离开以文辅政，机关公文就失去了它应有的意义和作用， 再漂亮的文字也只能成为一堆废纸。对这一点，或许无需多说，稍有常识的秘书人员都懂得。问题在于，一旦进入构思或写作状态，有些同志就自觉不自觉地走 入了“为文而文”的误区：
——轻内容而重结构。首先不是考虑文稿要解决什么问题， 要怎样表达思想和观点，而是考虑结构要搞得多么紧密、有序、 完整。而不少文稿特别是领导讲话、工作汇报、调研报告等，往往被那种陈旧的“三段式”所套牢，大三段套小三段，小三段套 三层次，从头至尾都是“三”，似乎无“三”不成文，令人不忍卒读，甚至看了就生厌。当然，如果内容和结构能达到完美结合 的话，“三段式”不是不可以，但有些同志对这个可爱的“三” 简直到了痴迷的地步，明明两个部分可以写完，也非要七拼八凑拉长为“三”，或者明明要分作四部分，也要削足适履压缩为“三”。 这样，不仅使文稿成了千篇一律、千人一面的格式化、八股调文 章，更严重的是掩盖或者割裂、淡化了内容，导致重点不突出、 指向不集中，起不到应有的作用。（当下来说，公文写作三段式用得最多，也是大家司空见惯，要想写出有特色的东西必须要有所突破，最好是有一说一有二说二，不要为做新词强说愁，为了拼出三段式而把不同层次的东西混杂在一起，这样会使文章显得逻辑不通、结构杂乱、表意不明。）
——轻实用而重文字。文字是文稿的细胞，重视遣词造句， 讲究语法修辞，力求文句通顺，当然都是正确和必需的。就机关文字而言，其实也没有多么神秘多么复杂，能够把话说清楚、说准确、说到位，清清爽爽、干脆明白，不含糊其辞，不出明显语病，就可以了。但有的同志偏偏对文字过于“较真”，不惜把大 量时间和精力花在咬文嚼字、斟词酌句上，或文绉绉书生气，软 绵绵娘娘腔，弯弯绕欧式句，让人觉着别扭，看了半天弄不清什 么意思；或华章丽句，辞藻堆砌，动不动来上几句“春意盎然， 桃李芬芳”“春华秋实，硕果累累”“让改革的犁铧呼啸着穿过 陈旧思想观念的僵土”之类的“佳句”，把文稿差不多写成了散 文诗；或刻意追求句式整齐、对仗，不仅标题非排比句不可，连文字叙述也到处出现排比句，而且大多是为了排比而排比，生拼硬凑，牵强附会，看似气势宏大，实则文字游戏，对实际工作又 有何益处呢？（公文写作，摆在第一位的是思想，即领导想表达什么样的意思；其次是情感，晓之以情、动之以理，领导讲话则不死板，大家容易产生共鸣，以达到更好的效果；最后是文采，有亦可、无亦可，这是公文写作与一般文学写作差别最大的地方。总结来说，就是三风，思想之风、情感之风、文采之风）
——轻质量而重篇幅。毫无疑问，机关公文首先必须注重质 量，注重实在、管用，内容与篇幅必须“尺寸相符”，宜长则长， 宜短则短。而有的同志则不管内容多少、质量好差，首先考虑的 是要把篇幅搞得多长，似乎不写长点儿就不像文章，就显示不出 自己有水平，于是动辄五六千字，甚至一两万字，本来讲一个问 题就行非要拆成两三个问题，本来一句话可以说清楚非要分成两 三句来说，实在没词就从报刊上、网上大段大段地“拿来”，有 时连一个短短的通知也要唠唠叨叨地拉成一两千字。实际上，太 长的文章没人喜欢看，太婆婆妈妈的话反而让人记不住，倒不如那些简洁、明快、朴实的文稿，一是一，二是二，单刀直入，板上钉钉，句句说到点子上，让人印象深刻、容易记住，也便于贯彻执行。（现在从上到下都在精简文风，提倡讲短话、说有用的话，长篇大论只会让人昏昏欲睡，与领导讲话的初衷背道而驰。一般来说重要讲话不要超过六七页纸，时间控制在二十分钟左右为宜）
——轻效果而重形式。务实是文稿的生命，效果是文稿的价 值，真话实话最中听，空话套话惹人嫌。长期以来，由于机关文 风积弊较深，公文写作中的形式主义、官僚主义也屡见不鲜，甚至习以为常。比如废话连篇，拖泥带水，动笔就是“在……正确 领导下，在……大力支持下，在……共同努力下”，似乎不这么写就不符合公文格式；比如空话成堆，空洞说教，开篇就是理论， 凡事必谈认识，似乎不这么写就缺乏思想性；比如套话迭出，曲 意恭维，对领导讲话的评价必定是“高瞻远瞩”“深谋远虑”“求 真务实”“具有很强的思想性、前瞻性、针对性和可操作性”之 类的漂亮话，似乎不这么写就是对领导不恭；比如大话满纸，脱 离实际，热衷于照抄照搬上级文件和领导讲话，似乎不这么写就 是不与上级保持一致。这样的文稿，看似周到全面，无懈可击， 但又能有什么实用价值呢？凡此种种，究其原因，还是观念上、动机上有问题，即：不 是为解决问题而写文章，而是为写文章而写文章。却不知，拘泥 于“文章”反而写不出好文章，执着于解决问题才能写出真文章。（我的领导也指出过，这种套路满满的讲话，错没有错，但是用也没有用，文稿的第一要务就是以文辅政，要务实、接地气。）
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