是一样的。

  • 索引列

可以理解为增加一个辅助的新列,这一列的内容就是纯整数,可以设置开始值以及步长,操作演示如下:

添加索引列
  • 重复列

意思就是把所选中的列复制一份放在本表格中,操作很简单:

重复列

以下功能都是【转换】里有介绍过的了,本篇中就不做具体的示范了,可以翻看我之前的文章。

从文本

就是指以文本类型的数据列为基础,创建一个新的列出来。这里的功能和【转换】下的文本功能基本上是一样的,大家可以对照下:

文本列:转换列vs.添加列

拆分列的功能就没放到添加列这里,估计是因为拆分列时常常是原来的列就不要了,而且是拆分列时可能会生成多列,我觉得这样还是很合理的,符合日常的使用习惯。

从数字

就是指以数字类型的数据列为基础,创建一个新的列出来。这里的功能和【转换】下的数字转换功能上是一样的,大家可以对照下:

数字列:转换列vs.添加列

基于数字类型列的处理,无论原列转换还是添加列,都会涉及到这些操作,所以这里的功能设置就完全一样了。

从日期和时间

就是指以日期和时间类型的数据列为基础,创建一个新的列出来。这里的功能和【转换】下的日期和时间功能基本上是一样的,大家可以对照下:

日期和时间列:转换列vs.添加列

基于日期和时间列的处理,无论原列转换还是添加列,也是这些通用的功能了。

【视图】

主界面中其实还有一个菜单选项是【视图】,这里简要带过,它主要就是显示或隐藏一些功能区的操作:

左边的布局就是用来显示【查询步骤】的界面的,如果有时不小心关掉了,可以在这里把它显示出来。其它的功能,大家逐个地点击一下,就能很快知道它们的作用了,如果觉得不知道是什么,可以先不用管它们,并不会影响我们进行基础使用。

总结

本篇是PQ界面功能入门系列文章的最后一期,对于PQ界面中的大部分功能都进行了介绍,方便从来没接触过PQ使用的朋友进行入门使用。

使用Power Query对于习惯于传统工作表操作的朋友来说,一开始可能会有诸多不适应,因为在PQ里不能随心所欲地去“编辑内容”。但这个要回到它的产品定位去说:

数据源加载到PQ → 
② 通过PQ处理产生报表/新的数据源 → 
③ 加载到工作表或Power Pivot中

数据源本身更多的是比较规范的数据了,所以其实针对数据源中的数据记录,我们是很少会去频率更改它的具体内容,而相对地更多是操作行列的增删改查;实在是操作某个单元格的,可以用替换功能或自定义函数添加列的功能去操作,这是一个数据源规范要求以及思路上的转变。

PQ是微软重点打造的一款工具,在微软365版本中,每月都还进行更新;PQ也是Power BI中的必不可少的重要功能,专门负责数据的获取和转换,为建立模型前做好数据准备。我建议做数据分析的朋友都要去学习Power Query去连接和整理数据,不仅是因为它本身功能的强大,而是通过使用PQ,也能反思你自己处理数据的思路与方法,学习使用它也是一个思维提升的过程!

从PQ界面开始入门,先玩好界面功能,就能给你带来很好的效率提升,未来我还会推出更多的PQ进阶内容,敬请期待喔!

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