教务管理是职业院校最主要的日常管理工作之一，涉及到排课、选课、成绩管理、评教等诸多方面。伴随着教学体制的不断改革，尤其是学分制、选课制的深入开展，导致教务管理工作日趋繁重、复杂。靠教职工人力管理的传统模式已不能满足教务管理工作的需求，培养方案制定、教学任务安排、排课、评教、教务工作日常管理等一系列的环节必须要有高效、灵活的管理工具进行支持，才能规范教务管理，解放重复劳动力。
一、专业人才培养方案制定
在教务管理工作中人才培养方案的制定是一项非常重要的工作，它是一个专业开办的根本依据，综合体现了学校的办学特色、质量和内涵。专业人才培养方案文档包含专业名称、学制/招生对象、人才培养目标、毕业学分要求、课程教学安排等几个方面的内容。在编写专业人才培养方案时，要注意根据国家相关指导性文件，结合学校自身情况合理安排学时、学分占比。
通过数字校园软件平台的支撑，将学校的专业人才培养方案电子化，不仅能够方便地进行查看，还能在教学任务安排的时候直接通过培养方案得到课程清单，节约工作量。基于数字化的专业人才培养方案，在学生毕业的时候可以根据专业人才培养方案的要求自动予以毕业。
二、教学任务安排
学校的教学任务安排主要有两个工作，一是制定学期的开课清单，二是课程教学任务安排。通过整合集成的数字校园软件系统扫描专业人才培养方案，系统自动计算出该学期每个班级开设的必修课和限定选修课清单，并根据班级人数自动计算出必修课上课人数、限定选修课最大上课人数。可极大地节约制定学期开课清单的工作量，减轻教师负担。全校选修课应根据本学期的教学资源，开设可供学生表达兴趣、爱好、特长的课程清单。教学任务安排由专业、系部负责人根据学校的实际情况制定，设定课程的周学时、连排节次、教室类型、上课起止周等课程要求。通过软件系统各系部的负责人可以同时对教学任务安排进行设定，并记录在系统当中，为排课提供依据。
三、排课及课表
排课即将学校所有课程、教师、教室按时间顺序进行合理排列组合，最终由各系部的负责人提交教学任务安排数据后，由教务处统一排课。因此，排课之前必须要首先完成教学任务的安排。另外教务处还需要设定好学校的教学周历，教学周历需要包含一周的循环天数、循环节次、统一不上课的节次。
排课就像解魔方图案一样，一个面的图案变化会引起整个魔方六面发生连锁变化。在排课中，一个教学班的变化，可能会引起全校课表整体调整，因此在排课时应遵循优先安排有资源特殊要求的课表，如：教室、教师、课程等，将这些特殊要求安排完成后，再借助排课工具自动安排完成，提高排课的成功率和合理性。
四、学期授课计划编写
学期授课计划是学期课程教学安排、教学内涵的综合体现。教务处可根据学期授课计划对教学进度、教学质量和教学过程进行监督和检查。
理论类课程学期授课计划编写的前提是已完成学期教学任务安排，一般2学时为1课次，建议根据排课的连排节次为课次单元安排计划，目的是保证实操课一次课的完整性。
实训类课程教学计划分为实训教学计划和实训教学指导书，实训教学计划是给教学管理部门、教师及教辅人员看的；实训教学指导书是给学生看的。
通过数字校园软件平台，教师在教务管理系统中填写学期授课计划，这样一来教务部门便可以跟踪教师每次课的教学内容、教学场地，方便教学监督和检查，在必要的时候还可以导出来存档。
五、教学常规管理
教案检查：教师将电子教案提交到教务管理系统，系统便能自动统计应交总数、实交总数、未交总数。在有教师未提交的情况下，教务系统能自动发送短信催交。通过信息化的管理方式，让教师、教学督导处把重复性工作花费的时间释放出来，把这些机械性工作交给软件实现，提高整个学校的工作效率，让教师去做有创造性的劳动工作。
监督听课及评价：教学督导处依据授课计划，教务部门可以跟踪教师每次课的教学内容、教学场地。
作业检查：利用平台实施作业布置与批阅，可方便教务部门对作业布置情况的抽查，同时利用系统自动汇总统计教师布置作业次数和作业批改率。
六、生产实习管理
在学生外出实习期间，实习管理人员和教师需要知道学生当前的岗位与工作内容；需要收集学生的实习报告，监控实习状态；需要实时监控学生的地理位置防范风险；需要在学生实习期间加强师生的及时交流。
学校一般在学生学习的最后一学年，安排学生生产实习。在安排学生实习实训上有几个事情要做，一是制定实习学生名单；二是根据学生所学专业安排与专业相关校企合作的企业，便于学生实习期间的管理；三是根据学生学习情况和数量，安排相应的实习指导教师，用于实习期间导师和学生问题交流，以及学生实习任务管理。
为保障学生实习期间的安全，学校可通过GPS定位监控学生地理位置、联系学生当前实习的企业，如发生意外情况，可根据定位的位置联系当地警察，对学生进行跟踪处理，防范安全风险。
指导教师通过安排实习任务（如：日、周、月报）和学生岗位变化登记，跟踪学生当前岗位与工作内容，监控学生实习状态。学生随时随地用手机填报完成实习任务。实习期间岗位变换登记，便于学校及时了解学生当前岗位是在岗、脱岗、下岗或者更换到其他企业。
七、教学评教
在学校教学评教方面，有几点困扰需要解决：一是传统评教人工统计结果，工作量大，容易出错；二是如果学生没有计算机，网络评教难以实际实行；三是用通用独立的问卷调查系统评教，需手工维护学期课程、师生关系，工作量大，易出错。
采用数字校园软件平台进行评教可以解决传统评教的困扰，提高评教的工作效率和准确率。教务督导准备好问卷表，安排评教的时间、安排参与评教人和被评人，并使用教务平台每学期教任务安排的课程、学生、教师对应关系，减少人工比对的工作量和杜绝对应关系安排出错。最后便可以通知学生在要求的时间进行评教，在学生没有计算机或学校机房计算机不够的情况系，学生使用手机在线评教，解决计算机资源缺乏导致评教操作困难的困扰。
评教结束后数字校园软件平台系统会自动统计评教结果，减少人工统计评教结果的工作量，系统统计全校教职工排名，体现出各个教师教学质量和教学水平。通过学生评教、同事互评、领导评价等各方面综合的评教结果，对教师做出客观、公正的评价，这些评价结果有利于学校帮助教师改进教学工作，为评优、评先、晋升等提供参考依据。
八、数字校园平台支撑教务管理工作
现在绝大多数的职业院校的教务管理工作还是传统的线下管理方式，传统通过纸质文档和Excel表格进行教务管理工作方式，既不利于数据的准确性，也不利于教务管理工作高效的开展。通过整合集成的数字校园平台，教务管理人员可以将专业的人才培养方案编制、学期教学任务安排、排课、评教等工作从传统的线下管理方式，转移到线上网络平台上进行，既能保证教务数据的准确性，又能提高工作的便捷性和效率。
职业院校的教务管理工作是一个涉及到多项业务、重要且繁杂的工作，在教务管理工作上，学校势必需要投入大量的人力物力。通过整合集成的数字校园软件平台对教务管理工作进行支撑，是提高教务管理工作的效率和质量、把教职工从繁重又重复的劳动中解脱出来的有效手段。
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