我是一个有求知欲望的人，尤其喜欢各种软技能培训，每次上培训都是认真听讲，积极举手、参与的好学生。一直明白：如果可以把学到的东西，结合自身经验，用自己的话再讲出来，写出来，是最好的复习的过程，有助于真正的掌握。
最近参加了一个“高效会议”的培训，讲师来自英国，叫James。他讲的有些拼凑，提前半小时就说要下课，所以讲的匆匆忙忙，但是发现看错了时间后，又分享了些有用，但是听起来跟主题不是密切相关的内容。不过，我自己从培训讲义里面发现了很多的亮点。让我先来集中介绍下三个亮点，再罗列“如何让会议更高效”的课程要点。
亮点一：TED演讲（ted.com)
现在TED演讲成了培训师的最爱，决不辜负它的slogan－“值得传播的点子”。这次老师推荐了Nilofer Merchant的“准备开会吗？边走边谈吧！” 建议大家站着开会，增加行走时间，让身体更加的健康，并且改善会议的质量。
如果你有空但不知做什么好，不如去TED上找感兴趣的话题看看。说不定就有启发和收获。
亮点二：Mind Tools (mindtools.com)
这个网站成立于1996年，向大众提供优秀职业发展所需的重要技能培训。注册成为体验用户后，会收到一封电子邮件，里面提供了《个人发展计划》手册的下载链接。这本22页的发展计划手册提供了自我评估及职业目标设定等工具，旨在帮助个人规划自己的职业发展。下面是截图供大家参考：
比方说关于时间管理，我很久以前曾经学习过的一个重要及紧迫的分类方法，这次在这个网站就找到了很详细的诠释，有图有指导：
这个工具就是将日常生活及工作中的所有事项按照下面的顺序排列，并告诉你时间管理问题来临时的为什么？怎么办？
重要并且紧急：这些或是你不能预料的，或是你留在最后一刻才去做的事儿。通过预先计划，你可以避免那些被留到最后一刻才处理的事项。但因为我们不能估计或避免危机及意想不到的事件发生，所以我们需要给自己的日程留出处理紧急、计划外活动的时间，甚至调整我们的日程。如果你实在是有很多重要并且紧急的待办事项，那么看看哪些是可预见的，今后提早做安排，让这类重要的事情不那么紧急。
重要但不紧急：这些是可以帮助你实现你的个人及专业目标，完成重要工作的活动。确保你有很多时间做好这部分事儿，不让它们变得紧迫。并且，记住在日程里留有时间去处理未知的问题。这可以帮助你避免因必要的工作变得紧急而带来的压力。
不重要但紧急：这类型的工作会影响你实现自己的目标。总是问自己，可以改期或分派任务出去吗？其他人是这类事件的来源，我们可以对其他人有礼貌的说“不”（拒绝），或鼓励他们自己去解决问题。yes to people，no to task。或者，你可以开放一些时间段，让别人仅在这些时段里找你。例如与那些经常打扰你的人安排固定的会议，这样你可以一次处理他们的所有问题。这样，我们就可以更长的集中精神在自己重要的任务上。
不重要并且不紧急：这些是干扰项，应尽量的避免。可以简单的忽略或取消。但是，可能这当中有些是其他人希望你做，尽管它们对你自己想要的结果没任何贡献。所以，有礼貌的拒绝，如果可以，解释你不能做的原因。当人们看到你对自己的目标和边界划分很清楚时，他们未来就会避免要求你去做“不重要”的事儿。
亮点三：5个改变你声音的方法
上过张磊（Roy）的《职场磁声》课程后对声音很门清了。这次上课的英国老师也同样的强调了改善声音的五个要素：
音量，提高5%，可以吸引大家的注意力；
语速，说到重要的事儿要放慢语速；
音调（抑扬顿挫），没有变化的音调令人昏昏欲睡；
停顿，用好了，可以引起大家的注意力，帮助控场；
强调，重（zhong？chong？）读，个别词语，而非所有的句子。
好听的声音，会让你的话更能被别人听进去，从而间接的提高沟通效率。
关于高效会议的培训分享：
在日常工作中，我们每周都会经历各种长长短短、大大小小的会议。那大家为啥要开会呢？可能是因为仅靠打电话或是发邮件不能解决，开会的原因包括但不限于下面五点：
分享信息，
解决问题，
表扬或为员工庆祝
确保大家的理解是一致的
为活动做准备等。
补充一个关于发邮件的提示，“不超过5行”，将需要进一步了解的内容放在附件里，当然附件也不要超过2个。我觉得，开会能够提高对方对一件事情的重视程度，在投入的一段时间内，你也可以直观的了解对方的看法，获得反馈。
为什么会议会失败呢？为啥有的会议开完后，我们变得很沮丧，觉得自己的时间虚度了，没有了工作的动力？那可能是因为这些会议：
太长了；
没有明确的结果（任务）供后续跟进；
没有人记录会议要点，并在会后发给所有与会者；
个别少数人的话太多（一言堂）；
有些人不发表自己的观点和看法；
没有会议日程（没有目标的会议）；
没有任何会议前的沟通（意料外的行为，回应）；
不鼓励参与（与会者之间没有交流）；
没有时间管理，浪费会议时间在组织工作上；
混乱的局面，没能控制好争执和冲突；
无法达成一致，浪费时间和公司资源；
允许开小会，没有关注点和讨论方向；
不控制错误的行为，令每个人都变得不遵守规则（看手机，打电话等）；
不总结会后行动，导致错误的了解下一步的计划；
缺乏激励，令参与者无感或丧失动力。
总之，会议失败有各种各样的原因，那不如分享些如何让会议更有效的建议，主要有下面6个：
有目的的组织：明确开会的目标，提前24小时发送会议议程，带上纸笔，提前5分钟到场；
准时开始，按时结束：不必等到最后一个人到了才开始；
减少干扰：例如刷微信、微博，接电话，有人迟到等；
鼓励开放式的讨论：减少一言堂；
别提出过多的问题：不跑题，简要并准确；
总结关键讨论成果：在会后24小时内给大家发送会议纪要。
欢迎大家在文末发表留言，补充那些让自己参与的会议有效或无效的原因。
高效能人事的七个习惯：
主动积极
以终为始
要事第一
双赢思维
知彼解己
统和综效
不断更新
时间管理的三个重要点：
妥协：你不能什么都做，而且你也不可能总是把每件事都做到完美。
关注：避免干扰，集中在手头的工作上。
快速决断：越快做决定，就越快可以推进工作发展。
时间管理好的结果就是时间使用后，你觉得开心或个人有所提高（成长）。下面是一些浪费时间的事儿（Time-wasters）供大家参考，但如果其中有些帮你放松或给你带来愉快，那就不算是浪费。例如：看电视，寻找没有归档的文件，上网，其他人，不来不说“不”（没能力拒绝别人的请求）。
说到“拒绝”，其实有一些会议与我们根本不相干，当被要求参与这样的会议时，你可以有礼貌的表达自己的想法，“您能告诉我这个会议和我有什么关系吗？” “这个会议跟我没关系吧？” “我已经参加过类似的会议了。” 避免参与和自己没关系的会议。与其碍着面子参与，心不在焉，耽误时间，不如礼貌的在开始回绝这样的会议邀请。
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