使用Excel的正确思路

前言

对大部分Excel使用者来说，这是一个根本的问题：一旦掌握这个思路，很多问题迎刃而解；如果不掌握这个思路，那么Excel应用的效率就不可能有根本性地提高，即使学再多的函数和功能也无济于事。

例子

我们今天就从一个实例说明如何实现这个转变。在这个过程中，认清你原来的使用方法是什么？新的工作方法又是什么样的？ 

这个例子是一个物品采购和领用的表格。提问者遇到的问题是：她负责管理物品的采购和领用。为了配合她的工作，她使用了三张表。一张记录采购情况，一张记录物品利用，一张统计最后结果。

图一 采购统计表

图二 领用统计表

图三 结果表

这种类型的表我最早见到是在新浪，当时有人负责礼品管理，随着工作的增加，情况越来越多，管理很不方便。因为培训认识了我们，就让我们帮忙设计一下这个表格。

后来我们把这个做成了案例，在培训课程中使用。发现大家设计的情况五花八门。

实际上，即使你不做这个工作，你的事情也类似。比如预算，比如考勤，比如合同，都是这样。

下面我们就来分析一下这个表面临什么问题：

首先，根据这个需求，我们有一个简单的解决办法：就是使用sumif函数。从这个需求本身，我们很难说他的工作效率不高，因为只要他掌握了这个函数，就可以解决这个问题了。很多人会觉得这就是正确的的解决办法

果真如此吗？

我们来看采购表，会发现一些奇怪的地方。为什么要在表中加入一些空着的行，只写物品名称，而没有写采购记录呢。实际上他这么做是为了以后有了新的采购就直接在写这里？

这又是为什么？新的采购直接增加在后面就好了。为什么要多次一举？

原来这么做是因为我们用sumif计算时要用到区域，如果增加了新的数据，势必要修改函数公式。所以，使用者根据自己的估计，每种物品每月采购两次就够了。

但是这么做没有考虑到万一不止两次怎么办？万一增加物品种类怎么办？

说到这里，你可能觉得这件事情你不会这么做。但仔细考虑一下，就会发现，类似的事情几乎每个人都在做。比如合同规定只能两次回款，每人只能两次报销。

 即使如此，我们也可以认为针对这个问题，这个使用函数的解决方案是合适的。如果你认为你的工作仅仅如此，那么也就可以不用往下看了。

还有更加严重的问题！

你的工作不仅仅是这样的。不能把这个问题隔离出来单独考虑，随着时间的推移，你几乎一定会遇到下面的问题：

1.       如果要统计领用日期，你打算怎么做？

2.       如果要统计11月每个部门领用的金额分别是多少，你打算怎么做？

3.       如果要统计11月每个部门分别领用了什么物品，数量是多少，你打算怎么做？

4.       如果要统计11月什么物品领用的最多？这些物品被什么部门领用了？你打算怎么做

5.       如果我们采购的费用每次不同，统计金额的时候怎么办？

如果我们将推及全年，就会有下面的问题：

6.       如果要统计2015年全年的库存，你打算怎么做？

7.       如果要统计2015年每个部门谁领用的金额都是多少，你打算怎么做？

8.       如果要统计2015年每个部门谁领用的东西最多，你打算怎么做？

所有上面这些问题，都是随着时间的推移，几乎必然会发生的。发生了怎么办？当然就是想办法写一个公式了！这就是大多数人的工作方法和思路：

一开始，因为某个原因（最可能是领导要一张报表），你开始设计了一个Excel表记录数据（采购/预算/考勤/招聘/合同，等等），有可能为了结果，你需要写一些函数。也有可能你用不到，因为你的表设计很好，只要日常记录数据，可以随时把报表发给领导。

过不了多久（可能一周，可能一个月），领导又有了新的要求，要看别的数。这时就得用到函数了。你不会怎么办？非常简单，学，问，网络上搜，到处都是。你发现函数真是一个好东西。

过了一段时间，你发现表中的数据已经得不到结果了。因为设计时根本没有考虑记录这样的数据。这时你需要增加新的表。甚至要通过批注等手段来记录。简单的函数不能满足你了，你需要些复杂的函数。通过千方百计请教高手，你解决了问题。你由衷的佩服，同时感到Excel真是强大！

这样的问题层出不穷。每次都需要一个新的函数或者更加复杂的公式。你从一开始轻松的记录一下数据就完成工作，慢慢的变成了天天加班，为了这一件小事头疼不已。

回顾一下，你在这个过程中已经用过了非常多的Excel函数。但是为什么工作没有丝毫改善，反而花的时间越来越多呢？

这么使用Excel显然是错了。那么正确方法是什么？究竟有没有一种办法，能够让我们摆脱这种无穷无尽的死循环，可以让Excel成为工作的利器而不是负担？为了更好的工作，我们应该学习什么？

请看《使用Excel的正确思路（下）》