供应链管理系列-采购管理

序

1、在聊“采购”之前，想先和大家说明一下，商品与货品的关系，在文章《库存基建》最后也有提到，不同库存层的定义不同。当然每个企业也有自己的定义，会称之为销售商品、存储商品。

• 商品（销售商品）：前台售卖的称之为商品，有实物商品、也有虚拟商品。
• 货品（存储商品）：一般指的是有实物的，在仓库存放的，用于采购员与供应商之间交易的。
• 通常情况下实物商品与货品是存在映射关系的，采购员在向供应商订货时，需将前台售卖的商品销量转化成货品的包装规格进行采购。
• 例如：平台售卖的是「商品A」为瓶装水，采购与供应商之间的是以「货品B」箱装水作为交易，1箱「货品B」装有12瓶「商品A」，则A:B=12:1。假设为了满足「商品A」销售1200瓶，那么采购员则需向供应商采购100箱「货品B」。

2、采购的目标是寻求在合适的时间、选择合适的供应商、以合适的价格、购买合适质量和合适数量的合适货品，并将其送到合适的地点--供应链7R原则。

• 采购性价比最优：并不是采购成本最低价，而是要建立在供应商服务水平、采购效率、商品质量等基础之上的性价比最优。
• 采购货品最优：确保采购的货品都是必需的且数量是符合业务现状的。

3、本文重点讲述采购订补货，其他流程节点将在该系列的对应文章中介绍。

一、核心流程

1、供应商管理：供应商寻源、供应商评估、供应商引进、供应商绩效管理。

2、商品引进：寻找合适的商品及货品引进，并完成建档。

3、采购成本管理：询比价、优惠活动、采购成本维护。

3、订补货管理：向供应商进行货品的采买、仓店之间的合理补货控制、过程管理。

4、仓店调拨：根据企业的仓库层级分布，将货品按合理的方式，进行各仓互调。

5、供应商售后：约定内未售完的、质量存在问题的货物需退还至供应商。

6、供应商结算：采购并收货完成的订单需与供应商进行结算。

二、订补货详解

1、在开始订补货内容前，先介绍几个相关单据及名词说明：

• 名词：
• DC：行业内也称为总仓、物流仓库、分拨中心，用于囤放货物、集散分拨，对接门店需求的大型仓库。
• 门店：行业内也称为前置仓、网点，直接对接C端消费者的订单履约仓库。
• 收货门店：供应商送货至的门店。
• 销售门店：直接面向C端用户的门店。
• 订货：
• 采购计划单：以年度或季度为周期做的采购计划，一般基于历史数据估算而来，产生于做年度采购计划或季度采购计划时。
• 城市采购订单：
• 向供应商采购货品的单据，一般情况需要审核通过后才会发往供应商，产生于正式采购时。
• 由于不同的企业对应订货模式不同，这边可以理解为采购订单只是按城市维度做了一层聚合，便于业务操作。

• 收货门店订单：城市采购订单的子集，产生于城市采购订单提交后，一个城市采购订单下会对应一个或多个收货门店订单，供应商根据对应的收货门店进行送货。

• 销售门店订单：由于采购员填写的订货数，都是基于销售门店进行填写的，该订单是为了保留底层原始数据及其他业务使用。因为收货门店订单会将符合条件的销售门店订单做聚合。

• 采购入库验收单：作为收货门店的收货单据，产生于对应的采购单审核通过后，但是要供应商发货后，对应的收货门店才可看到。

• 波次验收核查单：作为与供应商双方确认收货情况的单据，产生于一个收货波次的货物验收完成后。

• 补货：

• 城市补货单：

• 手工补货：由于采购员不关心具体商品放在哪个DC仓库，因此采购员只需创建城市补货单填写需要分拨的货品、数量及对应门店，系统会按照对应规则生成总仓补货单及门店补货需求单。

• 自动补货：以城市为维度，将符合条件（城市相同、到货时间相同…）的总仓补货单聚合。

• 总仓补货单：

• 作为总仓作业的单据，总仓根据该单据执行分拨计划，将货物配送至门店。

• 手工补货：总仓文员可针对具体的DC仓，手工创建补货单，将商品补货至门店。

• 自动补货：以总仓为维度，将符合条件（归属DC相同、到货时间相同…）的门店补货需求单聚合。
• 门店补货需求单：销售门店的货物补货需求单据，根据自动补货规则或上游单据产生而生成。

2、DC供应能力规划

“供应商-货品-DC-门店”的供应关系，该配置决定订补货时，货品需要送货到哪个DC，且由哪个DC补货配送至门店。

3、订补货业务模式

货物运输方式说明：

• DC囤货：供应商送至总仓，总仓将货品上架存储，日常根据门店的需求量，将货品补货至门店（大部分工业品，如休闲食品、粮油米面、日用百货等）。
• DC直通：供应商送货至总仓，总仓直接作业，按订货数分拨配送至门店 或 等待采购员出补货单按补货数分拨配送至门店。
• 直送门店：供应商直接送货至门店（部分活鲜、总仓达不到温度要求的低温奶）。

订货类型说明：

• DC囤货：采购员创建订单时，只能在对应的DC填写订货数量；到货后，货囤在总仓，日常根据各销售门店需求量，再逐步分拨配送至销售门店。
• DC直通(供应商按店生产)：采购员创建订单时，只能在对应的销售门店填写订货数量；供应商会按销售门店的量将货分好，再配送至总仓，总仓接收货物后，再分拨配送至销售门店。
• DC直通(到仓即时分货)：采购员创建订单时，只能在对应的销售门店填写订货数量；总仓收货后，由总仓人员按销售门店的订货量将货物分拨并配送至门店。
• DC直通(到仓补货-订总仓)：采购员创建订单时，只能在对应的DC填写订货数量；总仓收货后，等待对应的补货单生成（根据「DC供应能力规划」，将收货量分配给对应的销售门店），然后根据补货单进行的分拨配送。
• DC直通(到仓补货-订门店)：采购员创建订单时，只能在对应的销售门店填写订货数量；总仓收货后，等待对应的补货单生成，然后根据补货单进行的分拨配送。
• 直送门店：采购员创建订单时，只能在对应的销售门店填写订货数量；供应商直接送货至门店。

4、流程&状态

• 订货基本流程

• 订货订单状态

城市订单状态		收货门店订单状态
草稿	订单的初始状态，相关数据在缓存中	/
待确认	订单生成，相关订单数据已存表，可独立增/删商品	待确认	初始状态，与上级订单同步
待审核	若达到设定的金额审批条件，则发送至供应商前还需要经过逐级审批	待审核	与上级订单同步
待供应商确认	采购确认发送后，供应商收到相关通知 此时供应商可打印订单 在特殊情况下，需要增删商品，可回退至上一状态	待供应商确认	与上级订单同步
备货中	供应商确认订单后，进行备货，此状态后不能对订单进行修改和回退	备货中	与上级订单同步
已发货	由供应商在系统中自主确认	已发货	与上级订单同步
到货中	下级订单/明细，只要有一个品项入库，则变更上级表为此状态	到货中	订单明细中只要有一个品项已入库
已完成	下级订单/明细，所有状态都为“已完成”时，则变更上级表为此状态	已完成	订单明细中所有品项都已完成
作废	订单状态为“待供应商确认”前，可手工作废，触发该状态时，下级订单同步为此状态	作废	与上级订单同步
失效	过了订单有效期，状态仍<到货中，则自动失效，触发该状态时，下级订单同步为此状态	失效	与上级订单同步
审核驳回	订单在“待审核”状态被审核驳回后，状态变更	审核驳回	与上级订单同步

• 补货基本流程

• 补货订单状态

门店补货需求单状态
待发送	初始状态
待采购确认	汇总成补货单后
待发货	补货单由“草稿”状态更新为“待处理”状态
待收货	与需求单相关联的卡板明细为已发货状态
到货中	与需求单相关联的卡板明细为已入库状态
已完成	关联的补货单波次创建进度为100%，且波次明细为全部发货，且该门店需求单对应的所有卡板明细为已入库
已取消	与上级订单同步

城市补货单状态		总仓补货单状态
草稿	人为创建保存草稿/系统自动生成(门店需求单发送后)	草稿	人为创建状态/系统自动生成(门店需求单发送后)
库存扣减中	生成补货单扣减库存的中间态	库存扣减中	生成补货单扣减库存的中间态
待处理	所有未取消的总仓补货订单状态=待处理	待处理	未创建波次，所有商品的待处理数等于校正补货数
处理中	在待处理的状态下，任一未取消的总仓补货订单状态=处理中	处理中	已创建波次，存在商品的待处理数大于0 或者 存在波次状态非已完成
已完成	所有未取消的总仓补货订单状态=已完成	已完成	所有商品待创建波次数为0且所有波次已完成
已取消	取消本订单补货后的状态	已取消	取消本订单补货后的状态
已删除	草稿状态下，操作删除后的状态

5、手动订货

• 核心参数：供应商、城市、订货类型、是否代收、计划到货时间、「供应商-商品-供应门店」关系。
• 订货内容：根据选择/填写的参数信息，系统加载对应的货品及「门店/DC」供采购员填写对应的订货数。

注意：为了采购员能有更多订货信息的参考，虽然有些订货类型是只能填写DC的订货数，但我们也要把DC供应的销售门店的相关信息展示出来。

6、自动订货

• 核心参数：货品的订货频次、门店商品的安全库存及订货上限、门店商品的预测销量、货品的在库、在途库存。
• 订货内容：与手工订货一致，只是对应商品对应销售门店的订货量由系统提供（根据相关参数、规则进行计算）。

7、手动补货

和手动订货类似，区别在于：补货是总仓往门店进行货物调拨，采购员通过创建城市补货单 或 总仓文员通过创建总仓补货单 的方式，进行分拨配货任务的下发。补货单中会明确：补货的商品、补多少、补到哪个门店。

8、自动补货

和自动订货类似，区别在于：补货是系统根据对应的配置、规则，生成门店补货需求单，然后汇总为总仓补货单、城市补货单，供采购及总仓人员进行作业。

• 采购员在规定时间内，进行城市补货单内容的确认。
• 总仓人员在规定时间，对待确认的总仓补货单进行后续的作业（创建波次、集分、分货……）。