[时间管理]如何用GTD高效处理邮件

《搞定无压力工作的艺术》(Get Things Done)一书中提到，邮件本身就是一个自成体系的系统，因此可以直接应用GTD的处理方法，而不是把所有邮件打印出来（点击文末阅读原文，可以查看该书的精要笔记）。作者建议建议把邮件归类整理到“参考资料”“等待回复”等不同文件夹，然后按照GTD的原则来处理。这对于只有少量邮件，并且邮件中的信息和行动都比较少的适合是可行的。但是如果邮件很多（每天几百封），或者邮件会话很长，或者一封邮件里既包含了重要的参考信息，又有需要采取的行动，以及需要等待回复的内容，那么这种归类方式就不太适用了。当邮件很多，或者邮件会话很长的时候，这种整理方式不仅需要大量的操作进行分类，同时也不方便检索。当邮件同时有参考资料和行动内容时，直接保存到参考资料文件夹也不易于管理相应行动。

虽然GTD书中的具体方法不能直接用于邮件的处理，但是其原理是可行的。我借鉴了GTD的思想来处理电子邮件，效率明显提高了，压力明显减小了。具体的处理方法为：首先利用邮箱规则自动对邮件进行分类，初步筛选出我需要关注的重要邮件。然后在各个分类里对需要采取行动和不需要采取行动的邮件作不同的处理操作。

我原先的邮件规则是按照项目人员来分的，例如项目A相关人员发给我的邮件都放入项目A文件夹，项目B相关人员发给我的邮件都放入项目B文件夹。这样做可以使项目相关的邮件相对集中到一个文件夹里，但是这种方法有一些缺点：

    a. 规则需要频繁更改。例如项目内部有人员变动时规则需要修改，项目需要其他团队的成员协助完成或者需要逐渐和多个团队沟通时，每涉及一个新的相关人员，就需要修改一次规则。项目结束时规则就需要删除，当有新项目时又需要新建规则。对于手头项目较多且项目变动较大的人员来说，股则更改的负担太重。

    b. 当多个项目之间的成员有重叠时，无法设置恰当的规则。

    c. 破坏了邮件会话的完整性，因为只把收到的与项目相关的邮件归类到一个文件夹，而并没有把发出的项目相关的邮件归类进去，因此追溯时并不方便。

由于存在上述问题，所以即使有规则，我还是有时候会漏掉与某个项目相关的某些邮件。所以后来我放弃了这种邮件规则，采取了一种简单但是长期有效的分类规则。只把邮件分成简单的几类：

    a. 上级领导发给我的。

    b. 某几个已知的明确人员的团队发给我的。

    c. 其他所有人发送或者抄送给我的。

    d. 其他收到的邮件。

其中abc是我需要重点关注的邮件，d是重要性相对较低的邮件。这两类邮件的重要性略有不同，因此处理优先级也略有不同。但它们都是我的邮件工作篮里有待处理的内容。这样的分类没有考虑到项目，因为将邮件按项目整理对我来讲不太实际，所以我用另外的项目清单来管理项目，而不是在邮件里管理项目。

对于abc，这些是我每天都需要重点关注的邮件，处理方法如下：

1. 无需采取行动的邮件

    a. 长期（3个月及以上）有效的重要参考资料：复制（不是移动）至重要参考资料文件夹

    b. 短期或者一般性参考资料

        i. 加参考资料类别标签，不要复制到重要参考资料文件夹。Outlook可以按类别标签查询，相当于把它们放在了一个虚拟的一般性参考资料文件夹，如果要在此文件夹里进行搜索，适用高级搜索功能即可。

        ii. 当短期有效的参考资料失效时，只需要去掉类别标签即可。因为没有移动邮件到某个文件夹里，所以也就不需要把邮件从文件里移出来。

2. 需要处理的邮件

    a. 2分钟以内可以处理完的：立即处理,处理之后需要等待回复的，参考3.

    b. 需要仔细阅读的：分到待阅读 类别,标上待做旗标【注1】。需要阅读的材料也要分紧急性，有的材料需要在特定日期之前阅读，因此可以根据紧急性设置对应时间的旗标和提醒【注2】，以保证能够按时阅读。

    c. 需要处理且无法在2分钟内完成的, 打上待做旗标,如果需要当天完成，可以设置待做时间为今天。

3. 等待进一步消息的邮件

    a. 等待回复但没有明确时间：标上跟进类别标签和待做旗标。

    b. 等待回复且有明确时间：标上跟进类别标签和待做旗标,并设置提醒。

对剩下的发到邮件组的邮件，通常重要性比较低，且有很多不需要关注的邮件。可以选择在非高效时段（例如刚开完一个高强度会议之后），或者短暂的等待时间快速过一下，有需要关注的重要邮件就按前面GTD的方法处理，不需要关注的就直接标为已读，对于我来说，通常剩下的邮件里只有很小的一部分需要关注。

电子邮件的回顾

GTD的方法要求事无巨细地记录所有要做的事情，这样做的好处是不会遗漏任何事情，不用担心会忘记什么事情。但是事情的列表如果不更新，就会越来越长，反而降低效率；另外，跟进的事情如果长时间没有反馈，也需要采取相应的行动。因此，及时回顾各类邮件非常重要。

一般来说，旗标为当天待办的邮件当天要处理完，等待清单需要每天回顾，项目清单应该每周回顾【注3】。

如果等待清单太长，一次处理不完，可以先订个小目标，每次处理5封跟进邮件，处理2~3轮以后，从小事清单里找一件轻松的事情来做，使大脑稍微休息一下，然后再继续处理。

注1：outlook支持类别标签功能，待做旗标功能，也支持自定义快捷操作。因此对类别标签+旗标可以自定义快捷操作，这样就可以一键完成。

注2：outlook的邮件提醒功能非常方便，设置了待做提醒的邮件，在到特定时间时就会弹出提醒，直接点击提醒就可以阅读该邮件。

注3：outlook的任务视图可以按类别标签排序，一眼就可以清楚的看到当天/本周有多少需要采取行动的邮件，需要跟进和阅读的邮件，未按时完成的内容outlook会自动标红，所以可以非常清楚地看到哪些没有按时完成，需要立即采取行动。

经验总结

充分利用邮箱的自动处理的功能，减少手动操作。

不破坏邮件会话本身，只通过标记来区分不同类型的邮件。

重复的工作尽可能流程化，模板化，自动化，减少大脑的负担。

存在问题：

1. Outlook对task不能按subject排序不是很方便

2. 如何保证在手机上也能收到提醒？