海外EPC项目竣工资料编制

文/李亚春 林伟明

　　工程总承包（EPC）建设项目竣工资料是工程建设活动的真实记录，也是全面鉴定该项目工程质量、使用和维护工程设施的重要依据，是工程建设的重要组成部分。编制、移交一套系统、完整的总承包项目竣工资料，是总承包（EPC）项目的重要组成部分，既是按照合同约定履行竣工验收义务，也是对外承包工程企业自身积累业绩资料和进行知识储备的迫切需要。

　　本文将通过伊拉克格拉芙油田早期土建EPC项目实践，与大家就海外EPC项目竣工资料编制方面的经验进行探讨。

　　竣工资料的内容和特点

　　EPC项目竣工资料，也称“竣工档案”，是项目在设计、采办、施工以及项目管理过程中形成的资料，是EPC项目管理全过程的真实记录。EPC项目竣工资料的编制，通常是指按照业主或者咨询公司提出的编制指南，由EPC方统筹组织协调EPC项目的设计、采办、施工及项目管理各方，对项目实施过程中形成的具体的设计、采办、施工、管理资料进行收集、分类、整理后，再进行组卷、编目使之系统化、成套化、规范化的整理过程。由于各EPC项目分处不同的国家或地区，采用的设计、施工技术标准之间存在较大差异，因此，其竣工项目资料的编制要求也各不相同。海外EPC工程文控人员主动总结EPC项目竣工资料的形成特点，分析竣工项目资料编制过程中存在的问题，有效提出相应的解决措施，是做好海外EPC项目竣工资料编制和管理的基础。

　　一、资料内容的专业性

　　海外EPC项目竣工资料涉及的专业性较强，其项目资料不但涉及勘察、设计、采办、施工等专业技术活动，还要涉及项目管理等其他相关专业内容。每个专业在其设计、采办、施工、竣工过程中形成的资料成果也都相应的具有鲜明的专业特性。

　　格拉芙油田位于伊拉克南部，油区为西北－东南走向，长31km，宽10km，油区开发分初始商业生产（FCP）和最终油田开发（FFD）两个阶段。

　　伊拉克格拉芙油田早期土建EPC项目竣工资料包括4大部分：设计部分（第4、5卷）、采办部分（第2卷）、施工部分（第1、3卷）和管理部分（第6、7卷），具体包括质量文件、材料文件、投产验收文件、设计文件、竣工图、项目程序文件以及变更文件，共7卷。在收集、编制竣工资料时，要充分考虑各专业的特点，不同专业、不同性质内容的竣工资料应当分别组卷。

　　二、资料来源的广泛性

　　由于EPC项目属于中型、大型或特大型项目，其承揽实施模式多样，既可由一家企业独自承揽实施，也可由多家企业组建联合体或者合包集团共同承揽实施。因此，项目资料形成内容多、来源广、数量大、传递次数多。就总承包项目部本身来讲，既有与业主、咨询公司之间的外部资料，如指令、批复等；也有项目部内部的管理资料及EPC内部设计、采办、施工等各方之间的资料，如联合体协议或分包合同、补充协议、会议纪要、函件等。

　　伊拉克格拉芙油田早期土建EPC项目是由CPE与ATQ组成的联合体作为总承包商，资料包括联合体内部之间的各种管理和技术文件，同时还包括项目对业主的各种管理和技术文件，所有文件均通过项目文控进行传递，并且必须经过项目经理的书面签字同意后方可对外发出。

　　三、资料形成的阶段性

　　EPC项目建设遵循一定的基本实施程序，尽管因各项目合同条款的差异而有所不同，仍可简要分为设计阶段、采办阶段、施工阶段、竣工交付阶段，每一阶段都会形成大量的技术资料和商务管理文件，它们之间既有密不可分的逻辑关系，又有明显的阶段、专业性质的区分。同时，由于项目从中标开始，就进入设计、采办、施工、验收等一系列动态阶段变化之中，因此，项目资料形成具有阶段性和动态性。

　　四、资料管理的成套性、系统性

　　EPC项目资料形成于项目建设的设计、采办、施工、竣工的全部专业技术活动和管理活动过程中，通常情况下包含建设项目的立项、勘测、设计、采办、施工、竣工、交付运营等主要内容，记载和反映总承包项目建设的全过程和全部技术成果。总承包合同项下的各个专业在设计、采办、施工、竣工过程中形成的图表、表格、文件、声像材料等资料，均具有成套性、系统性的特点，其在收集、整理过程中均受成套性、系统性的制约。应按项目设计、采办、施工、竣工各阶段的时间顺序进行收集、分类、整理、编制，力求齐全。

　　竣工资料编制的现状分析

　　一、不同业主对竣工资料编制的标准和要求各不相同

　　目前，对外承包工程企业在全球近200个国家和地区开展海外工程业务，每个国家对竣工项目资料的编制标准和要求各不相同。一是部分国家市场，业主将竣工项目资料的编制和移交作为项目竣工验收的一部分，只有临时交验的资料合格，才能完成项目竣工验收，结算工程款，释放保证金。这种情况下，总承包企业对竣工资料管理较为规范。二是一些国家、地区市场，业主对竣工资料的编制和移交在合同中并不做要求，只要交付合格的工程项目即可，造成一些总承包企业忽视竣工资料的管理和移交。

　　伊拉克格拉芙油田早期土建EPC项目的业主为PCIHBV，对竣工资料有着严格的要求，在项目初期，就给EPC承包商下发了竣工资料要求文件，详细介绍了业主对竣工资料的要求，包括竣工资料的模板、文件编码、组成部分、具体做法等。

　　二、对竣工资料部分内容、要求理解不够

　　海外EPC总承包项目竣工资料与国内EPC项目较大的区别在于对物资采购中供货商资料的要求较为严格。由于国内EPC项目对于供货商资料未有明确的要求，在执行海外EPC项目时缺少相关经验，在物资采购招标阶段，未把竣工资料的相关要求明确放在招标文件中，且没有有效的措施控制，如厂家资料的提供与进度款支付相挂钩来有效控制供货商及时提供合格的供货商资料，避免项目完工前大量供货商资料不全的现象。同时对于项目管理程序文件要求也较为严格，在项目初期，承包商要编制项目管理程序文件清单报业主审批，并严格按批复后的清单编制项目管理程序文件后再报业主审批。　　

　　三、对项目竣工资料编制标准了解不全面

　　近年来，海外以EPC总承包方式发包的项目越来越多，项目规模越来越大，大量项目组人员参与到竣工资料编制工作当中。由于多数相关人员只熟悉业主的编制标准，对总承包企业的归档要求及标准了解不全面，对组卷的原则、编目要求、装订样式等相应标准理解不透彻，导致归档的竣工资料质量降低，影响档案的规范化、标准化管理效果。

　　四、项目竣工资料的编制、控制缺少计划性

　　EPC项目竣工资料应该与项目的设计、采办、施工进度同步形成。但是，在项目实施过程中，由于前期缺乏有效的竣工资料编制计划，所以设计、采办、施工、管理资料的形成过程得不到有效的控制，如物资采购供货商资料、施工过程中的质量记录文件等。

　　如何做好竣工资料的编制

　　一、项目初期制订编制计划

　　在项目执行计划编制过程中，要充分考虑竣工资料编制计划，将其视为项目执行计划的一个重要部分，在项目执行过程中，注意过程资料的准备和整理，严格按照业主对于竣工资料的编制要求开展相关文件的准备，避免二次返工。

　　伊拉克格拉芙油田早期土建EPC项目在项目执行初期，根据业主对各卷内容的要求条目及项目实际完成条目编写竣工资料目录清单TOC，并严格按照业主下发的要求制订了竣工资料编制计划，分设计、采办、施工、项目管理四大部分，分阶段予以实施。如设计文件模板的确定，TDR文件批复，图纸和文件的分类处理等工作，是项目前期一项重要的竣工资料编制准备工作。

　　二、规范责任分工，强化对资料的过程监督和控制

　　企业在EPC项目初期，首先要根据业主对竣工资料的要求，编制竣工资料计划，明确设计、采办、施工、项目管理各部分工作的职责分工。项目经理总负责，控制经理作为主要负责人，项目文控具体负责，设计组、采办组、施工组、控制组分别负责各自部分的竣工资料编制，由项目文控统一组织各有关人员学习竣工资料的编制、移交标准和要求，并定期进行监督检查、落实。

　　三、建立供货商与总承包商沟通机制，强化对厂家资料收集的过程控制

　　海外EPC项目的一个重要特点是国际化采购。国际化采购对于供货商厂家资料的要求十分严格，同时要求在项目实施过程中进行过程控制。因此，在采办招标文件中，应明确厂家应按合同要求提供资料和文件。合同签订后，供货商根据MR文件中关于供应商应提交文件清单及提交要求编制VDR，由EPC项目经理协调设计、QA/QC及采办联合审查批复。VDR一旦确认、批复，采办将根据VDR监督供货商按期提交相关资料和文件。供货商在物资生产过程中产生的文件均遵循VDR进行收集及整理，同时，总承包方也应依据VDR对供应商提交的文件进行审查及批复。

　　四、加强对项目管理文件的过程控制

　　编制海外EPC项目竣工资料的另一个重要特点是，需重视项目管理文件，业主要求总承包方编制各种程序文件，用于指导项目执行和运行，以及项目变更文件和项目完工报告。伊拉克格拉芙油田早期土建EPC项目在项目执行初期，根据业主的要求，首先向业主提交项目管理程序文件清单审批，程序文件清单经业主审核、修改、批复后，即作为竣工资料项目管理文件的一部分，包括质量、安全安保、行政、设计、采办、施工六个方面，分别由QAQC部、HSSE部、控制部、设计部、采办部和施工部负责组织人员编写。

　　五、加强资料编制人的专业化培养

　　海外EPC项目竣工资料的专业性高，因此，强化EPC项目经理和各项目负责人的竣工资料意识，加强文控人员的专业化培养极为重要。应提高编制人员专业化水平，包括外语和计算机水平；加强岗位培训，包括对设计、采办、施工、QA/QC、HSSE、项目管理各方面人员的培训，重视海外EPC项目竣工资料人员队伍建设。

　　（作者单位：中国石油工程设计有限责任公司北京分公司）