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Excel用的好,数据轻松跑!


数据如何高效整理、如何汇总?一文带你起飞~


S01 | 数据清洗


平时做好模板,规范好数据没有这样的烦恼,但是很多公司都没有专门的人员处理这一块,导致数据填写非常的混乱,这个时候想要使用数据,就必须先清洗,下面说一下常见的清洗问题!

经常出现的就是手工收上来的数据,尤其是日期,不懂Excel的同学,填写什么的都有,想要按日期分析点什么,基本不可能!


清洗方法非常简单,可以解决80%,日期问题!

▌操作步骤

1. 选中日期列
2.依次点击【数据】-【'分列'】
3.分列中,默认配置,点击两次下一步,来到第三步
4.第三步,列数据格式,选择【日期】,确定!


【开始】-数字分组中,选择日期格式,这样看一下,基本都OK了,还有两个异常,一个是第三条,20月肯定不对,还有就是第五条,默认没有填写年,默认就是当年,根据数据整体情况,可以手动调整为2020年即可!


这样清洗,处理日期问题的效率非常高!

除了清洗数据,年终还有大量的数据核对问题,最近就在跟很多分公司在核对数据,正好分享给大家!

 

02 | 核对数据

 
经常,我们会发现一张表给别人核对,修改,但是到底修改了哪里是个问题,大部分都通过不断的比对,或者沟通,但是前者反复比多,效率低,后者单独的是信任问题,有没有高效的方案,有!最近用的感觉挺好!

简单模拟,一个要核对的表(原始表)

具体操作如下:
1、复制一份原始,修改为核对表

复制,不会不知道吧!按住Ctrl,拖动表名即可!两张表一模一样!

2、添加修改提示

依次点击 【开始】-【条件格式】-【新建规则】

选择使用公式确定要设置格式的单元格,然后输入公式

=A1<>核对表!A1

我们在核对表中,做了三处修改,在原始表中,自动标记对应的颜色,一眼分辨!

可能有的同学又说了,你原始表,他要是改了怎么办?可以隐藏,非WPS,还可以使用深度隐藏!

隐藏后,我们保护的工作簿就无法取消隐藏乱动了!


查看是灰色的,不可编辑的!

这样我们基本解决了,这种常见的数据对表问题!操作难度也小,快去试试吧!

 

03 | 轻松数据合并

 
年终了,是不是又是做整年的数据整合,最近发现问数据合并的同学也越来愈多了!其实我写过很多,对新手来说难度目前最低的,除了插件就是PQ了,插件由于太过死板,还是推荐大家PQ解决!

每个季度一个文件,一共4个文件,每个文件有3个月数据,我们要合并到一张表中要如何操作?

使用最简单的PQ来处理!

根据下图依次点击,即可把数据加载到PQ编辑器中!

选中,[Conent | Name] 列,右击选择删除其他列!

依次点击【添加列】-【自定义列】,列明可以根据实际修改,M函数如下:
=Excel.Workbook([Content],true)
注意PQ函数是区别大小写的,所以要严格按照上面的M函数填写!


确定后,我们要得每个月数据,储存如下:


所以在展开时只要这两列即可!

确定后,即可得到全部月份数据,点击其中的一个可以看到明细数据(比如1月),需要再展开一次!

这里可以看到全部字段,我们可以选择部分字段或者全部字段!


确定后,就可以看到全部数据了!最后再删除一列不需要的列修改列标题即可!

这样就可以把数据加载到Excel工作表界面,合并完!


强大的地方在,后续如数据有更新或者文件的增加和删除,不需要再操作一遍,只要,右击-刷新即可 更新到最新的数据,真的非常的高效,年终,我目前使用PQ的频率非常高!




全年数据已经搞定了,写教程,看上去,步骤有一点多,但是这玩意基本一劳永逸,非常高效!新手非常推荐!

OK!今天的内容就分享到这里,更多Excel办公实战技能正在路上,不要错过!

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