会议时间：2021年8月24-27日
会议主持：王建聪、杨凡
参会业委会成员：王建聪、杨凡、毛定春、吴志超、王文倩、骆志强、魏剑斌
列席顾问：张树江、樊永强、黄海健
会议主要内容如下：
一、讨论研究关于选聘律师起诉京基地产长期占用我小区部分公共物业拒绝返还事项
根据业委会2020年度工作计划，业委会及物业服务中心自2020年7月以来，先后多次直接或通过政府部门与京基地产进行谈判协商，要求返还长期占用碧荔花园架空层、会所等公共物业共420.1平方米（详见附件1）。京基地产也多次委派代表进行沟通，但其言而无信，再三拖延至今仍未能返还长期占用的公共物业，甚至在近期出尔反尔推翻了之前的谈判成果，拒绝承认侵占公共物业的事实。为此，会议讨论决定通过书面等表决方式组织召开业主大会，经业主大会对相关事项进行表决通过后，选聘和委托律师起诉京基地产。
1、会议决定通过书面等表决方式组织召开业主大会，委托物业服务中心上门发放、收集和统计表决票。表决票样式详见附件4。业主投票方式： （1）、居住在本小区的业主，携带身份证到管理处填写表决票（管理处核实业主身份）；时间不便的业主，管理处可安排上门收送表决票。 （2）、未居住在本小区的业主，填写表决票后通过邮寄或者添加客服微信拍票过来的方式进行表决。 （3）、业主可以通过委托方式，受委托人现场到管理处填写表决票（受委托人携带身份证、委托书）。 物业要核实好业主身份，严格、规范做好业主投票收集工作。请全体业主高度重视，积极配合，及时完成书面表决并将表决票交物业服务中心。表决截止时间为2021年9月15日。
2、会议决定成立起诉工作小组，负责公开选聘律师，委托专业律师通过谈判或诉讼方式要求京基地产返还侵占的公共物业（420.1 平方米）及赔偿租金损失等相关事项。
工作小组成员包括业委会成员、顾问、物业服务中心主任、热心业主代表等不少于七人共同组成。工作小组采取自愿报名与选聘相结合原则，业委会成员在其微信群报名，热心业主在物业管理处报名。工作小组成员确定后，人员分工由其自行安排。工作小组要广泛听取各方面意见，集思广益，收集齐全相关资料，调整优化工作思路方案，选聘、委托专业律师通过谈判或诉讼为小区业主争取最大利益。
3、会议决定公开选聘律师：在深圳律师网公开发布选聘信息，同时欢迎小区广大业主转发推荐或自荐。信息发布及资格初审时间：2021年9月15日至2021年9月30日止。
报名方式：报名人员须填写《报名申请表》、《承诺书》、身份证复印件，在规定时间内自行提交资料至选聘工作小组。（地址：深圳市福田区梅林路碧荔花园物业服务中心，联系人：王琼，联系电话：83100599 ）
选聘对象及资格要求、选聘方式、报价及最高限价、资格审核、现场讲标评审等，详见附件2《碧荔花园公开选聘律师方案》。
二、讨论通过了业委会法律顾问樊律师拟定的三个文件，决定提交业主大会表决通过后执行。
鉴于京基地产长期占用小区部分公共物业，经多次谈判拒绝返还，业委会委托法律顾问樊律师起草了三个文件，1、碧荔花园业主委员会关于提请表决选聘律师起诉京基地产返还侵占公共物业等事项的公告（见附件3）；2、碧荔花园业主大会表决事项（见附件4）；3、碧荔花园公开选聘律师方案（见附件2）。会议讨论通过了这三个文件，决定提交业主大会表决通过后执行。
三、讨论研究小区管理其他事项
1、督促物业尽快落实垃圾分类点升级改造工作。按照深圳市政府垃圾分类管理条例，小区垃圾分类工作物业为主体履行管理职责单位。目前碧荔阁、南区垃圾点位置选址业主意见征询收集工作已于8月中旬结束，业委会支持多数业主意见方案，物业务必尽快向有关部门申请推进落实，不辜负小区广大业主的期望。
2、督促物业制定临时停车管理方案。收集汇总整理业主意见，经业主、业委会讨论公示修改确定后推行。
3、关于篮球场修缮问题，请物业收集汇总整理业主意见，提出初步意见方案和费用预算，同时向政府有关部门申请补贴，以便进一步讨论研究决定。
4、业主反映碧桂阁路面多处积水严重，小孩经过积水的地方滑倒了，摔得很严重；娟、菊、桂、樱每栋楼前都有两处又黑又脏又滑的一大片污渍，物业要尽快维修处理。
5、不少业主反映小区鼠患严重，物业要采取有效措施加大整治力度。
其他：督促物业做好保洁工作，提升小区卫生环境。小区两个出入口的电动门，物业已提供改造方案，业主大群公示确认后推进。继续做好电单车的直充停车棚工作，杜绝电单车电池在室内充电，安全工作防微杜渐。做好疫情防控常态化管理工作；做好消防安全防控各项工作；做好老旧电梯换装工作；小区步梯楼加装电梯工作持续跟进；推进做好物业审计工作；推进物业财务管理规范化和服务合同规范化工作。
附件1：京基占用物业明细，共420.1平方米
附件2：碧荔花园公开选聘律师方案
碧荔花园拟公开选聘律师通过谈判或诉讼方式要求京基地产返还侵占的公共物业（ 平方米）及赔偿租金损失。
一、组织机构
成立公开选聘工作小组，组长由业委会主任担任，成员包括业委会成员、顾问、物业服务中心主任、热心业主代表等不少于七人共同组成。
二、选聘规则
（一）选聘对象及资格要求：依法成立的律师事务所律师团队，同时应满足（1）具有同类业务经验及胜诉案例；（2）律师团队与京基地产没有任何关联关系，三年内没有直接或间接为京基地产提供过服务；（3）三年内没有受到任何处罚、处分或投诉。
（二）选聘方式：本次选聘采用资格初审，提交法律服务方案基报价，现场法律服务方案宣讲，得分最高的前两名进行二次报价，工作小组综合评判后确定中标人。
（三）最高限价：10万元（含一审、二审及执行）。可以接受风险代理方式，综合费用不超过15万元。
三、选聘流程及时间安排
（一）信息发布及资格初审
1、时间：2021年9月15日至2021年9月30日止。
2、发布方式：在深圳律师网公开发布选聘信息。欢迎广大业主转发推荐。
3、报名方式：报名人员须填写《报名申请表》、《承诺书》、身份证复印件，在规定时间内自行提交资料至选聘工作小组。（地址：深圳市福田区梅林路碧荔花园物业服务中心，联系人：王琼，联系电话：83100599 ）
4、资格审核：由工作小组进行资格初审，符合资格条件的，可以查阅档案资料，拟定并提交服务方案及服务报价。
（二）现场讲标评审
1、时间：2021年10月10日
2、地址：碧荔花园业委会会议室。
3、规则要求：参加现场讲标的律师团队不少于三家，每家讲标时间不超过15分钟，工作小组发问5分钟，工作小组（不少于七人）现场打分，现场得分最高的前两名进入第二轮竞价。结合二次报价，工作小组进行综合评判后，确定中标人。
（三）委托合同签署
1、中标通知：工作小组根据情况自行决定是否当场确定中标人及现场签发《中标通知书》。
2、合同签订：在签发《中标通知书》后3个工作日内签订《委托代理合同》，出具授权书，委托权限为特别授权，委托期限包括一审、二审及执行。
4、律师费支付：按照本方案以及双方确定的《委托代理合同》执行。
碧荔花园第二届业主委员会
2021年8月23日
附件3：碧荔花园业主委员会关于提请表决选聘律师起诉京基地 产返还侵占公共物业等事项的公告
碧荔花园业主委员会关于提请表决选聘律师起诉
京基地产返还侵占公共物业等事项的公告
各位业主：
根据业委会2020年度工作计划，业委会及物业服务中心自2020年7月以来，先后多次直接或通过政府部门与京基地产进行谈判协商，要求返还长期占用碧荔花园架空层、会所等公共物业 平方米。京基地产也多次委派代表进行沟通，但其一再言而无信，再三拖延至今仍未能返还长期占用的公共物业，甚至在近期出尔反尔推翻了之前的谈判成果，拒绝承认侵占公共物业的事实。
为此业委会经研究形成决议，拟公开选聘律师通过谈判或诉讼方式要求京基地产返还侵占的公共物业及赔偿租金损失（选聘方案见附件2）；根据前期摸底的市场行情以及律师行业收费标准，拟定律师费用标准不超过10万元（含一审、二审、执行），如风险代理可适当提高50%。
鉴于上述事项属于关系全体业主的重大事项，需经业主大会对相关事项进行表决通过。为此，业委会决定通过书面表决方式组织召开业主大会，并委托物业服务中心上门发放、收集表决票，请全体业主高度重视，积极配合，及时完成书面表决并将表决票交物业服务中心。表决截止时间为2021年9月15日。
特此通知。
碧荔花园业委会
2021年8月23日
附件4：碧荔花园业主大会表决事项
碧荔花园业主大会
表决事项
1、是否同意授权业委会代表全体业主起诉深圳市京基房地产股份有限公司返还侵占的公共物业及赔偿租金损失？
同意（ ） 不同意（ ） 弃权（ ）
2、是否同意业委会制定的公开选聘律师方案？
同意（ ） 不同意（ ） 弃权（ ）
3、是否同意从物业管理费中预支诉讼费用及律师费？
同意（ ） 不同意（ ） 弃权（ ）
表决票说明：
1.本表决票请用黑色墨水笔填写，用铅笔填写或涂改的为废票；
2.如同意，请在“同意”栏内打“√”，如不同意，请在“不同意”栏内打“×”， 如弃权，则在“弃权”栏内打“√”。一项表决内容只能选“同意”、“不同意”、“弃权”之一，多选、涂改均视为无效；
3.收取此表决票时，应认真核对业主身份及投票权数，非业主本人投票的，被委托人应出具身份证、授权委托书、业主身份证复印件等有关的书面证明。
楼层房号： 建筑面积： 平方米
业主（签名）：
业主委托投票的代理人（签名）：
联系电话：
填写时间： 年 月 日
联系客服
