“岗位说明书”实战操作

岗位说明书的制定流程、步骤有哪些？

一、准备工作（依据企业情况确定，可选做或不做。）

1、了解公司。

因为同样的人在不同的公司会或多或少有着不同的表现。对公司的了解主要体现在组织架构，业务领域，目前发展状况，管理层，企业文化等几方面。其中组织架构能帮助你确认职位所处的部门情况，团队情况及相关部门内部协**况；业务领域能帮助你确认公司主要发展方向及行业内公司排名等情况，目前发展状况可以帮助你对目前公司需要的人才取向有一个简单的判断，对管理层和企业文化的了解可以让你清楚老板喜欢什么样的人，以及什么样的人可能更适合公司氛围等问题。

2、对公司的组织人事系统进行诊断

3、制定可行性的方案（包括标准表格设计等）

4、宣传、统一思想

岗位说明书涉及到对各岗位的描述与规范，目的是使员工明确了解自己的工作责任、本岗位在企业的作用以及企业的要求，因此，在编制过程中必须得到全体员工的支持和参与。可惜很多部门主管都像在应付作业一样草草完成，没有借此机会与员工进行充分的交流，甚至在做完岗位说明书之后，员工也不知道岗位说明书的作用，有些员工还认为岗位说明书是对他们工作的限制，出现员工不理解、不利用、不执行的情况，使岗位说明书变成可有可无的摆设。

此外，对任职资格的界定，会使一部分员工感到恐慌或者失望，他们就会认为岗位说明书是人力资源部给他们设置的障碍，因此，企业在编写岗位说明书时，宣传显得尤为重要，可以通过会议、内刊、板报等展示变革的宣传必要性；给员工宣讲制定岗位说明书的意义和说明书中各项内容的含义；树立外部标杆、危机教育，增强紧迫感（甚至老板在大会小会上强调）等形式开展。

二、具体实施

1、确定（原有的修订）公司的组织架构（自发开展往往不做此项）

2、岗位说明书制定专题培训

3、公司组建团队。为使整个制定工作顺利、有序进行，由公司分管领导、人资部门人员及对业务、工作流程熟悉的人员组成评审小组，对整个制定过程监督、指导，并对最终结果进行审核。

4、制定（原有的修订）各部门的职能、职责

在界定岗位职责时，首先应编写部门职责。岗位的职责应为部门职责的分解，部门的各项职责应在岗位的职责中得以体现，即“人人有事做，事事有人做”。部门职责是界定岗位职责的基础，因此，界定岗位职责的第一步界定部门的职责。界定部门职责时，可根据部门的工作任务进行分析，规范各项任务的工作流程，找出部门之间交叉的工作，明确各部门的职责权限。工作流程图可以一目了然地描述完成工作的程序，反映各岗位之间的工作衔接关系。当出现职责交叉现象时，应具体问题具体分析，而不是简单“一刀切”。

5、根据各部门的职能、职责，确定各部门的岗位

将部门职责分解到部门的各个岗位，明确各岗位之间的分工关系。这一过程也可作为企业定员定编的依据。根据任务量和工作的要求，应将部门的工作任务合理分解到具体的岗位，确定部门的岗位设置和人员安排，并明确部门内各岗位的岗位职责。特别是对于多个岗位承担某一共同任务时，应用规范的语言明晰地确定各岗位在此项工作中要承担的责任。例如：分析、评价各个岗位有什么事情要做，看看这个岗位要做的事情在部门组织流程里有什么作用，是否有必要设置这个岗位；看看各个岗位有多大工作量——如果工作量满7——8小时的话，那么从工作量角度可以考虑设置，如果工作量只有4个小时以内，就不必设置了，可以把相关职责转移到其他适当岗位。

6、分级标准和具体的岗位名称

7、针对各岗位进行职务分析

人力资源规划时设置各个岗位所赋予的职责列上。

发出标准表格或者内容标准格式。

岗位部门负责人组织内部岗位人员进行沟通，提出书面意见并反馈职位说明领导小组。

8、修订

为确保职务说明和职务规范的正确、清楚、易理解，应交由管理者和员工检查一遍，有助于获得对职务分析结果的认可和接受，并根据有关建议和意见，对岗位说明书进行修订。

职位说明领导小组进行检讨、分析（意见分歧则听从双方上级的意见）

9、审批、签发、存档

人力资源部对于部门岗位的描述与部门、人员达成一致，则修改打印标准格式。

岗位说明书作为公司的管理文件， 分发到对应部门存档及学习。

通常岗位说明书为一式三份，一份为用人部门负责人保管，一份为员工自己保管，一份由人力资源部备份保管。

10、培训、考试

部门负责人与岗位人员面谈， 让其了解其工作职责及公司对岗位工作标准（最好是可以量化）的要求。

岗位人员在明确了自己的工作职责和要求及可以量化的工作标准后进行签署确认，员工复印留存学习和指导用，人力资源部留存原件。

11、当岗位的工作标准和要求发生改变时， 按照文件增删申请、审核、批准、分发、签收、旧文回收到期销毁、文件学习、存档的程序进行。

12、制订维护运行管理制度，如《岗位说明书管理制度》

一般而言，岗位说明书应至少每1~2年修改一次，根据行业的发展和职责的变化情况灵活进行选择。但是当企业发生重大组织变革和战略调整时，应及时修订岗位说明书。我国很多企业都注重岗位说明书的更新和发展。如联想集团甚至规定每半年对岗位说明书修正一次。