小企业采购管理实施案例 (中小企业精益管理之经营篇)

小企业各种物品采购具有很大的随意性，年终岁尾发现很大的浪费，没有系统性和预算计划性是中小企业的通病，尤其是生产原材料的采购没有系统性控制，控制的目的就是1）确保原材料，零部件的品质能达到公司客户的标准。2）确保原材料，零部件能适时适量地满足生产需要。3） 确保采购价格和数量的合理，节约成本，降低库存

原材料采购

各个部门的职责

• 技术部 a) 负责原材料标准的制定及试制

b) 负责材料分类和零件编号。

• 物流部 a）负责原材料安全库存的建立及跟踪

b) 负责材料采购申请及物料需求计划的制定

c）订单的确立及跟踪

d）到货的通知及送检

e）入库办理及到期的货款结算

• 采购部 a）采购的实施、合同的拟定、

c）不合格品的退换货、特采及关联处罚、折价处理

e)负责材料的价格谈判

• 质量保证部 a) 负责主要原材料、辅助原材料等的进料检验

b）负责材料使用过程中的质量跟踪、统计和反馈

• 关联部门 负责关联材料的购买申请、技术规范及验收

• 财务部 a）财务部负责发票的处理及结算

b）监督供应商折价或扣款的处理

职责清晰

采购流程

流程清晰

• 材料分类

1）综合采购依据如下原则对材料进行分类，生产材料的分类由技术和采购共同实施:

A类:主要原材料或服务(构成产品组成部分或外包服务)

B类:辅助生产材料、工程关键用件、仪器、设备等

C类:办公用品、辅助物品工具等

A类物资的采购要形成物料需求计划,签署合同、协议,质量保证协议等.及时跟踪, 定期结算.

B类物资需要采购申请,报价实施,必要时签署合同、协议.

C类物资采购申请,每月实施1次购买,数额较大实施报价,签署协议.

2） 物料需求计划(A类物资)

• 每年年末物流部根据销售计划及库存和在制品确定年度物料需求计划；

• 每月月末物流部根据销售计划及库存和在制品确定月度物料需求计划,采购部实施采购；采购周期根据采购货物周期确定.一般提前1-3个月.

• 涉及外包计算外包服务费用(年度和月度)

3）采购申请

• A类物资,物流部依据仓库报警和物料需求计划与实际核算,确定需要采购,制定采购申请，采购部依据协议的价格,拟定采购订单.B类物资关联部门需要时提交采购申请单（技术规范）;C类物资每个月定期申请, 采购部安排隔月采购.

1）办公用品采购申请由人力资源部填写

2）消耗物品及设备仪器由相关部门填写

3）一次性包装材料由物流部填写

• 采购订单采用通用格式,采购申请里面必须具备详细的规格时间要求等说明,必要时附带图纸、合同、协议等.

• AB类实施报价核准后采购实施（必要时组织相关部门评审）,C类物资数额较大需要核准后采购实施.C类采用3-5家报价比较确定.

• 合同、协议、订单需含有以下信息：

a）产品信息描述（如名称、规格、数量、单位、价格、时间等）

b）产品质量要求（尺寸、功能、外观、包装防护、安全环保、使用等等）及质量保证

c）运输要求（空运、海运、陆运、快递等）

d）提货方式（送货上门、自提等）

e）异常处理（换货、退货、处罚等）

f）结算方式（结算周期、结算方式等）

g）服务要求（沟通、责任人、文件提交、安装调试、维修、培训等等）

h）其他要求及事项（环境及安全要求）

• 紧急的采购时，与供方做好沟通协商，确保满足采购要求。

• 采购原则上必须采用公司经律师审核后拟定的合同，如采用其他公司的合同，采购要做好合同评审，合同、协议、必要时由律师评审，经总经理批准后执行。

• A类采购需遵循以下原则:

a)供应商和合格供应商目录里面存在的

b)客户或相关方指定的供应商

c)获得CCC认证的关键原料申报的供应商

d)采购的规格/型号/参数不得私自更改

如需更改,提前申请变更,获得客户/CQC及相关方的批准,方可实施.

4）采购实施与监控

• 经批准后的订单、合同、协议、采购要求,采购部及时发给供应商或外包方或亲自去采购.

• 采购部应定期与供应商、采购单位进行沟通,确保符合要求.

• 采购中及时与供应商沟通,确保货物准时交付.发现异常及时提前采取措施处理.

• 采购最终要求

a)准时交付

b)数量准确

c)质量符合

d)服务到位

• 为确保供应商能如期交货,采购人员应于进料日期前采取跟催措施可用“电话”，“邮件”，传真或到供应商现场跟踪，必要时进行升级处理

• 国外供应商需在发货后将预计的到港日期以书面形式通知采购员，以便于跟踪和准备

• 对未达到100%准时交货的厂商，则须填报《交期延误对策单》，以防再发生此种情况,并由采购确认供应商对策的有效性。对重复发生延期交货的供应商，参照《供应商管理控制程序》

• 当一年内延期累计达5次以上时，综合采购部将其从合格分供方名册中删除。

• 额外运费的产生有以下情况

1）客户紧急订单：

2）公司材料消耗超标；

3）供应商未按规定期限交货

5)到货管理

• 所有的货物到货情况如下:

a)一般采取到公司,采购提前安排好公司关联组织卸货.

b)通关一般采取委托代理方送货或自行提货.

c)大型设备等需要供方送货-安装调试.

d)临时紧急物品,小物品公司自行提货.

e)供方采用发货自提的方式需要自提(不建议使用)

• 提货、运输、卸货时注意物品的防护,以免造成损伤.

• 到货避免产生额外运费，如产生则记录《超额运费记录表》

6)货物验证及处理

• 采购购买回来的物品及时通报关联部门进行物品验证,验证可以使用办理入库，不使用则办理退货或换货，退货换货避免产生超额运费。

• 验证责任人对于验收后同意使用进行签字确认

a）检验员负责原材料入厂前验证，比较重要的辅助材料的检验及包装材料的检验

b）检验设备及生产设备的验证按相关程序文件执行（生产设备控制程序，工装模具控制程序，检验实验装置控制程序）

c）生产人员和检验员共同负责原材料使用首件检验，

d）技术部负责工程关键用件的验证及开发样品、新材料的验证

e）行政部负责办公用品的验证

f）其他申请部门负责验证

• 对于验证不符要求的物品采取的措施，采购部与供应商协商处理

a）退货、换货及产生相关费用的处理

b）挑选、返工、返修及产生相关费用的处理

c）让步接收流程的办理及折价的处理

d）双方不一致及纠纷的处理。

• 对如下事项要进行处罚,处罚以通知单下发,在货款中扣除.

a）未及时交货

b）产品不符合要求

c）供方的物品造成事故（质量、环境、安全）

d) 其他

• 质量保证部/采购SQE负责A类不合格品处理决定，要求供应商提交改善对策（8d）并验证其有效性。

• 质量保证部统计A类采购产品不合格品的统计提供给采购部，采购部按照供应商管理控制程序对供应商进行处理），物流部统计及时交付的统计。

7)结算

• 财务依据合同或协议的结算方式及结算日期进行结算.

• 及时获取合适的发票,确认发票的有效性,确保将发票保存好,以免丢失,及时办理

结算,维护好公司的信誉.

• 结算时一定要与采购确认是否有处罚、折扣等相关事项的处理

• 结算时依据财务管理相关规定执行