总经办是一个综合全面、协调统一的部门，要切实起到承上启下、协调沟通、上传下达、以身做则的作用，能够及时、准确领会并实施领导的思路意识，坚决服从领导的统一指挥，认真执行其工作指令，当好领导的参谋。以“服务、协调、参谋、监督”为主要职能，推动各项工作朝着既定目标前进。
一、部门职责
1、企业内部制度的建立、完善及监督执行。
公司管理制度包括：员工行为规范、考勤制度、安全保卫管理规定、卫生管理制度、日常行政管理规定、后勤管理制度、固定资产管理办法、低值易耗品管理办法、会议制度、文件管理制度、印章管理制度、车辆管理制度、办公费用管理制度、保密管理制度等。????
行政管理制度以《员工手册》的形式传达至每位员工。总经办将以“持续改善”为工作原则，以检查、监督、指导为主要方式，来加大制度执行力度，促进公司各项工作的制度化、流程化。
2、日常行政事务管理。
准确、迅速传达上级指示和文件，并认真贯彻落实到位。协助上级领导和各部门进行联络、沟通和协调；做好公司领导日常活动的服务、协调、安排工作。做好公司日常来宾、来客、来访人员和接待和安排工作。
3、行政费用的预算与管理。
制定公司办公费用的预算方案和计划，并在实施过程中进行费用控制。制订总经办年度、季度费用预算，分解到各功能区块，监控其实施过程，以合理降低行政费用；主要包括电话费、办公用品费、差旅费、招待费、礼品费、车辆使用费等。
4、公司会务安排。
公司会议、公司庆典等重要会议、重要活动的组织、筹备、联系、协调工作，提供会议记录与整理服务，通报会议决议，并对会议决议的执行情况进行核查。确保各项会议、活动的顺利开展及会议决议的有效落实。
5、固定资产管理。
制定低值易耗品和行政性固定资产管理制度，对公司行政财产物资进行登记、造册，定期进行盘点。监督、检查公司电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备、网络设备、运输设备及其它固定资产的采购、使用、维护、保养工作，确保公司正常运营需要。
6、文件信息传阅 。
监督公司日常重要政令的传达，落实并规范公司文件的拟、收、发、存等工作流程，负责公司的公文收发、资料整理、信息收集和宣传报道工作，确保公司重要信息的有效传递，保证公司各类信息的正确、有效、及时传播。
7、后勤管理 。
内部卫生、安保管理，宿舍管理，及公司办公用车辆的统一调度管理， 确保后勤服务及时到位，满足员工工作及生活需要。
8、重要证照及资料管理。
根据公司行政管理制度及保密制度，监督及审批公司各类重要资质证件、执照、非技术资料、计算机光盘等的使用与保管及公司印章的刻制、保管、使用及注销，确保各重要证照、资料满足使用需要及获得妥善保管。
9、接待与外联工作。
组织和接待相关单位（包括上级单位）的来访，处理地方关系和社会公益事务，处理重要函件。代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好的合作关系，培养良好的外部资源关系，维护公司良好的形象。广泛收集、掌握上级和外界的各种政策信息（如科技、经贸、技改、荣誉等），并充分利用这些政策信息，充分发挥政策优势为公司创造利益。
10、企业文化建设及网络系统建设与管理。
公司环境的布置与调整，公司内部信息发布和内部刊物的出版，各种宣传素材的组织整理，撰写公司大事记。公司各类文体活动的组织开展工作。公司内部办公系统的建立，对外网站的筹划建立，并不断完善内容。
11、部门管理。
根据公司阶段性目标和年度计划，制订部门年度绩效目标和计划，加强本部门员工的队伍建设，进行部门内人员配置、绩效、薪酬管理，合理分配下属的工作职责、工作任务并督促其执行，合理控制部门预算。
二、岗位职责
（1）组织并制定公司行政后勤管理的相关规章制度，报公司领导审批后严格执行，并对工作人员执行规章制度的情况进行检查、监督和指导。
（2）主持总经办全面工作，根据公司阶段性目标和年度计划，制定所属部门的目标、计划和措施，并予以监督和执行。检查、督导、考核下属的工作，提出有关任免、奖惩、调动的建议和意见。
（3）按照公司年度经费预算，严格控制公司各项行政费用的支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项费用。
（4）负责公司的对外接待和服务，负责对外公共关系协调、宣传和联系，保持良好的对外形象。协调与政府有关主管部门的关系，协调与行业有关管理机构、协会及其他有关各企业的关系，并代表公司出席各种会议，督导下属做好形象宣传、策划、推广等各类公关活动。
（5）贯彻落实总经理的各项指令，按照具体要求检查、督导并及时反馈执行情况，为总经理决策提供必要的参考依据。协调总经理和公司各部门的工作，上传下达，保证公司整体运作的高效性。
（6）组织、督导下属做好各类重大活动、会议的筹备工作。负责主办的会议记录，督察督办会议决议（决定）。
（7）制定企业的文件管理制度，组织、督导下属做好各类文件的起草、校正工作，并予以审核。负责公司对外项目的上报和落实。
（8）制定行政性资产管理制度，并依据各部门提供的所需行政财产物资的申请表，统一协调。组织、督导下属做好档案、印章、礼品及其他重要物品的管理工作。
（9）制定公司的小车管理制度，负责车队管理工作，对车辆进行调度，控制交通费用。
（10）根据公司年度工作计划，合理安排公司的服务工作，包括办公环境、通讯、后勤保障等工作，确保公司整体工作正常有序的进行。
（11）组织完成上级有关部门及领导交办的其他工作。
三、工作思路及计划
管理、协调和服务是现代企业行政管理工作的核心职能，从整个企业的职能划分来看，总经办具有十分明确的职责和功能：一是参谋辅助，二是综合协调，要做好总经办的工作，应从以下几个方面开展工作：
1、明确职责，细化流程。
首先，要依职能办事。总经办的主要职责：履行参谋职能，为领导决策服务；履行协调职能，为推动全局服务；履行承办职能，为公司运转服务；履行管理职能，为中心工作服务；履行督办职能，为政令畅通服务。因此，要将总经办的各项职能逐项分解到各环节、各岗位。
其次，要按流程理事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求，优化总经办各项工作流程。要逐项建立信息调研、公文运转、档案管理、机要保密、督促检查、会议管理等各方面工作的具体流程，做到环环相扣、互促互进。
2、完善制度，强化考核。
（1）全面梳理公司的规章制度和工作程序，根据公司的生产业务流程，更好的开展总经办的相关工作，逐步补充和完善各项行政管理制度，加大员工行为规范、企业文化培训，将行政管理制度彻底的、一丝不苟的贯彻下去。
家有家规,国有国法,一个企业就是一个团队,没有规矩不成方圆，何谈带队。现在公司正处在组建的关键阶段，如何提高自身素质，达到公司的要求，就必须要求每名员工时刻以员工行为准则的相关规定和公司的相关制度严格要求自己。总经办以“持续改善”为工作原则，坚持各项行政管理制度的落实，如工作纪律，办公秩序等。同时不断完善工作规程，真正做到用制度管人，按制度办事。
3、树立主动的服务意识。
搞好服务是总经办工作的天职。服务工作无小事，做好一件事是小事，做错一件事是大事，总经办所有人员按照“准确 、高效 、求实 ”的工作原则，更好的服务公司各部门。
一是服务好生产经营各环节，做到承上启下，综合协调，以诚服务，及时认真。二是服务好来宾来客，做到招待热情，服务耐心，处处注意树立好、维护好企业形象。三是服务好广大职工，热情大方，以诚待人，做好员工宿舍、食堂的管理工作，为大家创造一个良好的生活环境。
4、加强行政费用管理。
做到对人、财、物的调配、组合科学、合理，用科学方法对各部门的行政费用作出合理的预算，指导和督促部门员工按照精简、节约的原则在日常工作中力求产出收益的最大化。做到勤俭持家，不该花的钱一分不花。第一，继续控制全公司办公用品、低值易耗品的用量，严格按照计划审批、发放、监督；第二加强部门值班和检查，杜绝水、电等能耗的浪费；第三，控制好公司行政管理费用，如小车费、招待费、通讯费、差旅费等监督审查，杜绝不必要开支。
5、加大项目申报力度。
整合公司外部资源，更多的享受国家的政策、补助资金、荣誉等各个方面对公司发展壮大有着推动作用。如经信委的技改资金、节能减排资金、商务局的海外市场开拓资金、发改委的新材料资金、重点项目资金等等。
6、加强部门团队建设。
总经办根据部门的发展计划，近阶段主要加强部门队伍建设，狠抓工作落实，充分调动员工的工作积极性，发挥团队协助合作作用，确保行政办各项工作的圆满完成。
1、实行岗位责任制，为每一个岗位明确规定其职责和权限，把工作落实到具体岗位、具体到人，分工细致，责任明确。
2、坚持考核监督制度，对办公室人员的工作成绩进行评估。
3、由于办公室工作的分散性和繁杂性，要求办公室工作有计划性、针对性、时效性，掌握科学的工作方法。
总经办工作说到底，其实用一句话来形容，就是：态度决定一切，细节决定成败。如今现代企业管理高速发展，企业行政管理工作越来越被企业重视。行政管理是保障企业正常、高效运转的润滑剂，只有内部运转流畅，公司才能良性、可持续发展。以上是我对总经办主任的岗位认知以及下一阶段的工作计划，时间所限，不妥之处在所难免，请各位领导批评指正。
联系客服
