开具红字增值税专用发票的操作流程

增值税, 专用发票, 流程

开具红字增值税专用发票的操作流程

第一章 概述
1.1 升级内容
针对红字增值税专用发票的管理，原防伪税控税务端系统需要通过升级增加红字发票通知单管理系统。同时，将原防伪税控一机 多票开票子系统上层软件升级为V6.13，升级后的开票子系统实现新增功能如下：
1、开具红字专用发票时，必须输入通知单编号。
2、提供了申请单管理功能，包括填开、修改查询和导出。
1.2 开具红字专用发票的处理流程
企业需要开具红字专用发票时，应先向税务机关提交申请单，税务机关审核并开具通知单后，企业方可开具红字专用发票。根据实际业务需要,可以分为购买方申请开具和销售方申请开具两种情况，其处理流程不同，具体如下。
1.2.1 购买方申请开具
1、开具情况
当出现以下情况时，应由购买方申请开具红字专用发票：
⑴购买方获得的专用发票认证相符且已进行了抵扣，之后因发生销货退回或销售折让需要做进项税额转出；
⑵购买方获得专用发票后因以下问题无法抵扣时：
①专用发票抵扣联、发票联均无法认证；
②专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符；
③专用发票认证结果为专用发票代码、号码认证不符；
④所购货物不属于增值税扣税项目范围。
2、开具流程
购买方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-1所示。
购买方提交申请单   购买方税务机关审核后开具通知单   购买方将通知单交予销售方   销售方开具红字专用发票
⑴购买方提交申请单
若购买方需要申请开具红字专用发票，购买方应向主管税务机关提交申请单。
⑵购买方税务机关开具通知单
购买方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。
⑶购买方将通知单交予销售方
购方税务机关开具通知单后，将纸质通知单交给购买方，购买方即可以适当方式将纸质通知单传递给销售方。
⑷销售方开具红字专用发票
销售方接收到由购买方传递的纸质通知单，根据通知单的内容在开票子系统中开具红字专用发票。
1.2.2 销售方申请开具
1、开具情况
当出现以下情况时，应由销售方申请开具红字专用发票：
⑴因开票有误购买方拒收；
⑵因开票有误等原因尚未交付。
2、开具流程
销售方申请开具红字专用发票的具体流程如图1-2所示。
销售方提交申请单   销售方税务机关审核后开具通知单   销售方开具红字发票
⑴销售方提交申请单
若销售方需要申请开具红字专用发票，销售方应向主管税务机关提交申请单。
⑵销售方税务机关开具通知单
销售方税务机关根据纳税人提交的申请单，审核后通过红字票通知单管理系统开具通知单。
⑶销售方开具红字专用发票
销售方凭取得的通知单内容在开票子系统中开具红字专用发票。
第二章 软件升级方法
在执行升级操作前，必须先关闭正在运行的开票系统，并将从现代办领取到的安装光盘放入光驱中，然后按下面的操作步骤执行。
操作步骤：
【第一步】安装程序会自动启动安装向导。
说明： 如果系统没有自动执行安装向导，可直接双击光盘中的kp-setup文件运行升级程序。
【第二步】系统弹出欢迎使用航天信息产品的界面，请仔细阅读界面中的文字后点击“是”按钮。
【第三步】点击“是”按钮后，系统自动开始进行数据备份，将原系统所有数据备份到默认的安装路径下，此过程需要一定时间（系统中开票数据越多，则所需时间越长），请耐心等待，切勿在备份过程中点击“取消”按钮。
【第四步】备份完成后，系统自动开始进行升级，此过程中请勿点击“取消”按钮。
【第五步】文件复制结束后，系统会提示安装完成，点击“完成”按钮即可。
【第六步】升级安装完成后，双击桌面上的“防伪开票”快捷图标，或单击“开始/程序/防伪开票/防伪开票子系统6.0”菜单即可启动升级后的防伪税控一机多票开票子系统。
【第七步】启动后，系统显示一机多票开票子系统登陆界面。此时，请检查登陆界面左上角出现的软件版本号，如果为6.13.20.05，则表示升级成功。
说明：
1、升级前必须先退出原开票系统，如果在不退出的情况下直接进行升级，系统会自动提示开票软件正在运行，无法继续进行升级。
2、此版软件仅适用于对已安装一机多票开票子系统的企业升级使用，若系统从未安装过任何开票软件，使用该软件升级时，在弹出的欢迎使用航天信息产品界面中点击“是”按钮，系统会提示没有检测到以前安装的版本，无法继续安装；若系统安装的是非一机多票开票软件，则会提示系统不支持此版本的升级安装，无法继续安装。出现上述情况请您与当地防伪税控服务单位联系。
3、若在备份过程中出现死机等异常情况，可重新启动计算机后再次执行升级程序。
4、在数据备份过程中，请勿点击“取消”按钮，如果误操作点击“取消”按钮，系统会提示：“在升级安装前必须备份数据。选择“是”重新备份，选择“否”安装程序关闭”，此时选择“是”重新备份数据继续安装即可。
5、系统自动将升级前数据备份到原开票软件安装路径下，并根据备份时间生成备份文件夹的名称，例如原开票系统安装在 C:\ ProgramFiles\航天信息\防伪开票，备份时间为：2008 年 7 月 31 日 10 点29分 28秒，则备份后数据保存在“C:\ Program Files\航天信息\防伪开票 20080731102928”文件夹下。
第三章 新增改进功能
本章将就一机多票开票子系统V6.13 中，针对红字专用发票管理的新增改进功能进行详细介绍。
3.1 红字专用发票填开方式
在发票填开界面中，点击“负数”按钮时，新增两个选择菜单，一项为“直接开具”，另一项为“导入红字发票通知单”。企业可通过上述这两种方式填开红字专用发票。
3.1.1 直接开具方式
操作步骤：
【第一步】在发票填开界面，选择“负数”按钮下的“直接开具” 菜单项，系统会弹出通知单编号输入窗口。
说明：
1、通知单编号是在税务端红字发票通知单管理系统开具通知单时自动生成，共 16位，其编码规则为：第 1-6位是主管税务机关代码，第 7-10 位是年份月份，第 11-15 位是通知单顺序号，第 16 位是校验位。
2、通知单编号必须输入，否则无法开具红字专用发票，且需要输入两遍，输入后以密文显示。若两遍通知单编号输入不一致或输入的通知单编号不符合编码规则，系统会自动提示“录入错误，请核对通知单编号后准确录入”，此时需重新正确输入。
3、如果企业仍持有不符合上述编号规则的旧通知单，则在开具红字专用发票时需按下述方式输入 16位编号，其规则为：编号前十位固定为 1234569911，后六位为旧通知单编号的末 6位（若旧通知单编号超过 6位，则取其后 6位；若不足 6位则前面填 0补齐）。
【第二步】在窗口中输入两遍通知单编号，若通知单编号正确且两遍号码相同则激活“下一步”按钮，继续点击“下一步”按钮后，系统会弹出销项正数发票代码号码填写、确认窗口。
【第三步】对于通知单上有对应蓝字专用发票代码、号码的，需填写蓝字专用发票代码、号码，否则，不需要填写蓝字专用发票代码、号码，直接点击“下一步”按钮，系统根据不同情况显示不同的确认窗口。
第一种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中有对应蓝字发票，则点击“下一步”按钮后显示出本张负数发票对应的正数发票票面信息。继续点击“确定”按钮，系统进入负数发票填开界面并自动调出票面信息。
第二种情况：若填写蓝字专用发票代码、号码后，数据库中无对应蓝字发票，或根据通知单情况无需填写蓝字专用发票代码、号码时，点击“下一步”按钮后，系统提示“本张发票可以开负数，但在当前发票库没有找到相应信息”。继续点击“确定”按钮，系统进入负数发票填开界面，此时需要手工填写各项信息。其中，备注栏中自动显示对应的通知单编号。
【第四步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印”按钮开具红字专用发票。
说明：
1、一张通知单只能对应开具一张红字发票，不能重复使用。如果输入的通知单编号已经开具过红字专用发票，则在输入通知单编号并点击“下一步”按钮后，系统提示“您输入的红字发票通知单号已经使用过，不能重复使用”。
2、对带有折扣的蓝字发票开具相应红字发票时，若数据库中有蓝字发票信息，则系统会自动调出票面信息并将折扣分摊反映在对应的商品行中。例如，开具一张带 10%折扣的蓝字发票，3 行商品行均记录的是折扣前原价，折扣行记录的是对 3 行商品折扣掉的总金额和税额。当开具对应红字发票时，票面显示如图 3-7所示，票面中不再显示折扣行，而 3 行商品行均记录的是折扣 10%后的单价、金额和税额。
3.1.2 导入填开方式
对于销售方申请开具红字专用发票的情况，在开具红字专用发票时，可以使用导入红字发票通知单的功能。即销售方主管税务机关在为其开具红字专用发票通知单时，可以提供通知单电子文件的导出，销售方企业可利用介质拷贝，通过开票系统中的导入红字发票通知单功能就可以直接导入通知单电子文件并自动生成红字专用发票信息。操作步骤：
【第一步】在一机多票开票软件V6.13 中的发票填开界面中，选择“负数”按钮下的“导入红字发票通知单”菜单项，系统会弹出打开文件窗口。
【第二步】在打开文件窗口中，选择对应的通知单电子文件后，系在发票填开界面自动显示出导入的红字专用发票信息，此信息包括票面上的所有信息。其中，备注栏中自动显示对应的通知单编号。
【第三步】确认发票填开界面上的所有信息正确后，点击“打印” 按钮开具红字专用发票。
说明：
1、通知单电子文件只能通过销方所属税务机关导出获得, 购方所属税务机关不提供导出功能。通知单电子文件的文件类型是 XML格式，其文件命名规则为： ‘主管税务机关代码’＋‘年月’＋‘序号’ ＋‘校验位’.XML。例如，4103050806000063.xml。
2、在使用导入红字发票通知单功能时，一次只能导入一个通知单电子文件。如果要开具多张红字专用发票，只能逐个导入通知单电子文件后进行开具。
3、如果导入的通知单电子文件已经开具过红字专用发票，则开票系统会提示“你导入的通知单号已经失效”，无法继续开具。
4、废旧物资销售发票红字票的填开流程及方法与专用发票红字票相同。普通发票红字票的填开流程及方法与升级前的一机多票开票子系统 V6.10中的填开方法完全一样。
3.2 红字发票申请单
3.2.1 申请单填开
主要功能：在开票系统中填开红字发票申请单。

操作步骤：
【第一步】进入“发票管理”界面，点击“红字发票申请单申请单填开”菜单，弹出红字发票申请单信息选择界面。
【第二步】在红字发票申请单信息选择界面中，可以选择两种方式：购买方申请和销售方申请。
1、购买方申请
由购买方申请开具红字专用发票，根据对应蓝字专用发票抵扣增值税销项税额情况，分已抵扣和未抵扣两种方式：
⑴当选择已抵扣时，只要选择发票种类后，不需要填写对应蓝字发票代码和发票号码，点“确定”进入填开界面。
⑵当选择未抵扣时，应根据实际情况选择对应的具体未抵扣原因后，选择发票种类，并填写对应蓝字发票代码和号码，点“确定”进入填开界面。
2、销售方申请
由销售方申请开具红字专用发票，根据实际情况选择理由后，选择发票种类，并填写对应蓝字发票代码和号码，点“确定”按钮后，如果数据库中有对应蓝字发票，查看信息无误后点击“确定”按钮进入申请单填开界面。
【第三步】对于购买方申请，需要在红字发票申请单填开界面中，手工填写纳税人信息、商品信息和申请理由等信息。对于销售方申请且数据库中有对应蓝字发票信息的，系统会自动填写申请单信息，对于销售方申请但数据库中无对应蓝字发票信息的，需手工填写各项信息。确认无误后点“打印”按钮，系统保存此张红字发票申请单，并弹出打印界面。
说明：
1、申请单中的商品数量和金额必须为负数；申请单中的金额与税额的计算方法与开票界面计算方法一致。
2、一张申请单上最多可以开具 8行商品信息。
3、在红字发票申请单填开界面中，对于购买方申请的情况，商品信息可以直接手工输入，也可以从商品编码库中选择。对于销售方申请的情况，商品信息不能直接手工输入，如需要填写，只能从商品编码库中选择。
4、对于销售方申请的情况，若属于开票有误购方拒收的，销方必须在专用发票认证期限内（90天内）向主管税务机关提出申请。若属于开票有误等原因尚未交付的，销方必须在开具蓝字专用发票的次月内向主管税务机关提出申请。
5、对带折扣的蓝字发票开具对应申请单时，若数据库中有对应蓝字发票信息，系统会自动将折扣分摊反映在对应的商品行上。
6、系统对申请单提供了全打和套打两种模式，企业可根据实际情况自行选择。
3.2.2 申请单修改查询
主要功能：查看、修改、删除已填开的红字发票申请单。
操作步骤：
【第一步】点击“红字发票申请单申请单修改查询”菜单项，系统弹出“红字发票申请单查询”界面。
【第二步】设置好查询月份后，点“确定”按钮，系统显示在此界面中，可以对申请单查看明细、修改和删除。选择一张红字发票申请单后，通过点击页面上方的“修改”按钮进行申请单内容的修改，点击页面上方的“删除”按钮可以删除申请单，点击页面下方的 “查看明细”按钮，则可以查看申请单详细信息。
说明：
1、对已开具的申请单进行修改时，修改后的总金额不能大于发票库中对应正数发票的总金额，否则系统提示“申请单填开金额超出对应正数发票”，无法修改成功。
2、开票系统中对已开具申请单的修改或删除操作均无时间限制，但企业应根据实际情况进行所需操作。
3.2.3 申请单导出
主要功能：可以查看、导出某月已填开的红字发票申请单。
操作步骤：
【第一步】点击“红字发票申请单申请单导出”菜单项，系统弹出“红字发票申请单导出”界面。
【第二步】选择需要导出申请单的月份，点击“确定”按钮，系统弹出该月已填开的所有红字发票申请单的明细。选择需要导出的申请单，点击“导出”按钮，将申请单导出为xml 文件。
【第三步】点击“确认”按钮后，提示选择保存文件的路径，然后点“确定”按钮。
【第四步】申请单导出成功后，在保存路径下可找到导出的xml 文件，将该文件拷贝到软盘或者U 盘，提供给主管税务机关，由其导入该文件后开具通知单。
说明：
1、导出申请单时，可以选择一次导出一个申请单，也可以一次导出多个申请单，导出多个时，可以按住“Ctrl”键，使用鼠标左键择需要导出的任意多个申请单，也可以按住“Shift” 键, 使用鼠标左键选择需要导出的连续多个申请单。
2、每个申请单对应导出一个 xml文件。
3、导出的 xml文件命名规则是：‘税号’＋‘_’ ＋‘开票机号’ ＋ ‘_’＋‘年月’＋‘序号’。
第四章 常见问题解答
1、实现红字专用发票的信息化管理后，企业开具发票主要有哪些变化？
答：主要是企业在开具红字专用发票（包括废旧物资发票）时 发生了变化，升级前开具红字专用发票必须输入对应的正数发 票代码、号码，升级后采用直接开具功能时则必须输入通知单编号。开具红字普通发票及各种类正数发票均无变化。
2、如果企业在开票系统升级为 V6.13 之前已经取得了手 工通知单，升级后需开具该张红字发票，此时是否需要重新申请通知单？
答：不需要，企业可以根据已获得的手工通知单来开具该张红 字发票，在使用旧通知单开具红字专用发票时需按下述方式输 入 16 位编号，其规则为：编号前十位固定输入 1234569911，后六位为旧通知单编号的末 6 位（若旧通知单编号超过 6 位，则取其后 6位；若不足 6 位则前面填 0 补齐）。但需注意，必须在税局要求的有效时间点前使用上述编码规则进行开具。
3、在开具红字专用发票时，点击“负数”按钮后需选择 “直 接开具”或“导入红字发票通知单”，这两者有什么区别？分别在什么情况下使用？
答：“直接开具”是指销方在获得通知单后，采用手工输入通知 单编号等信息的方式开具红字发票。销方无论通过何种方式取 得通知单后都可以使用该功能开具红字发票。“导入红字发票通知单”是指销方采用直接导入从税务端获得的通知单电子文件来开具红字发票。只有在销方申请开具红字发票的情况下，才能从销方税务机关导出通知单电子文件。通知单电子文件命名规则为：‘主管税务机关代码’＋‘年月’＋‘序号’ ＋‘校验位’.XML。
4、在利用“导入红字发票通知单”功能开具负数发票时，选择了 XML 文件，但系统提示“非本企业红字发票通知单，不能开具”或“通知单号校验未通过”，是何原因？
答：这是由于选择的 XML 文件不是从税务端导出的合法通知单 文件造成，例如可能选择的是本企业开具后导出的红字发票申 请单文件或不合法的通知单文件。从开票系统中导出的红字发 票申请单文件命名规则为：‘税号’＋‘_’＋‘开票机号’＋‘_’＋‘年月’＋‘序号’，而从税务端导出的红字发票通知单文件命名规则为：‘主管税务机关代码’＋‘年月’＋‘序号’＋‘校验位’，对两者应加以区分。
5、直接开具红字专用发票时必须输入通知单编号，那正数发票代码、发票号码是不是可以不输入？
答：是否输入正数发票代码、号码需视通知单内容而定，如果通知单上有对应的正数发票代码、号码，则需输入，否则，不需输入。
6、在开票系统 V6.13 中填开申请单时，什么情况下需要输 入蓝字发票的代码与号码？
答：在购方申请开具并选择未抵扣与销方申请开具时需输入蓝 字发票代码与号码，由购方申请开具且选择已抵扣时无需输入 蓝字发票代码与号码。
7、根据获得的通知单开具红字专用发票后，如果在尚未抄税时发现开具的红字发票有误，是否可以作废该张红字发票？作废后如果仍要开具此张红字发票，是否需要重新申请通知单？
答：在尚未抄税时，可以作废已开具的红字发票。作废后仍可 根据原通知单开具正确的红字发票，无需重新申请开具。
8、在什么情况下可以对保存后的申请单进行修改与删除？
答：开票系统 V6.13 对已开具申请单的修改与删除没有时间限制，但企业应根据实际情况进行修改或删除。
9、购买方取得专用发票后发生销货退回或销售折让的，在哪些情况下可以向主管税务机关申请开具通知单？
答：①专用发票认证结果为认证相符的，需要作进项税额转出； ②专用发票抵扣联、发票联均无法认证的；③专用发票认证结果为纳税人识别号认证不符的；④专用发票认证结果为增值税专用发票代码、号码认证不符的；⑤购买方所购货物不属于增值税扣税项目范围，取得的专用发票未经认证的。
10、销售方在哪些情况下可以向主管税务机关申请开具通知单？
答：①由于开票有误购买方拒收专用发票的，销售方必须在专用发票认证期限内向主管税务机关提出申请；②由于开票有误等原因尚未将专用发票交付购买方的，销售方必须在开具蓝字专用发票的次月内向主管税务机关提出申请。
11、目前哪几类发票需要依据税务机关的通知单才能开具 红字发票？
答：增值税专用发票和废旧物资专用发票受通知单的管理，其中对应废旧物资专用发票的通知单上没有打印税率和税额，左上角打印了“废旧物资”字样。增值税普通发票可以直接开具红字发票，不受通知单管理的限制。
12、同一份通知单可以对应多份红字专用发票吗？
答：按照国税发〔2006〕156 号文件规定，通知单与红字专用 发票必须要一一对应。目前，防伪税控开票系统在开具红字专用发票时，校验输入的通知单编号是否已开具过红字专用发票，从而避免一份通知单重复开具多份红字专用发票的情况。
13、同一份蓝字专用发票可以对应多份通知单吗？
答：可以，一份蓝字专用发票可以分多次红冲，但在开具《通知单》时，系统将自动校验对应同一份蓝字专用发票的多份《通知单》的合计金额、税额是否大于该份蓝字专用发票的金额、税额，如果大于，则不允许开具。
14、通知单编号是全国唯一的吗？
答：是的，在防伪税控税务端系统填开《通知单》时，系统自动生成《通知单》编号，共 16 位，第 1-6 位是主管税务机关代码，第 7-10 位是年份月份，第 11-15 位是《通知单》顺序号，第 16 位是校验位，可有效防止企业开具红字专用发票时因录入错误导致无法销单的情况。
15、填开红字发票申请单时可以填多少行商品？
答：最多可以填 8 行商品，与专用发票票面上的商品行数一致。
16、企业开具红字发票申请单后，已打印出该申请单，但在前往税局的途中不慎将打印出的申请单丢失，此时企业该如何处理？
答：企业可以在开票系统中重新打印该张申请单，或者将该申请单导出到介质中提交给税务机关。
17、网上抄报税企业在抄税前发现误作废发票怎么办？
答：网上抄报税企业在抄税前必须认真核查纸制作废发票与电子作废发票是否一致，如果发票不一致，则必须在抄税后随带误作废发票到税务大厅报税。