会议管理需明确的三件事

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坚持数字化转型，持续优化会议管理，创新用“三个明确”推动会议管理取得良好效果。

树理念，明确管理思路

明晰侧重，开展分类管理。决策类会议指涉及重要事项研判决策的会议，对这类会议侧重规范性管理，进一步完善会议制度、细化议事清单、优化决策流程、健全督办台账。

部署类会议指以传达部署工作为目的，对这类会议侧重制度约束，加强对会议预算、时长、规模、形式等具体的约束，会前下发材料，会后强化落实，切实提升传达部署质量。

研讨类会议是干部员工沟通交流的有效方法，对这类会议侧重效率提升，以解决实际问题为目的。

全面覆盖，开展分级管理。集团办公室牵头搭建交流平台，构建三级、四级单位可直接参与的扁平化交流模式，第一时间发现存在的问题并及时向上级单位反馈。同时，明确各级单位仅向下一级提出指导意见，避免跨级指导。

横向对标，开展分区管理。综合考虑职责定位、业务范围、人员规模等情况，将二级单位分为7个工作组，按区域制定差异化管理目标和落实举措。

优方法，明确工具手段

持续推广无纸化会议系统。自主研发了基于移动端的无纸化系统，具有会议材料一键上传、点对点分发、历史会议回看、记录自动生成等功能，既便于参会人员查看文件，又大大减轻会务组织的工作量。

持续优化视频会议系统。视频分会场虽实现了远程参会，但仍要求参会者在本地集中。每次召开视频会议均有参会者无法前往分会场集中参会的情况。为此，将自研的会议系统与传统高清视频会议系统实现物理打通，既支持集中会议室视频接入，又支持个人终端无时空限制接入。

立标准，明确复用模式

形成标准化流程。标准化的流程可降低因人员变动造成的临时性管理缺位风险。我们将会议管理关键点规范化，形成“申请、通知、组织、召开、传达、复盘”的标准化工作流程，管理人员只需登录会议系统即可按流程、按要求开展管控，降低管理风险。

形成可推广模式。将会议管理的好经验、好做法，总结形成了6种会议场景模板，供各级单位使用，并总结提炼工作模式向集团外部输出。

〔作者单位：中国电信集团有限公司办公室总经理办公室（董事会秘书处）〕

据《秘书工作》2023年第1期《“三个明确”优化会议管理》摘编整理，精彩全文欢迎阅读杂志