GTD读书笔记
此书便是大名鼎鼎的《搞定：无压工作的艺术》，四年前就看过此书，如今再看最新的版本，收获颇多，整理笔记如下。
GTD是我最喜欢的时间管理方法，它的强大之处就在于其缜密完善的系统，好的东西总是不那么容易获得，所以这个方法是有学习成本的，一旦上手，回报是无疑的。
问题：增长的需求，匮乏的资源
工作不再有清楚的界限、工作与生活不断变化、旧的模式和习惯已让人力不从心
承诺：武术家的“一切就绪的状态
心如止水、在需要时使自己进入“高效状态”
原则：有效地处理内心的承诺
过程：管理你的行动
管理行动很重要、采用自下而上的方法、对行动进行横向管理和纵向管理、把一切事务赶出大脑。
收集引起我们注意的事务和信息
清理每个项目的意义和相关措施
组织整理结果，提出选项
进行思考回顾
选择行动
问问你自己：“我需要以何种方式在何时将想法付诸行动？”你建立管理系统是为了让它发挥作用，而不是单纯为了拥有它。
百分之百地收集一切“未竟之事”
尽量减少收集工具的数量
定期清空收集工具
不能行动：垃圾、将来也许（待孵化）、参考资料
可以行动：项目、下一步行动（2分钟行动、指派他人、延迟）
下一步行动：可执行的、可操作的具体行动，并且只有将其完成之后才能推动整个事情向着既定目标发展。
项目：任何一个需要多个步骤才能完成的任务。
不能行动清单：将来也许、参考资料
可以行动清单：项目清单、保存项目规划资料的存储系统（与参考资料的区别在于对于正在进行中的项目，需要更频繁的查询）、日程表、下一步行动清单、等待清单（指派他人）
行动提示信息分类
某指定时间或日期里执行的行动提示信息（日程表）
尽快完成的行动提示信息
日程表的分类
需要在指定时间执行的行动
需要在指定日期执行的行动
需要在指定日期获取的信息
除了以上三种情况，才允许记录在日程表（当日必做清单）中，不再需要“每日工作清单
下一步行动清单：所有的行动提示信息（除去2分钟行动和指派他人）
需酝酿的资料
将来也许
备忘录
参考资料：包括书面形式的资料
日回顾：
日程表（当日必做）：意味着可能并不是最重要的事，但是事当天必须完成的事，
下一步行动
周回顾：所有事务
收集和加工处理所有“材料”
回顾整个系统
更新各类清单
做到彻底、清楚、实时、完整
选择行动方案的三种方法
确定某一时刻具体行动的“四标准法”：情景、时间、精力、重要性。
确认每日工作的“三分类法”：执行事先安排好的工作、处理突发事件、安排自己的工作。
总体检视工作的“六层次法”：为了明确哪些工作是最重要的，我们需要知道工作到底是为了什么。
5楼视野：目的和原则
4楼视野：愿景（长期展望）
3楼视野：目标（1－2年）
2楼视野：关注点及责任范围
1楼视野：当前项目
地面：当前行动
轻松自如控制一切的关键：
明确判定工作的预期结果（目标）以及为实现目标所需执行的下一步具体行动；
把一切尚待解决的工作提示信息安置在一个完善可靠的系统中，并定期回顾和审阅。
定义目标和原则
展望结果
头脑风暴／集思广益
组织整理
明确下一步的行动方案
目标
思考“为什么”这个问题的价值的好处：
界定成功
建立决策标准
调配资源
激发动机
阐明重点
拓宽选择
原则：目标赋予干劲和方向感，原则界定行动限制因素及行为标准。
前景/结果：询问工作成功地完成之后，现实究竟会出现一番什么景象。
头脑风暴／集思广益：如何实现
捕捉你的想法：思维导图。
分布式认知：把信息从大脑中清理出去，转化为客观的、可以经常回顾的形式——建立一个“外脑”。
关键技巧：不判断、不质疑、不评估、不批判；追求数量、不求质量；把分析组织工作置于次要的地位。
组织整理
基本要点：
明确事件的重要组成部分
整理分类（按照下面一个或多个标准）：构成因素、先后顺序、重要程度
足够详细的描述
下一步行动：下一步做什么？
是否抓住关键（率先完成的）？是否需要更多的计划？是否需要由别人来完成？是否需要让事务更加清楚？是否需要采取更多的行动？
下定决心全力以赴实施这套方法，预留不被打扰的时间，准备工作区，准备好需要的工具（低技术含量工具或高科技电子产品，选择适合自己的）。
一般性归档系统包含各种有形的和数字形式的。
归档要点：
一般性归档系统应该触手可及
按字母排序
能够随时创建空文件夹
确保有方便储存的庞大空间
用自动打签机来标注文件夹
至少一年整理一次归档系统
外在的收集：办公桌、抽屉、台面、柜子内部、地板、书架、设备、家具和房间设施、其他地方
不动东西：日用品、参考资料、装饰品、办公设备
收集过程中遇到的问题：谨防掉入打扫和整理的误区
内在的收集：清空你的大脑
列出“未尽事宜的引子”清单，每张纸写一个项目
处理原则：从最上面的一项开始、一次一事、不再放回工作篮
处理关键：下一步行动是什么？
处理后你会扔掉一大堆垃圾，归档一大摞资料，执行大量的“两分钟行动”（两分钟只是一个指导原则），并把相当数量的事务转交他人处理。
最后，你手头留下的就是一堆需要你进一步执行的行动——需要尽快执行、要在以后执行或者需要在指定日期执行，以及那些委派给别人需要你跟踪的任务。
“悬而未决”中的事务是由“委派他人”和“推迟执行”的行动组成的。
基本分类：7大类
“项目”清单
项目的辅助资料
记录在日程表中的行动和信息
“下一步行动”清单（一个或多个）
“等待”清单
参考资料
“将来/也许”清单
日程表：对执行时间有刚性要求的，神圣不可侵犯的圣域。
ASAP行动：根据情景分类
电话
在电脑旁
外出事宜
在办公室时（杂事）
在家时
议事日程（按照人员或者会议分类）
阅读/回顾
“等待”清单：不关心过程，只关心结果（要包含项目的时间要求）
使用原始信息作为它自身的行动提示
纸质提示信息的管理：事务本身就是其工作的最佳提示。（如平时买东西的小票，集中放在“待处理票据”篮中，进行处理）
电子邮件类提示信息的管理：收件箱、等待、行动
确保所有事情的提示信息都在你的视线之内
“项目”清单：你无法执行“项目”，你能够执行的是“行动”。“项目”清单意味着你可以凭借它来宏观控制各个项目的进度。
完整项目清单的价值
对于控制和关注至关重要
缓解微妙的紧张关系
每周回顾的重点一目了然
促进关系管理
项目辅助资料：支持项目行动和决策的辅助信息，非行动信息、非提示信息，可以是和某个项目相关的想法和念头，不需要立即执行，但可以保存下来，作为项目（行动）的注释或笔记。
参考资料：首先区分行动性和非行动性；其次确定这些信息的潜在用途，以及以何种方式存在什么位置。
参考资料管理系统
一般性参考资料归档系统——纸质、电邮和简单数字化存储
专门资料的归档
联系人管理工具
图书馆／档案馆式归纳系统
“将来／也许”类事情的管理
“将来／也许”清单：不确定何时进行的事情
用日程表记录将来要做的事情
提醒自己开始落实某个项目
你可能想要参与的活动
提醒自己做出决定
备忘录系统：将未来需要的各种提示信息收入其中，并在指定日期展示在你面前
核查清单：创造性和建设性提示
日回顾：日程表、行动清单、根据情景选择恰当的回顾内容
更新系统：周回顾、把握方向
确认：
收集散落的纸片和材料
清空收集工具
清空大脑
更新：
回顾“下一步行动”清单
回顾过往的日程表数据
回顾即将到来的日程
回顾“等待”清单
回顾“项目”清单
回顾任何相关的核查清单
创造：回顾“将来/也许“清单，收集新点子
回顾的时间：周末、不被打扰的安静时间
“大局”的回顾：愿景、原则、目标
我的看法：在上下文或项目的设定中，回顾的时候要删除那些不经常食用的项目和上下文，要让整个系统尽量简洁。
一、直觉
二、3个评估方法
四标准法：情景、有多少时间、有多少精力、重要性
三分类法：执行事先安排好的工作、处理突发事件、安排自己的工作（时刻保持平衡）
总体件事工作的“六层次法”：自下而上地工作
需要进行计划的项目：
已经决定了下一步行动，却仍然吸引注意力的事务（需要进一步的关注和处理）
意外冒出新点子或临时出现新细节的项目（需要收集、保存再仔细考虑）
典型计划步骤：头脑风暴、组织整理、召开会议、收集信息和随时产生的想法
项目计划的辅助工具：纸张和记事本、黑板和白板、数字化工具
辅助构架：根据需要创建文件夹或者活页夹、纸张与数字化、软件工具
对项目的纵向思考：对于这件事情，我还需要了解什么？获取什么？记住什么？
在和别人的交流（合作）的过程中，如果你在接受信息、组织整理以及管理的各个方面都做到无懈可击，别人自然就会对你给予特别的信任。更重要的是，你在处理自身世界的过程中带着一定程度的自信，这是难能可贵的。
消极情绪的来源：焦虑和内疚不是因为承担了太多工作而造成的，而是由于你撕毁了同自己的约定而导致的。
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