证据的收集整理，除了要把发出的函件、工程联系单、报告等各种书面资料原件汇集之外，项目经理应注意一些特殊手段的证据采集方法。
维护自身的合法权益，化解工程项目的不同风险，是施工单位生存与发展的必然选择。在对建设单位索赔过程中，协商解决是上策，但若协商无法解决，只有收集充足的证据，并在有效时限内诉诸法律解决。特别是对于那些诚信度极低且恶意“玩空手道”拖欠工程款的建设单位，惟有通过诉讼追收，这就要求我们在平时就要注意收集以下方面的证据资料：
（1）招投标文件、施工合同及补充协议。招投标文件是组成施工合同的重要部分，其内容包括承发包双方的要约和承诺，在索赔要求中可以直接作为证据。而施工合同及其补充协议则是直接规定双方权利义务关系的最重要文件。
（2）会议纪要。在承包施工过程中，发包人、施工单位、监理人及有关针对工程召开的一切会议纪要；但纪要必须经过参与会议的各方签认，或由发包人或其代理人签章发给建筑企业才具有法律效力。
（3）来往信函。合同双方的来往信件，特别是对建筑企业提出问题的答复或信函等。
（4）指令或通知。发包人驻工地代表或监理工程师发出的各种指令、通知，包括工程设计变更、工程暂停等指令。
（5）施工组织设计。这是指包括施工进度计划在内，并经发包人驻工地代表或监理工程师批准的施工组织设计或施工方案。
（6）施工现场的各种记录。如施工日报、施工记录、检查人员日记或记录以及经发包人驻工地代表或监理工程师签认的工程中停电、停水、停气和道路封闭、开通记录或证明等。
（7）工程照片。这是指注明日期、可以直观的工程照片。
（8）气象资料。现场每日天气状况记录,或请建设单位驻工地代表或监理工程师签证的气象记录。
（9）各种验收报告。如隐蔽工程验收报告、中间验收工程报告、材料实施报告以及设备开箱验收报告等。
（10）财务资料。收取、支付工程款的银行凭证、收据、发票等。
（11）国家发布的相关规定及有效信息。国家颁发的法律、法令和政策性文件，特别是涉及工程索赔的各类文件；政府有关工程造价主管部门发布的材料价格信息、调整造价的方法和指数等，一定要注意积累。
在工程施工过程中，因业主方或监理方的原因，承包人发出的文书常常无法获得对方正式的签收或确认，这时，采取一定的录音、照相及录像手段，就是必须的了。
对于录音、照相及录像资料，根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》的相关规定，如果该视听资料以合法手段取得，有其他证据佐证并且不存在疑点的，则人民法院应确认其证明效力。
何谓合法手段？如该视听资料属于窃听窃录，或侵犯他人隐私等，应认为不属于采取合法手段取得；如在正常谈话或电话中进行录音，但未告知对方是否属于合法取得？就目前的司法实践来看，法院一般仍认可其合法性。何谓有其他证据佐证？也即录音、录像资料一般不能单独作为认定事实的证据，除该录音、录像资料外，必须有其他的与所要证明事实有关的证据加以佐证，这些证据可以是物证或书证，如录音、录像同时期形成的双方来往函件等。至于何谓不存在疑点？则是指该录音、照相及录像材料不能存在剪辑、拼接或无法辨别等问题。
1、录音证据的采集
录音主要是两类，一类是电话录音，一类是谈话录音。
电话录音，最好采用自带录音功能的电话进行录音，尽量将从接通到挂断的整个通电话的过程均完整保留，接通电话后，应确认对方的身份，并重复其姓名及职务，尽量使用普通话，在通话涉及时间时，尽量将年月日说全，对于对方含混不确认的事项，可以在通话中进行重复，对方不否认的，也等于是在一定程度上表明其态度及认知。电话录音还可以和电讯公司的通话记录相互佐证，该通话记录会有通话双方的电话号码、通话时间及通话时长，这样，从电信公司打印出来的通话记录就可以作为其他证据对该电话录音进行佐证。
对于谈话录音，则应将谈话现场选择在较为安静的场合，并注意控制参与谈话的人数，否则谈话的录音可能会无法听清或无法确认说话人，影响证据的使用效果。
2、照相证据的采集
录音只能录取声音，但很多时候，我们需要画面，这时候就需要进行拍照。
拍照时，可以在照相机内部设定好拍照的时间，以便反映照片获得的时间。在诉讼中，对方常常会提出该拍照的时间是可以自己设定的，不认可拍照的时间，为避免此类质疑，可以在拍照时，将当日报纸的一角也摄入照片中，这样，起码可以证明该照片是在该日报纸之后拍摄的。
某水泥行将水泥卖给某工地，但与其签合同的是该工地的包工头即实际施工人，并非与建设单位签合同的施工单位，后实际施工人因资金断裂逃逸，该水泥行只能起诉施工单位，要求支付剩余的水泥款。但施工单位以实际施工人不是其员工，水泥行应找实际施工人索要款项为由拒绝，一审法院也支持了承包方的抗辩。
二审时，水泥行通过其他途径找出一张照片，该照片显示，在该工地的牌匾上，明确写明该实际施工人为该工地的项目经理，法院根据这张照片及其他证据，认定承包方应对实际施工人的购销行为负责，改判承包方支付水泥货款。
3、录像证据的采集
录音只记录声音，照相只记录画面，录像却可以全面记录声音和画面，且可以长时间、大范围的采集，在技术上也更难以篡改，因此，具有更好的证明力。
比如，有些工程停工后，工地上堆放了大堆的建筑材料，这些建筑材料可能由于停工会报废，这时施工单位就必须对现场存在多少建筑材料进行取证，如果照相的话，只能反映一个平面某个时点的情况，这时最好的办法是采取录像手段，录像可以通过走动拍摄，将建筑工地全景拍入视频，同时还可以将清点工作全部拍入视频。
拍摄时，应尽量不中断拍摄，同时，为了证明拍摄的时间，可以打开当天的电视，锁定相关电视频道（如中央一台），先拍摄一小段电视的画面，再进行之后的拍摄。
要特别提醒的事，不论是录音、照相还是录像，该证据本身均不能单独作为证明事实的依据，须有其他证据的佐证，故即使已采集、保留有录音、照相或者录像证据，也要配合相关函件的使用，在相关通知、函件、会议纪要中对该些事实加以描述，以和录音、照相、录像相佐证。
另外不论是录音、照相还是录像，尽量保留原始记录，以便在对方提出录音、照相或者录像存在剪辑或其他疑点时，可提供原始记录进行比对鉴定。
对于非常重要的证据，可以考虑使用公证手段进行证据的保全。
根据《公证法》的规定，公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。
经公证的民事法律行为、事实及文书，如没有相反的证据推翻，法院或其他机关可以直接认定其真实性及合法性。故公证文书具有非常高的证明力。
以下一些场合，施工单位可以考虑申请公证机关进行公证，并取得公证文书：
1、结算报告等重要资料的寄送。对于结算报告等重要文件，特别是双方合同中约定如发包人收到结算报告后逾期不予结算就视作认可该结算报告的，我们建议对结算报告予以公证寄送。
2、停工后停工现场情况等。停工后，现场通常堆放大量材料，这时，可以请求公证机关对现场堆放的材料进行现场清点，并制作相应的公证书，以便申请索赔。
向公证机关申请公证，一般应提供双方所签订的合同，申请单位的营业执照、法定代表人身份证明书、授权委托书、受托人身份证件及其他与申请公证事项有关的证明材料。
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