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建立企业项目型管理机制

改革开放40年,中国企业从无到有,从关系/资源导向型快速转化为今天的完全市场竞争型,不管是国营企业还是民营企业,都在直面日益激烈的全球竞争,员工能力的不断变化和资源压力,以及客户对技术和服务期望的快速变化都影响了企业的经营底限,都在促使企业重新考虑其组织结构、经营模式和管理方法。

在完全的市场竞争格局下,市场/客户对企业的期望逐渐表现为“三高一低”:

——对产品或服务的个性化要求越来越高:行业化、个性化、小批量、多批次成为目前市场/客户的需求的关键词,客户对产品或服务的个性化定制要求越来越多,对传统的批量生产模式带来冲击。

——对产品或服务的交付效率要求越来越高:客户越来越不愿意储备很多的库存,反而倾向于能够在需要的及时获取到产品,供应商将生产线建在客户现场的服务方式也已经出现。

——对产品或服务的品质要求越来越高:产品或服务的使用成本成为了很多客户重点考虑的问题,高性能、稳定性、易操作性、安全性等成为竞争的要素。

——对产品或服务的价格要求越来越低:全面竞争最终的结果必然面临的是价格竞争,提供高性价比的产品或服务是企业取得市场竞争优势的关键。

在这种情况下,传统的企业管理模式逐渐表现出一些弊端,特别是在市场、销售、产品、研发和供应等业务协调上出现了很多不顺畅的地方,企业应对市场的能力在逐渐减弱,内部信息的传递、处理和反馈都出现了明显的滞后,最终表现出对市场客户需求的响应、产品的定义、产品的开发、产品上市推广、产品退市及后续服务方面缺乏统一的信息管理机制,没有一个部门为这样一个过程负责,信息分散在各个职能部门,相互割裂、相互推诿。解决这个问题,就需要建立一种机制,能够协调和牵动公司的跨部门资源,实现信息的联通,提高应对市场/客户的效率。

企业处在不确定的外部市场竞争环境中,需要的是能够快速响应市场/客户需求的机制、需要的是不断提升自身能力的机制、需要的是不断解决自身问题的机制,传统的管理模式下,企业自身的问题往往不能够被及时有效的解决,商业模式固化后很难创新,惯性思维会阻碍企业的不断提升发展。在这种情况下,企业只有不断的创新才能在市场上保持竞争优势,创新包括管理创新、技术创新、商业模式创新、营销模式创新等,这些都需要一种机制来保证:能够及时有效的调动全公司的资源来支持这种创新。

IBM公司,就是这种机制创新的成功者:从传统的管理方式转型为项目型的管理机制。

华为公司在IBM咨询的帮助下,也成功的从“以功能为主、项目为辅”的弱矩阵转变为“以项目为主、功能为辅”的强矩阵,华为“以项目为中心”的项目管理体系有效地支撑公司战略落地,建立了组织级的项目管理体系。

项目型管理机制,可以大幅度提升企业的运营效率,打通企业重要工作的信息链,使得公司的重要事项可以得到及时、有效执行,最终实现推动企业运营效率的大幅度提升,帮助企业构建自我提升能力和自我修复(解决问题)能力。

项目型管理是一种机制,而不是企业传统意义上的项目管理,而是更广泛的一种经营管理的机制,这种机制可以打通横向部门之间的业务协作关系,比如IPD(集成产品开发)就是一种项目型管理机制,打通了市场、产品和研发之间的关系,确保研发的产品是市场需要的产品;这种机制也可以确保公司级的重点工作可以有序推进,比如公司级的流程型组织建设工作、公司级的精益管理体系建设等,需要从方案规划、方案辅导实施、实施审计等多个维度开展工作,需要涉及到不同部门员工的支持,就需要项目型的管理机制来协调各个部门的资源,统筹规划、分步实施。

项目型管理机制的运行,需要建立公司级的项目管理办公室(PMO:Project Management Office,从全局角度来指导、监督和督促公司级项目的运行工作,推进公司项目型管理机制的建立及应用。

项目型管理机制商业逻辑

“为客户创造价值”是企业经营的核心,国家目前正在进行的“供给侧”改革就是为“客户创造价值”,立足的根本就是基于“人民日益增长的美好生活需要和不平衡不充分的发展之间的矛盾,人民日益增长的物质文化需要同落后的社会生产力之间的矛盾”。

市场在变化,客户在变化,企业也就需要变化,为实现企业的商业价值,基础层级的就是要能够提供客户需要的产品或服务,更高层级的是要能够不断的创造客户的需求,智能手机的出现是满足客户的需求,苹果手机的出现是创造了客户的需求,二者取得的商业价值也是天壤之别。

如何快速应对市场变化和客户需求?这是目前企业亟需思考的一个重要课题。传统的科层制组织架构方式,只有市场和销售面向市场,其他部门的人员只能是直接获取市场/销售人员的需求和指令,应对市场的能力和效率相对较弱。

项目型管理机制,就是要缩短同客户的接触距离,按照产品线组织企业内部的资源,从市场需求获取、产品线规划、产品开发实现、产品上市、产品交付、产品市场推广、产品退市等形成一套完整的信息链。

通过项目型管理机制:

——提升市场/客户需求应对的及时性和科学性:建立科学的数据收集和分析机制,建立科学的全公司各渠道信息整合机制、建立系统化的需求分析模板,明确相应的责任主体,并通过项目型管理机制保证这套机制可以正常运行(项目管理办公室PMO是最终的指导、监督机构)。

——健全新品开发、技术研发和产品优化的决策机制:避免事情要不每个人都关心、要不每个人都不关心,形成决策的良性机制(PMO推动规范的落实,并形成为常规的工作)。

——规范产品应用及前瞻性技术研发项目规范:建立研发项目信息共享机制,使应该获取到信息的人员获取到需要得到的信息,加快前瞻性技术成果向商用的转化,加快应用产品推向市场,同时建立公司级项目运行机制,形成纵向和横向信息通畅。

——加快公司管理改善的步伐:管理是不断提升的过程,不断完善是企业管理的不变话题,包括但不限于战略的规划和评估、组织管控的不断优化、流程制度体系的不断优化、薪酬绩效体系的不断完善,等等,通过项目制的管理方式,可以提高改善效率,同时也可以培养人才。

——加快公司专项工作的落实:战略的落实依赖能力的建设,能力的建设依赖于公司各专项工作的落实,比如精益生产能力、营销能力、渠道能力、研发能力、供应能力、成本控制能力等,等等,针对公司发展中的弱项一一进行提升,通过项目制方式,可以保证专项工作落到实处,有责任人、有方案、有落实、有辅导、有跟进。

——减少公司不必要的各种浪费:会议沟通的浪费、不断整理各种信息的浪费、新人流动反复培训的浪费、依赖他人解决问题的浪费、部门之间不断协调的浪费、等待他人工作结果的浪费,等等,通过项目机制,双方或多方达成一致,建立共同的做事节奏,并通过信息共享,使得工作透明,就会有效减少各种浪费。

项目型管理机制运行基础

建立公司级项目管理办公室(PMO)和选拔优秀的项目经理是项目型管理机制运行的基础。

项目管理办公室(PMO)运作机制:必须建立公司级的项目管理办公室,以指导公司级项目管理机制的形成和推广:

——建立适合公司业务特点的项目管理机制:在整个公司推行一个统一的项目管理方法和项目管理模板。通过模板可以缩短项目的交付周期、并且可以提高项目/业务质量,还可以降低项目成本;通过使用标准的工具、格式和术语,使得项目/业务沟通更为简便和及时。这套工具和方法需要根据行业标准和最佳实践不断更新。

——全公司范围内推广项目管理工具和成功经验及失败的教训:重复使用项目管理知识、经验和最佳实践。在项目管理实践中,正式开发、记录和重复使用项目管理的知识、经验和最佳实践,这使企业的项目管理成熟度得到不断提高。

——推进公司发展和培育负责任并充满活力的项目管理团体:一个专业的项目管理团体的蓬勃发展,其成员的贡献至关重要,他们彼此帮助,并且在专业实践中成为能手。项目管理团体的互动活动包括:指导其他项目经理、提供项目管理培训、进行项目评估、实施质量保证、总结“经验教训”。

——培育和发现公司优秀的项目经理,并推进适合项目管理机制的组织结构的建立:经过专业训练、并具有丰富经验的项目经理,是项目成功的关键。行业研究显示,丰富的实践经验和完善的培养计划对于发展优秀的项目经理,并确保他们在专业领域成为佼佼者至关重要。

——统一管控公司级项目的立项、执行过程监控:指导公司级项目的立项、项目执行、执行过程的监控、执行过程中存在问题的纠正等。建立统一的项目绩效考核方式,来确保项目和业务的成功。组织内的多项目管理和监控。PMO统一收集和汇总所有项目的信息和绩效,并对组织高层或其他需要这些信息的组织或部门进行报告。

——建立统一的项目评级及奖励机制:从技术、进度和财务方面评估项目管理,根据项目目标的实现情况和客户满意度来评估、认可和奖励项目经理、项目团队和业务主管。

——项目组合管理:包括将组织战略和项目关联,项目选择和优先级排定。组合所关心的是适配、效用和平衡。

选择优秀的项目经理:选择、培养优秀的项目经理是项目型管理机制运行的重要基础:

——选择优秀的项目经理执行项目:项目经理必须经过严格的挑选,必须经过公司内部项目管理的专业认证、并且具有丰富的项目经验,他们的能力符合自身职位的要求。

——鼓励和奖励优秀的项目经理和团队:建立内部项目经理认证机制,通过多种方式发展自己的能力,包括培训、实践经验、行业认可(如专业认证)以及被更高级的项目和项目集经理指导。

——建立项目经理成长的环境:检查项目经理培养的长期投入,必须要有耐心,也要给予项目经理充分的信任和失败的容忍。丰富的实践经验和完善的培养计划对于发展优秀的项目经理,并确保他们在专业领域成为佼佼者至关重要。

项目型管理机制应用建议

理论上,不管什么类型的企业都适合采用项目型管理机制。对于传统企业来说,选择项目型管理机制是一种战略转型:既是管理方式转型,也是业务模式转型。

“以客户为中心”的核心就是要为客户提供价值,也就是能够为客户解决问题,比如提供产品的公司,可能也需要为客户提供产品的使用培训、安装调试和配套设施建设任务;比如提供产品的公司,需要能够让自己的产品解决客户目前遇到的问题,甚至需要能够为客户提供解决方案,等等,这些都是为客户提供价值。

项目型管理机制就是要能及时适应客户的这种变化,通过内部运作机制的调整,及时满足或创造客户的需求,提高公司使用外部环境的能力。

在企业中,建议以下几个方面可以采用项目型管理机制:

——公司级管理创新及提升:组织优化、流程制度优化、业务模式创新、人力资源体系优化等,不断为公司的发展提供活力,不断完善企业的管理机制。

——战略规划及执行:战略方向选择、市场研究、业务方向选择、战略制定、战略重点及关键工作任务执行等。

——产品规划及实现:产品品类管理、产品发展规划、产品研发、技术研发、技术交付、产品交付等。

——客户订单交付:客户订单交付,不管是大型项目式订单交付,还是简单小订单的交付,都是可以作为项目,体现的是企业精益化管理的能力。

——产品发布及市场推广:产品上市准备、产品市场推广等。

——品牌建设及市场开拓:公司品牌建设、业务品牌建设、产品品牌建设,以及市场开拓等。

——生产组织及质量提升:生产模式转型、产品品质提升、服务模式创新等。

项目型管理机制成熟度评估

按照行业和优秀企业的最佳实践,评估企业的项目管理的成熟度从组织、项目管理办公室和项目三个维度进行评估,定义为五个等级:

——初级,公司不具备或未使用项目管理技能;

——推行,公司有基本的项目管理技能,偶尔使用,但不连贯,还处于开发过程中;

——运行,公司项目管理技能健全并全面运行,具有标准统一的流程;

——集成,公司项目管理技能娴熟实用,高度集成,在公司内持续使用,结果可预测;

——领先,公司项目管理技能达到世界领先水平,成为业界最佳实践。

德鲁克说:“管理虽然是一门学问,一种系统化的并到处使用的知识,但它同时也是一种文化。”项目型管理机制,其实就是企业选择的管理文化,建立的是一种项目管理行为,体现的是“以市场/客户为中心”的经营理念。

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