之前就听说华为财务的待遇很好,光是应届生就能拿到12000的工资,而且上不封顶,有独立的财务大楼,更让人吃惊的是,他们的财务基本很少加班。
同样是人,为何华为的财务如此优秀,还能拿到小飞梦寐以求的工资,原来华为在报销管理上,有2个秘密法宝,下面跟着小飞一起来看看吧。
法宝一:智能报销系统,让报销更加便捷。
随着华为企业的蓬勃发展,各级员工出差越发频繁,财务审核单据、发票工作量巨大。对于财务部门来说,这是一项非常复杂的工作,急需统一规范管理。
因此,华为早几年前就在开始开发智能报销系统,提升企业的报销效率。
传统企业报销方式
▌ 传统企业报销 —— 非常复杂
传统企业报销流程非常复杂,员工不仅要填报销单、贴发票,还要一级级的找领导签字,最后再去找财务和出纳。有时领导不在,有时签错了字,有时哪个环节出了问题 ... 都要重新开始再走一遍流程。
这样的流程,不仅麻烦,而且效率低下,员工更是苦不堪言,还会影响到财务部门的正常工作,成为他们的负担。
华为费用报销流程
▌ 华为智能报销系统 —— 快捷方便
在华为,员工报销只需线上申请,线上审批,不用一个个找领导签字,非常的便捷,实现了智能化、流程化的处理。
以员工报销差旅费为例
线上报销:员工网上填写报销信息。
打印单据:在领导审批成功后,将报销单打印出来,提交给部门秘书。
统一邮寄:秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务共享中心。
集中打款:财务共享中心签收后,出纳会集中打款,这时,整个报销流程结束,剩下的就是会计做账了。
以财务报销审批为例
审批环节:由电子审批代替人工审批。以前报销员必须找到领导面对面签字,现在,电子流审批即可。
流转环节:实现集中快递处理。以前是报销人员挨个拿着单据送到财务部,现在只需快递寄至财务共享中心。
付款环节:系统批量处理代替了逐笔打款。以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款,现在系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息,与网银对接后可批量转账,大幅减少出纳的工作量。
处理环节:由系统自动化处理代替手工录入。以前每报销一笔费用,会计就要做一笔分录,这样不仅效率低下,而且容易出错。现在,通过报销系统与财务软件对接可直接生成会计凭证。
相比传统的报销流程来说,华为的这套报销系统非常便捷,不仅简化了报销的流程,还有效降低了人力成本。据统计,华为每年有120万单的费用报销都是通过这套系统完成。
华为不仅有便捷的管理系统,还有严格的管理政策。每个员工都有严格的差旅标准,即便对任正非本人也不例外。
有一次,任正非到日本去出差,被审计出来在酒店洗的衣服放在报销里面,审计部的头儿就找任正非谈话,对不起得退回来,退回来还得写检讨。
华为所有的人不能坐飞机头等舱,任正非当时毕竟69岁了,到全世界各地他得坐头等舱,对不起,多出的钱你自己朝里填。所以,每出一次出国任正非就“亏损”一次。
很多人可能在朋友圈看到过这样一张照片,任总自己拖着拉杆箱排队等出租车。华为的创始人难道出行没有下属陪同吗?
华为的差旅费报销制度规定,只有病员出差才允许有人陪同,领导出差时陪同人员的机票不能在公司报销,需由领导个人负担。
由此可看出,内部流程梳理及对员工行为的把控,对差旅管理起到重要作用。从内部管理着手,梳理清晰、管理到位后,再配合想要管理工具,形成完整的端到端的管控模式,才能达到事半功倍,降本增效的管理效果。
通过上文我们可以将华为在报销管理上的成功总结为2点:
1、智能系统:通过智能报销系统,简化报销流程,提升审批效率。
2、严格管理:通过制定差旅政策,规范差旅支出,降低差旅成本。
在差旅管理上,相信有不少企业会遇到像华为一样的难题,但是却又缺乏好的差旅系统和管理手段。
你的企业在管理上,是否也遇到了这些问题?
华为的差旅报销系统,虽然能够有效的简化报销流程,但是在功能和成本节省上仍有一些不足。比如他们的系统只有报销功能,不能进行一站式的差旅商品采购;也没有差旅数据报告,不能进行管理分析;就连差旅政策也只能依靠员工的自觉和人为的监督。
飞巴商旅,基于这个情况进行升级,将支付、订票、审核、报销、分析等功能融为一体,让它成为更适合中国企业的差旅管理系统。
▌ 智能化的差旅系统
员工除了可以线上报销,还可以通过飞巴商旅的官网、APP、微信提交出差申请,预订机票、酒店、火车票、用车等差旅商品。
▌ 严格的差旅政策
按员工级别设置差旅政策,预订系统严格执行企业的差旅政策,防止违规预订损失。
▌多种灵活的支付方式
现付、预存、月结三种支付方式,长达45天的垫资周期,有效缓解企业资金周转压力,员工出差再也不用自己垫钱。
▌快速报销和免报销
飞巴商旅内的订单,员工不用收集发票、免报销,实现在线流转。出差中的其他费用,支持一键导入,自动识别发票真伪。
▌详细的差旅分析报告
实时在线管理报告,差旅支出一目了然。帮助企业监控开支预算,使企业能在充分掌握资讯的情况下做出成本及利益的相关决策。
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