宝洁公司:用备忘录驱动执行力

文/姜汝祥

备忘录

是宝洁公司的一大法宝。所有的高级管理人员都从内部提拔,但如果想要升迁,最好先学会写备忘录,与其说相信别人的头脑和忠诚,还不如把它用白纸黑字写出来。

在宝洁的训练制度中,备忘录这项做法是出了名的。员工必须养成一种习惯,即清楚、简单地把信息呈给上司。

宝洁公司坚持不从外面招“空降部队”,而是采取百分之百的内升政策,因此内部的培养制度非常重要。宝洁非常重视训练员工解决问题、设定顺序、采取行动、追踪质量以及领导、合作的能力。公司随时都提供各种课程和研讨会,来帮助员工提高。

备忘录有两种形式:“信息备忘录”内容包括研究分析、现状报告、业务情况、竞争分析和市场占有率摘要;“建议备忘录”则是一种说服性的文件,重点包括:建议目的、背景信息、建议方案以及背后的逻辑讨论和下一步的做法。

备忘录大多不会超过4页。品牌管理人员如果想要升迁,最好先学会写备忘录。在宝洁,备忘录的写作甚至被当做一种训练的工具。对资历较浅的人员来说,一个备忘录重写10次是常见的事。成为品牌经理后,一个备忘录仍有可能被要求重写五六次。凭借不断地重写备忘录,宝洁希望能够训练员工更加周密地思考问题。

通过备忘录的形式记录自己的成功做法,达到知识积累的目的。任何一个宝洁员工必须培养这种习惯,从而清楚、简单地把信息传递给上司。

宝洁公司通过备忘录系统建立了一个强大的执行体系,这就像宝洁的CEO雷富礼曾经说过的那样,“我们所有的高级管理人员都从内部提拔,但如果你想要升迁,最好先学会写备忘录”。

今天,备忘录已经成为许多世界级公司打造执行力的重要手段。

著名的罗兰贝格咨询公司的领导人罗兰·贝格相信,在使用备忘录管理下,没人能够侥幸地忘记一件他曾关心过的事情。罗兰·贝格坚持把每一件需要自己和别人做的事情都用录音机录下来,然后再让秘书打印出来并发放给相关人员。通常,罗兰·贝格每天会发出40~50个给不同人的“内部备忘”。同时,他会在每一份“内部备忘”上标明时间,到了这个时间,秘书就会把这个“内部备忘”重新放在罗兰·贝格的案头。

与其说相信别人的头脑和忠诚,还不如把它用白纸黑字写出来。这就是备忘录打造的执行原理。

 

“

附:宝洁公司一页备忘录模板(标题)

本报告为本公司推行宝洁公司备忘录系统提供方便可用的模板。

用一句话总结该报告的内容,让读者一看就知道你要谈论什么。高层领导看到这一行就知道他需不需要继续看下去,不要超过两行,最好是一行。

总结:

用3~5句话,最长不超过4行的内容总结出报告的核心内容,这部分内容是写给看到此报告的最高层领导用的。如果其对此内容认同可以不用再往下看,节省了高层的时间。

背景:

宝洁公司推行备忘录系统已经有几十年的历史了,是进行有效沟通、降低管理成本的有效工具。

用最简短的语言告诉读者此报告内容的前因后果,为什么要写此报告,写此报告的目的是什么?希望解决什么问题,沟通什么想法,此部分内容不要超过3行。

主要内容:

(可以是“建议”、“工作成果”、“行动措施”等等)

本部分内容是该报告的核心内容部分,详细介绍提出的建议方案、工作成果的总结、或者是工作计划的详细步骤等等。可用罗列的形式提出,也可以用文章片段的形式提出。言简意赅。所有的内容从读者的角度出发,尽量减少没有内容的语言和修辞。

建议方案的理由:

(建议的理由、成果的成功要素总结、行动措施的步骤罗列等等)

本部分内容尽量简化,用动词开头,如果主语非作者,加上行为人的名字;如果是列出建议的理由,理由不要超过三条;如果是改进措施,主要改进措施不要超过三个;如果是体会总结,体会不要超过三条等。

下一步工作计划:

本部分的内容为下一步工作的行动计划,列出行为人的名字,要做的工作,及完成的时间和预期达到的结果。每一个步骤描述不要超过两行。

           署名(签字)

日期

来源《要结果,不要理由》

---