照片档案管理规范(4)

5．4．2  照片的排列

    应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。

5．4．3  照片的编号

    照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种格式：

    格式一：全宗号一保管期限代码一册号一张号

    格式二：全宗号一保管期限代码一张号

    若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法(影像相符的照片、底片编号相同)。选用合一编号法宜以照片、底片齐全为基础。

    全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

    保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D”对应代表永久、长期、短期。

    册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从“1”开始的顺序编号。

    张号：格式一中的张号是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从“1”开始的顺序编号。

5．4．4  照片的入册

5．4．4．1  照片册一般由297 mmX 210 mm大小的若干芯页和封面、封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。芯页格式参考示例参见附录C。

5．4．4．2  应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。

5．4．5  大幅照片的放置

    对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过 5 cm。以竖直放置为宜。

 5．4．6  单张照片说明的填写

  5．4．6．1  说明的格式

    说明应采用横写格式，分段书写。其格式如下：   

    题名：

    照片号：

    底片号：

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