一、搞清楚这篇年终总结是写给谁看的
写年终总结之前,我们要先搞清楚这篇年终总结是写给谁看的。是写给自己看的?同事看的?还是写给领导看的?写给不同的人看,我们要写的内容就不同。
写给自己看,我们可以写:
我今年最开心的事是什么?
我今年学会的最重要的一项技能是什么?
我今年最有成就感的一件事是什么?
如果我们这篇年终总结是写给领导看的,那上面的几个问题,都不是领导关心的,我们就不能只写上面的这些内容,否则就会没有领导认真看你的年终总结。
所以,第一步,我们要明确自己这篇总结是写给谁看的。
二、确定年终总结的内容
大家都知道,领导最关心的是你一年的工作成果,你今年业绩完成得如何?如果你是一名销售,你今年的销售业绩是多少?你的KPI完成情况如何?所以你要直接明了得用数据说明你今年的工作完成情况,善用比较的方法,让领导直接看到你今年的工作成果。
比如销售人员可以写:
我今年的销售额是200W,业绩完成率是105%,销售额较去年增长30%。
人力资源部门可以写:
今年公司的离职率是10%,较去年下降2%。
年终总结这么多,领导一下面对这么多的数字,要如何让领导从一堆数据中注意到你呢?这就需要我们学会挖掘自己工作中的亮点。
我们首先要将自己一年的工作分门别类,按照时间线梳理一遍。
比如人力资源部门的工作可以分为招聘、培训、绩效考核等几大块,我们首先需要根据不用的业务线梳理一遍今年每条业务线的工作。
年终总结最忌讳的就是没有重点的流水账。我们在梳理完毕自己一年的工作之后,要抓取重点,重点汇报与公司发展战略相适应的工作,适当放弃一些辅助性的工作,或者用几句话简单概括。
举个例子:如果今年公司的战略是大力发展东南亚市场,那写年终总结的时候就要重点汇报,在东南亚时常今年的业绩是多少,较去年增长了多少,突破了哪些难点,并列举一些案例吸引领导的注意力。
汇报工作亮点的时候我们可以用金字塔原理中的SCQA模型:
背景(Situation):我们公司刚进驻东南亚的市场的时候,其他公司已经比我们早两年进入了时常,市场比较饱和;
冲突(Complication):但是到年终的时候我们的市场占有率已经达到15%了;
疑问(Question):我们是怎么做到的呢;
回答(Answer):我们刚到东南亚开发市场的时候,业务员为了方便与客户沟通,都自学了泰语,并达到能够日常交流的水平,有了这点优势,我们在后面的工作中很容易就取得了客户的信任。
年终总结我们写领导关心的事情,是为了成功把领导拉到自己的一边,但是我们的最终目的是要争取我们想要的东西。
今年业绩完成的好,我们想要更多的奖励。
今年业绩完成的不好,我们需要争取更多的资源。
所以如果今年的业绩不好,我们就要写自己的工作计划。在写计划的时候,一定要写清楚自己准备怎么做,以及打算做到什么程度,要对自己的计划有一个预判。避免在做计划的时候泛泛而谈,让人感觉计划难以落地。
举个例子:今年校招我们只招了30个应届生,只完成了80%的招聘任务。为了节约招聘经费,我们只在华南地区的10所学校中开展了校招。如果公司能把招聘经费提高到每年5万,我们就能把校招扩展到华南、华中、华东和华北四个区域,招聘应届生人数能提升到100人以上。而且根据我们近三年对新入职的应届生的跟踪调查,应届生离职率只有3%,是公司人才储备的主要来源。
积极主动为自己争取资源,也是为了下一年更好的完成任务。
三、搭建写作框架,把内容填充进写作框架
搭建写作框架的过程中,我们可以依照总分的逻辑结构,让结论先行,对今年的总体情况做一个总的概括。接着,依照并列的结构形式,分别阐述今年工作的成果、工作亮点和下一步工作计划等。
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