邮件作为信息载体，其便捷的传播方式、简洁的信息展示使邮件成为职场中最重要的沟通方式之一，尤其是对于目前新兴的组织虚拟团队，邮件沟通起到了关键作用。因此如何写好一封邮件至关重要，现从邮件沟通的优势、邮件类型、邮件结构、写作建议、邮件案例等几个方面分析并解决本文的核心问题：如何写好一封邮件。
邮件沟通的主要优势有以下几个方面。
1.官方地位、指定授权。邮件作为主流的信息化沟通手段，在职场各工作场景中占有重要的位置。对于绝大多数公司，都会为各组织、每个员工设置官方邮箱，给员工使用带有公司后缀的邮箱进行沟通交流进行授权。
2.传播便捷、信息可靠。区别于口头沟通，邮件采用信息化方式传播，方式更为便捷；内容采用信息化、书面语言，阅读误差更少，保障信息的完整性，减少沟通损失，降低沟通成本。
3.信息记录、决策支持。在传递、宣贯重要信息并需要对邮件进行反馈（决策、审批）时，往来邮件可以明确展示反馈的详细过程，可以全面记录重要相关方的意见，一方面可以为群体决策提供工具支持，另一方面也方便为后续的探讨及总结复盘提供信息支持。
一封好的邮件，应有以下标准：
1.主题明确、引人查看。作为第一眼印象，一封邮件的主题甚至关系到收件人是否有意愿打开并阅读。明确的主题、清晰的诉求可以增加此邮件被查看的几率。同时，通过对短短几个字的阅读，基本能了解到邮件大概，为正文阅读和被接受打下了基础。
2.文字简明、格式友好。好的邮件一定具备这样的特点，简明的文字表述，友好的排篇布局，重点突出，主从有序。减少阅读成本，降低阅读难度，为屏幕前的双方达成共识做好铺垫。
3.找到定位、达成一致。当收件人人数较多时，如何明确每个人对这封邮件的处理需要重点思考，仔细揣摩。有人需要知悉，有人需要决策，有人需要执行、有人需要协调…从“用户”角度入手，一封好的邮件，则要能让每个收件人明确自己的定位，清晰地知道自己在什么时间、什么情景、做什么事情。
针对不同场景的沟通需求，邮件有以下类型：
1.通知、告知、宣贯、工作安排。此类型邮件主要是传递信息，让收件人明确知悉各项信息（如：时间、地点、任务、要求、内涵）并按邮件内容执行（行动上或思维上），通常是主负责人发给多人，组织发给组织，可能不设置抄送人。“xxx会议通知” “【信息安全系列】文档推广”“xxx政策奖励通报”等均属于此邮件类型。
2.汇报、请求、审批。此类型邮件有强烈的反馈诉求，收件人必须配合邮件内容对发件人的需求给予明确答复，邮件交流才能完成闭环，通常是个人发给个人，同时需要抄送负责人知悉。“个人请假申请”“xx合同开票申请”“xx方案汇报”等属于此邮件类型。
3.长链条群体决策、评审。此类型邮件通常需要发给多人，且收件人均需对此诉求进行答复，且答复过程需此链条所有收件人知悉。如果主题过于复杂，则群体决策还要进行细致地探讨过程，最后达成共识，给出明确决策。“xxx合同评审”“xxx年会活动规划征集”“xxx年度战略方案探讨”等均属于此类型邮件。
一封完整的邮件有严格的组成结构：主题、收件人、正文（含附件）、落款。各部分描述如下：
1.主题。邮件主题也是邮件标题，是整个邮件的核心所在，是邮件诉求的核心浓缩。
策略：
简要归纳。通过提炼关键字，有机组合形成文件主题，点名主旨；
核心关键词位置前移。对于核心的关键字，调整在主题中的顺序，方便收件人一眼看到，突出重要性，强化信息吸收。
用符号突出重点。对核心关键词加符号凸显重要性。
关于xx需求评审决议的通知
4月24日邮件培训通知；邮件培训通知-4月24日
【通知】4月24日邮件培训；【请审批】2019年4月团建方案
收件人：分为主送人、抄送人。
①主送人：邮件核心收件人，即邮件内容执行人、邮件内容核心决策人、事件负责人、牵头执行人。注意，主送人可以为多个。
②抄送人：邮件知情人、确认人、配合人、协调人，需了解到整个邮件闭环所有信息，通常为主送人领导，或需配合主送人完成此邮件表达的任务的密切成员。
一封好的邮件，要让每个人都明确自己收到这封邮件后，究竟要做什么。
3.正文：正文分为抬头、正文、结尾三部分。
①抬头：对主送人的称谓。向上沟通，不管对内还是对外，均要写为姓名+职务/职称（星总、张老师、何高工）；对内平级沟通或向下沟通的邮件，可写为名字（是否含姓自行把握）；对外平级或向下沟通，可写为姓+职务（王工、李工、锐辉）。
特别说明：如需强化抄送人知悉邮件的程度，抬头可把抄送人也统一列入进来。如合同评审邮件，有主牵头人评审，但也需要其他领导知悉，甚至咨询，则抬头可写为：x总、各位领导。
②正文：作为邮件核心内容的描述，行文格式上，邮件正文要有段落、有层次，突出重点，切忌冗余、过长，文风需简洁、明快；内容上，要包含任务要求、质量要求、时间要求等（发件人所有需传达的信息），以便让收件人快速知悉文件内容，快速明确下一步计划。一般采用总-分-总三段式。总-点名背景、需要决策的方面，一定要让收件人“知其所以然”，点明来龙去脉，帮助收件人快速、准确了解邮件背景。分-具体的问题，分段描述；总-总结概括，提出诉求。
③结尾：再次点题，明确诉求，突出重要性。如对收件人的反馈很重视，则应在正文结尾真诚表达对对方帮助的感谢或期待。另外，如需收件人配合完成某项工作，也要让其明确信息咨询渠道，给出建议（与发件人或其他相关方）。
④附件。如邮件有附件，要明确附件内容，指出附件的作用。如附件过多，需与正文内容进行关联。
策略：
分段。良好的逻辑需要分段体现。大的问题、诉求通过分段拆解为一个个独立的点，可以让阅读者更容易抓住重点。分段也让语言更简洁。
使用信息化语言。由于每个人的理解差异，相较于描述性语言，信息化语言能够有效减少误差，降低沟通成本，减小因沟通不明确带来的潜在风险。发件人应尽可能明确邮件信息，让收件人很明确知道要做什么（任务要求）、做成什么程度（质量要求）、什么时候完成（时间要求）。
使用图片、表格。当任务需求过多时，多用图、表形式展示，降低阅读难度。
保持邮件的商务基调。职场邮件为商务沟通提供工具，因此在态度上应尽量温和、平静、客观、就事论事。对于诉求明确的邮件，要把重心放在描述事实上，而非表达情绪上。
“尽快提交给我”，改成“本周四下班前（4月25日18:00前）提交给我”；
感谢各位领导的支持；感谢您的关注，期待您的反馈；工作辛苦，预祝有一个愉快的周末。
格式提醒。正文可用加粗、高亮等方式突出重要信息。
落款。建议采用邮件签名功能，详细展示发件人个人信息，如单位、部门、邮箱、联系方式等，方便后续联系、持续沟通。
充分调研提炼，逻辑自恰。如果作为发件人，在邮件发送之前需“渐进明细”发件的主要诉求，除了“知其然”外，还要“知其所以然”，提前做好来龙去脉的铺垫，帮助收件人理解，促成双方意见一致。比如：领导要求发送一个会议通知，发件人需要反复拆解邮件内容，是什么会议？几点开始？地点在哪？讲师是谁？需要哪些部门/人员参与？都有哪些议程？甚至为什么要组织这次会议？通过对各因素的的调研，理解、提炼出如增强企业文化活力/产品知名度的目的—组织已有产品相关培训会议—市场、业务人员参与—会议前需对相关产品自学—会上发言学习—会后统计各方意见—容纳到公司某分支业务战略计划等闭环逻辑。
反复解读，修改，内容自恰。在明确邮件诉求的基础上，发件人可通过铺垫和描述，让收件人对此邮件表达事项的“程度”也有一个清晰的感知。多用描写程度的词语，可以将主观感受传递给收件人。如“至关重要”“多次沟通整改后提出此项修改建议”“请重点关注此类问题”“客户、领导均十分重视，请尽快推进上线各项事宜”。
邮件发送之前，要反复解读、揣摩，是否有描述不清、误差、疏漏之处，逐字逐句进行修改。也可请同事、领导阅读后给出意见建议。细节决定成败，重要的事情不仅要说三遍，也要读三遍（至少）、改三遍（至少）。
3.善于积累素材。信息化语言写作习惯的建立离不开工作中的总结积累，其规范性、精准性更离不开实践和磨练。善于从已有的方案（或经各方评审过的文件）、自媒体文章、权威公众号等渠道发现好的语句、表述，善于向其他软技能更强的人学习，逐步积累成自己的知识库，随时调用。
4.重视每一次邮件沟通。作为职场重要且官方的信息载体，邮件不仅要完成任务传达，更代表商务礼仪，是职场人士专业性、规范性的重要体现。不积跬步，无以至千里，正是每一次细节的“厚积”，才带来工作技能和个人成长的“薄发”。
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