身在兵位，胸为帅谋 

——办公室工作效能建设刍议 

 

日前，市效能办印发了《市直机关加强行政效能建设近期工作方案》，对市直机关行政效能建设提出了新要求。笔者根据文件要求，结合自己在机关办公室工作多年的经验与教训，谈点心得与体会，与大家共勉。

办公室是一个单位的综合办事机构，处在承上启下、联系左右、沟通内外的枢纽地位，是一个单位的信息中心、参谋总部和后勤基地。办公室对上是兵，是办事员；对下是将，是管理者。它的职责要求它必须围着领导转，围绕事务干，从属于领导，服务于工作。因此，被动性、服务性是它的本质，事务缠身、忙忙碌碌是它的特点，而见子打子、没有规律就是它的规律。为了实现办公室工作的高效、优质、有序，办公室人员必须加强自身建设，提高服务质量，拓宽服务领域，挖掘服务潜能，形成精干、高效、创新、团结的战斗集体，全面发挥综合部门的功效。要实现这个目标，办公室人员应从以下几个方面加以锤炼和磨砺。

（一）勤学苦练，提高素质。做好办公室工作，必须具备过硬的业务技能。具体来讲，就是要做到“四能”：即“能说”：讲得头头是道、明明白白、准确无误、没有废话；“能写”，写得重点突出、言简意赅，文理通顺；“能办”，办事利索，沉着干练；“能思”，勤于思考，善于思考，不断探索，不断创新。

要达到这些要求，办公室人员必须勤于学习知识，不断更新自我，以适应日益变化的新形势、新任务的需要。一是加强政治理论的学习，培养政治意识。要以“三个代表”重要思想武装头脑，在意识形态上与时俱进，做时代先锋，坚定正确的政治方向，把握正确的人生坐标和价值取向，做政治上靠得住的人。二是更新知识结构，拓宽知识领域。经济在发展，社会在进步，新情况、新问题层出不穷，办公室人员要紧跟时代，结合实际，勤于学习，迎头赶上，学本领，长见识，才能适应发展的要求和工作的需要。当今时代，又是一个要求人们终生学习的时代。工作越忙，越不能忽视和放松学习。要坚持在干中学、在学中干，在学与干的结合中，达到理论与实践的有机结合，不断增强开创工作新局面的能力，使自身综合素质不断得以提高。 

（二）积极主动，当好参谋。这个要求是比较高的，要达到这个要求，一是看问题要有高度。要站得高，看得远。要善于站在领导的层次上分析、思考问题，经常“换位思考”，做到“身在兵位，胸为帅谋”，“不在其位，学谋其政”，思领导之所思，谋领导之所谋，保证所提建议科学、严密，上档次，有见地，提高参谋水平和服务层次。二是思考问题要有超前意识。要增强工作的预见性、前瞻性，在准确把握上级有关文件精神的基础上，对一些工作超前考虑，及早安排。力求考虑问题快半拍、早半拍、抢半拍，想在领导之先，谋在领导之前。尽可能做到领导未谋有所思、领导未问有所知、领导未示有所行。还要善于拾遗补缺，紧扣领导工作的主旋律和基本思路，既想领导所想，又想领导之未曾想，对领导的思路、想法、指示等加以完善和细化。三是工作节奏上要合拍。要“跟得紧”，时时紧贴中心工作，紧扣时代的脉搏；要“抓得准”，准确及时把握领导意图和决策思路；要“用得上”，制定的预案，提出的建议要“参”到点子上，“谋”到要害处，真正管用。这就需要我们在领导决策前加强调研，未雨绸缪，为领导提供真实、准确、详细、全面的情况，提供切实可行的参考意见和预案，做到“雨前送伞”；对领导正在考虑的事情，积极梳理成型，逐步系统化，做到“雪中送炭”；对领导考虑成熟的事情，要抓紧落实，执行到位，对出现的问题及时反馈，及时处理，做到“锦上添花”。同时要注意做到到位而不越位，参谋不掺和，帮忙而不添乱，真正成为领导的左膀右臂。 

（三）团结配合，协调沟通。办公室具有统筹全局、协调各方的职责。协调综合是贯穿于办公室工作各个方面的一项重要任务。不论办文、办会、办事，都包含着协调综合的内容。办公室人员应有较强的全局观念，坚持从工作全局上去思考、筹划、安排和处理问题。只有站在全局的高度，听取各方意见，通盘考虑，综合权衡，才能提出比较公正、合理的方案，才能把各方面的积极性都充分调动起来，形成强大的合力。单位内部的各部门在工作上通通气、打个招呼，只是举手之劳，但作用却不可低估，它体现的是相互的一种照应、尊重，体现的是彼此在对方心目中的地位和相互间的友情，能使大家随时了解彼此工作情况、节奏和进程，便于相互照应，步调一致，协调配合，达到默契的程度。要提倡对老同志多尊重一点，对年轻人多关心一点，对同事谦让一点，对下级客气一点，在办公室上下树立一荣俱荣、一损俱损的集体意识，使办公室真正成为团结拼搏的战斗集体。

办公室人员还应具备较强的处理人际关系的能力和较高的语言文字技巧。一方面，办公室沟通与协调功能的发挥，前提之一是要得到领导的信任与支持；另一方面，办公室人员只有熟练地运用人际沟通的技巧，保持平易近人的作风，善解人意，善于争取别人的理解和支持，才能有效地使上情下达，下情上达。语言文字是沟通与协调的基本手段。准确、熟练地运用语言文字，让各种信息准确无误地传递，才能增进人们的相互了解，保持信息畅通，保持人们地思想、行动协调一致。

（四）求真务实，开拓创新。求真务实，开拓创新，是党的思想路线在办公室工作中的实际体现。办公室开展工作的过程，就是一个使主观认识和客观实际相符合的过程。在这个过程中，不太完善的认识将被深化，既定成俗的思维方式和工作模式将被突破，所以，办公室工作，求真务实是基础、是前提，开拓创新是追求、是发展。办公室人员作为领导的参谋和助手，要摒弃“不求有功，但求无过”的旧观念，凡事从大处着眼，从小事着手，不断拓宽工作思路，转变工作作风，强化服务功能，规范服务行为，提高服务质量，不断创新、充实办公室的工作内容和工作方式，不断完善和健全办公室工作的运行机制。要坚持高标准、严要求，细致周密地办好每一件事情；要讲求工作时效，提倡“马上就办”的工作作风，做到急事急办、特事特办，加快工作节奏，增强工作效率。要规范管理，严格责任，把质量目标落实到人，做到事事有人管、人人有专责，使每一项工作都能落到实处。

（五）严守纪律，坚持原则。办公室人员贴近领导，知密性较高，职微但责任大，必须自觉加强党性修养，严格遵守各项纪律，坚决按照原则办事，时刻检点自己的行为，不借领导的名义办私事，不打领导的旗号谋私利，不该听的不听，不该说的不说，不该动的不动，不该去的不去，注重培养奋发向上的生活情趣，自重、自省、自警、自励，老老实实做人，踏踏实实干事。

面对新的形势和新的任务，办公室的地位和作用将越来越重要，工作要求也将越来越高。为此，办公室人员必须振奋精神，与时俱进，开拓创新，不断增强紧迫感和责任感，努力发挥好参谋助手、督促检查、综合协调三大作用，以更加开阔的视野、更加敏锐的思维、更加扎实有效的工作，不断提高办公室工作水平。

2009年2月5日修改上传