“五步法”做好公文校核

原创 有黔人 黔津道 2019-06-17 15:28

 

 

 

党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。如果出现差错，其负面影响有时是难以估量的。因此，务必严把公文校核关。在秘书部门的三大基本任务是：办文、办公、办事，其中的办文，只要是指公文处理。公文处理分收文处理和发文处理。公文校核是发文处理中一项重要、复杂的工作。

“五步法”做好公文校核

公文校核，通俗的说法又叫公文把关，就是按照一定的要求和规范，对还未经领导审阅签批的公文文稿进行审核，并将其存在不当之处予以修正。

那么，怎样做好公文校核工作呢?笔者认为，关键要做好五步。

第一步：查看会签情况

每一份公文的内容，都会涉及到若干部门和单位，各级领导会签有利于克服公文的片面性、提高决策的民主化水平，有利于防止文件在执行过程中出现推诿、扯皮等现象，有利于提高文件贯彻落实的力度。

一要全面协调。避免相互分离、相互抵触、相互“打架”。二要做好会签。文稿涉及到单位实质性问题的，必须送各个单位一个不漏地会签，征得单位主要领导的认可。三要严格报批。不能草率地传到能“拍板”的领导手中，避免出现决策失误。

第二步：分析行文条件

行文条件是否成熟是决定公文下发的重要因素，行文条件不成熟会出现官僚主义、形式主义，会出现决策脱离实际，违背群众意愿，难以保证决策的有效实施。

校核时，一看公文可行性。公文中提出的措施、办法、要求等，是否具有针对性、适用性和可操作性，杜绝迎合领导、拍马奉迎、粉饰太平。二看行文必要。"行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短”。三看行文时机。有的工作上级部门已经开了会议，但新的政策开没有行文下发，不能急着行文，万一上级政策有所变化，行文将失去意义。

第三步:明确发文范围

确定发文范围是关键环节，不能普发的文稿普发会削弱职能部门的权威，该普发的文稿漏发了会影响上级精神的传达。

首先明确发文主单位和需要抄送的领导和单位,决定发文范围后再确定印多少份。明确发文范围后，根据文稿内容、时间、密级等因素，确定是间接行文还是直接行文，确定发文方式。分析是印“红头文件”还是用电报传输或者在报刊上公开发表， 再确定用什么文号和密级标注，避免下发文稿出现小题大做。

第四步:把握公文格式

公文格式是公文的有机组成部分，是体现公文法定权威性，较强时效性的外在标志，直接关系到公文效益的发挥。

在校核时，对公文的格式要严格要求。一是把握公文标题中的发文机关名称。二是把握指示、决定、规定、意见等公文中，正文前有无标注主送单位，正文后有无发文机关署名和成文日期。三是把握签发人、附件名称、版记等是否规范。

第五步：校对文稿内容

文稿内容是整个公文的核心，也是公文有无约束力的重要体现。

校核文稿内容要突出五个“细”。一是细审文旨。一篇公文只能表达一个思想观点、解决一个问题。二是细核引用。公文中引用要保证政令一致，维护公文的严肃性和权威性。

三是细读句子。力求每一个句子都能准确无误地表述出发文单位的意思，不能含糊不清、模棱两可，产生误会和歧义。句子要简。用较少的文字，表达尽可能多的内容。概念要清。概念不清会让受文单位误解。意思要明。把行文者的决策一针见血、开门见山地表述清楚，不能有歧义。

 

四是细琢字词。公文对每一个词，每一个字、每一个标点符号用法都有严格要求，遣词造句力求言简意赅，忌讳拖泥带水、华而不实。校核过程中要重点看有无“常规性”错误。看有无用词错误现象。看有无错字漏字情况。五是细看数词。数字在公文中出现频率很高，起的作用也很大，对前后数字逻辑不符的，要及时更正。

校核文稿的过程也是修改的过程，要做到政策上不出偏差，内容上不出纰漏，文字上不出差错，格式上不出“洋相”，不是一件容易的事，必须以高度负责的精神，认真细致的态度，科学正确的方法，细而又细，慎而又慎，力求精益求精。