待在舒适区内用既有的方式处理工作,是人类的天性,因此要求工作者跳出自己的框框,和其他部门沟通,并不是那么容易。尤其是每个组织都有自己的业绩压力,在压力之下不免还是从自己的角度出发。
为了让工作者跳脱自己的局限,可进行的训练有:
1. 换位思考:分派项目工作给跨部门的同事,让他们有机会和其他部门同事工作,了解其他部门的思考和做事模式。
2. 沟通技巧:依照不同情境,用不同的词汇和说话方式与跨部门同事沟通,以免因为立场不同而造成误会。
3. 宏观视野法:一般组织成员不太容易站在管理者的角度想事情,假如能够鼓励他们这么做,就能够站在公司整体的角度,理解其他部门为什么会有不同的想法。
以下分享几个管理的案例与应对技巧。
1.针对目标,不厌其烦地沟通再沟通。
案例:
C咖啡饮料公司在快速扩张之后,因为管理不善而出现店面陈设杂乱的情形,总店给客人那种充满咖啡香与文艺气息的感觉,荡然无存。
秘诀:此公司CEO试图在几个重要的场合,向旗下门市店员工演说自己的改革理念,并且指派高层主管,在改革计划推行前半年,到各分店去举办座谈,聆听店长执行上的困难,并给予回馈。一次又一次的来回沟通之后,他的耐心使得跨部门员工更有向心力,也创下了惊人的业绩成长。
2.学习圆融说话技巧,选择适当说话方式。
案例:
H公司的业务主管在公司内部的人缘很不错,因此能够很快地加薪升职,因为她知道如何和其他部门沟通,而能够顺利推动跨部门项目。
秘诀:
在跨部门沟通时,可以注意说话的技巧,例如避免使用富有个人色彩的字眼如「我」,而最好以团体的「我们」来称呼,就能形成圆融的气氛。说话时要常常注意到对方的立场和感受,像是容易造成误解的表达方式像「你」、「你们」,或者「他」、「他们」,容易给人强烈的对立印象,应该尽量避免。
3.妥善处理相互排挤的工作需求,整合目标。
案例:
J公司的网络企划部门经常要和公司的营销活动部门配合举办活动,但是因为营销活动部门另外承接了外面的专案,经常抽不出空来和网络企划部门会。
秘诀:
在一次跨部门整合训练当中,公司将整体在此季希望达成的目标,做了完整的介绍,并让网络企划部门和营销活动部门同事,针对此目标订定月计划,并且讨论执行过程应该如何将外来的项目计划委交由专人处理,而有足够人力进行相关计划。
4.理顺部门内主管和员工间沟通管道。有才华的设计师,不懂得与人自己案例:
D贸易公司采购部门内的主管不受部属的欢迎,因此部属经常自行把客户部门的需求处理掉,完全不告知主管,久而久之主管对于客户需求完全无法掌握。
秘诀:
该公司部门主管开始要求部属固定每周回报其他部门来的需求,以及他们的处理方式,那么就算事过境迁,也能够确实追踪掌握部门动态。除此之外,这位主管也会主动帮忙协调客户部门对于采购的需求,因此能够让部门内员工更依靠、相信他,而愿意跟他分享更多工作上的事情。
5.建立非正式人际网络。
案例:
I公司部门间壁垒分明,各部门仅知道自己部门之内,发生了甚么事情,对于其他部门人员正在进行的业务,完全不熟悉,因此当有年度合作项目需要进行时,多半不太顺利。
秘诀:
该公司可以成立福委会、运动社团等非专业团体的方式,鼓励非正式人际网络建立。简单如团购,也能够增强人与人之间非正式人际网络的建立,试着鼓励员工多认识跨部门同事,并且学习帮助对方,也让他们了解自己能提供甚么样的帮助,以建立友好关系,培养合作所需的默契。
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