公司各部门：
为适应98年公司大发展的需要，有效促进各项工作的顺利进行。经公司研究决定，对国内出差开支标准及相关费用管理作出新的规定。现经总裁批准，予以下发，请各部门遵照执行。
附件： 1、国内出差开支标准及相关费用管理规定
2、出差人员借支备用金申请表
3、差旅费报销单
4、交际应酬费说明清单
5、市内误餐补贴申请表
一九九八年四月二十三日
国内出差开支标准及相关费用管理规定
一、为适应公司大发展的需要，保障公司商务活动及对外合作交流活动的迅速发展，规范国内差旅费开支的管理，结合公司实际情况制订本规定。
二、本规定适用于在国内外出公干的员工。
三、本规定所指的差旅费是指公司员工国内外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、伙食费补助、其他公杂费（行李费、信用卡取款手续费、邮电费、购退票手续费、文件复印费）等。
四、本规定自一九九八年六月一日起执行。
出差开支标准
五、交通费用标准：
5.1国内出差人员在途交通工具根据实际情况可采用飞机经济舱，火车、轮船、长途汽车据实报销；
5.2公司常务副总裁、年龄超过40岁的总监以上职别人员出差，在途交通费据实报销；
5.3公司执行副总裁、总监以上干部因需要，应注明情况据实报销；
5.4销售人员、工程人员及其他人员市内和近郊范围内可以使用出租车；远郊以外长途200公里以内出差，如遇携带仪器或资料的情况下可以自行决定使用出租车。超过200公里，需告之直接主管。
原则上所有人员进出机场、码头、车站应使用出租车，不要专车接送。（包括从公司往返机场、车站、码头），公司机关人员在深圳办事，提倡使用出租车。
六、住宿费标准：
6.1一般性公务出差国内住宿费标准如下图所示：
原则上因研发、管理、市场营销、技术服务工作公干的员工，可以使用三星以上宾馆。在宾馆有公干的，可以使用四星级以上宾馆，不同地区会有不同标准，按宾馆级别报销，执行下列标准。二人同住的，如由1人报销，另1人签字证明，标准可以加倍。
6.2单人赴外地出差，包住单间，但费用不得超出开支标准的1.5倍；如能两人合住的，提倡合住，以节约费用；
6.3陪同比自己职务高的人出差，视具体情况可享受同等住宿待遇；
6.4住宿费包干标准为150元/日，以100元/日为计算起点，即住宿费高于100元/日而低于150元/日即按150元/日报销；住宿费低于100元/日，住宿费据实报销，并补助50元/日；此条仅适用于在县以下地方住宿的用服工程人员（含中研、中试等开实验局人员）、司机及驻厂检验人员等。
6.5第4条所列补助标准必须以规范的住宿发票为依据，住宿天数及标准应清楚填列。
6.6出差外地，特殊情况必须住机房期间（公司不提倡住机房），每日住房补助50元。
七、伙食费
7.1离开工作岗位，赴外地出差，伙食费实行按人头包干，按出差日历天数每人每天伙食费100元，超支不补。
7.2在工作的城市内出差，实行误餐补贴。按早餐20元、午餐40元、晚餐40元的标准，实行按餐补贴，并填列误餐补贴申请表（见附五）。
7.3 公司派驻外地（指公司所属合资厂、片区、办事处、研究所等）工作人员及当地聘用人员按工作天数每人每天伙食费补助20元(含上、下班市内交通费在内)。
7.4 误餐补助与伙食补助可同时享受。赴外地出差期间，不再同时享有20元/日伙食补助。
7.5 凡是公司或相关部门派驻办事处长期工作的（指两个月以上）员工，在办事处所在地工作期间，与办事处当地人员享受同等标准（伙食补助与误餐）；其差旅费根据相关部门出具的工作联络单，在当地办事处报销。
7.6公司所属单位员工在回公司期间，根据实际情况处理，陪同客户期间，视作外地出差。述职与培训、工作协调应由公司统一安排食宿，（在深圳有家或宿舍的不作安排）每天伙食补助不再发放。
7.7办事处司机赴外地出差，每日补助60元/日。在市内出差误餐，按7.2条。
八、其他公杂费标准
出差人员在外地因公发生的行李费、信用卡取款手续费、邮电费、购退票手续费、文件复印费等，按发票据实报销，而住宾馆个人的洗衣费用、房间饮料、食品费用以及私人电话应由私人承担，住三星级宾馆以上者（含三星级宾馆）报销时要提供详细费用清单。或在费用报销清单上注明可报销部分。
有关费用报销管理规定
九、各部门主管应遵循“一切为公司着想”的原则，讲求实效，注重经济效益，严格出差审批。严禁无明确任务计划的出差行为。出差人员按规定必须得到上级主管人员的批准。副总裁以上的人员出差应得到主管常务副总裁或总裁的批准。
十、出差人员在启程前，应按规定的费用开支标准，编制经费使用计划，填《出差人员借支备用金申请表》（附二），经主管领导审批后，送财务部相关部门审定，方可到出纳部领款。
十一、副总监级别以上干部出差，不使用备用金方式，信用卡的费用一律由职工个人负担，按报全额的102％核算。各种办公、会议、交际、业务费用由相关文件管理，可以借支备用金。
十二、集体出差团组（三人以上）应由部门领导指定专人负责出差期间费用的领用、报销事宜。出差人员在外的个人开支购物以及游览等非工作需要而开支的一切费用，均由本人自理。回公司后，必须在一月内清帐，否则将自动从责任人帐上扣除，并补交利息。
十三、出差人员返回后，应将出差期间所发生的费用按时间顺序分类粘贴，分类计算报销金额，并及时填制《差旅费报销单》（附三），便于部门权签人审核和财务部门办理报销手续，结清所借的备用金。
十四、出差期间所发生的相关费用的单据均需附在《差旅费报销单》后，非本次出差期间所发生的费用单据不得附上。
十五、出差期间所发生的交际交酬费应填写交际应酬费说明清单（附四），并经直属部门经理单独审核签字确认；而部门经理所发生的，经上级部门主管单独审核签字。对于金额较大的会务费，广告宣传费等差旅费附带费用应提供事先公司的审批手续以及与客户签订的协议书。单独进行报销，不列入差旅费中核销。
十六、外出参加会议、访问已享受接待方提供的伙食补助、住宿的，不得再报该期间的伙食补助费、住宿费。
十七、特殊情况超过开支标准的应由本人在另附的文字上，详细说明事情的原由， 并经部门主管单独审批后，方可报销。
十八、为了保证会计核算的及时性以及会计信息的准确性，公司员工应按规定期限（回公司后一月之内）报销，否则计收利息。
十九、会计人员有责任严格执行本规定，并及时、准确地为员工办理差旅费报销手续。
（本文作者邓玉金，资深HRD，知名培训师，《招聘的8节实战课》著作者，公众号：邓玉金人力资源实战，转载请注明作者和出处）
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