无讼阅读｜法务技能get：一款公司证照管理的表格设计

 

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在法务工作中，经常会有大量证照需要管理，证照的有效期是证照管理过程中的核心问题。一旦证照过期，没有及时维护，或者在相关业务中提交了旧的证照，则会给业务造成非常大的损失，本文介绍一款通过EXCEL函数设计表格，对过期证照可以自动高亮显示“过期”，对于自动化程度不强的公司法务部可以有效管理证照。

一、表格格式设计

 

二、数据录入

在数据录入过程只需要录入三个数据：证照名称、有效期开始日、有效期结束日

三、函数录入

1、当前日期函数

当前日期不需要手工录入，只需输入函数公式，由函数自动计算

公式表达为：=today()

 

2、是否到期函数计算

函数设计思想：如果还未到期则显示距离到期的天数，如果已经到期则显示“过期”

公式表达为：=IFERROR(DATEDIF(当前日期单元格列标行号，有效结期结束日的列格行号，“d”)，“过期”)

DATEDIF函数的功能返回两个日期之间的年\月\日间隔数。函数中的“d”表格本函数公式返回的是两个日期的间隔天数。

iferror函数可以用来判断某些内容的正确与否，正确则返回正确结果，错误则返回需要显示的信息。

上述的函数公式通过将当前日期与有效期结束日比对，如果没有到期则显示距离到期的天数，如果到期则显示“过期”

上述函数输入过程要特别注意引号是半角的引号，如果用了全角的引号则结果会显示错误。

 

3、高亮显示

1）在开始菜单中选择“条件格式”中的“新建规则”

 

2）选择“使用公式确定要设置格式的单元格”

 

3）输入需要设置高亮的条件

=$单元格列标行号=“过期”

 

4）设置“格式”

选择格式中的填充，然后再选择颜色确定就行了。

 

经过上述设计，表格已经可以自动在证照过期时自动显示“过期”并且高亮显示了。

 

 

 

实习编辑/代重阳