教你Excel中制作具有联想能力的下拉选择

利

用Excel的数据有效性功能，能够创建下拉列表方便用户快速输入一些常用数据。当可能输入的数据很多时，从列表中找到需要的数据就不那么容易了。实际上，可以通过设置获得类似于输入法的联想功能，当在单元格中输入需要数据的前几个字符后，在下拉列表中将只显示以这几个字符开头的选项。

1、启动Excel并打开工作表Sheet2，选择A1:B500单元格区域，按Ctrl L键打开“创建表”对话框，“表数据的来源”文本框中已经输入了选择单元格地址，单击“确定”按钮创建表，如图1所示。完成表创建后，对该字段按升序排序。

2、在Sheet1工作表中选择A3:A1000单元格区域，打开“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入公式'=OFFSET(Sheet2!$A$2,MATCH(A3&'*',Sheet2!$A:$A,0)-2,,COUNTIF(Sheet2!$A:$A,A3&'*'))'。

在“出错警告”选项卡中取消对“输入无效数据时显示出错警告”复选框的勾选，完成设置后单击“确定”按钮关闭对话框。

提示

这里在公式中使用MATCH()函数在Sheet2工作表的A列中定位Sheet1工作表中A3单元格字符开头记录所在的位置，同时去掉A1:A2这两个单元格的记录，获得的值作为OFFSET()函数偏移的行数。使用COUNTIF()函数统计Sheet2工作表A列中名称和Sheet1工作表A3单元格字符开头相符的数据的个数，将获得值作为OFFSET()函数返回的高度。另外要注意，这里必须取消“输入无效数据时显示出错警告”复选框的勾选，否则在输入部分字符后会报错将无法使用下拉列表选择。

3、选择B3:B1000单元格，在编辑栏中输入公式“=IF(A3='','',LOOKUP(A3,表2))”，（“表2”名称是创建表时候产生，如若公式求值出错，可以在“公式——名称管理器”中修改）按Ctrl Enter键结束公式的输入。此时在“办公用品名”列中输入数据的前几个字符，在下拉列表中将只显示与之相配的选项。选择该选项后，在“入库日期”列单元格中将自动显示对应的入库日期。

用精Excel，受用无穷

 

老墨说Excel

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