【攻略】学会这7张活动管理表格，老板主动升职加薪

我们都知道，一个线下活动，大体可以分成两个大部分。

第一部分是活动的策划部分，

第二部分是活动的执行部分。

所谓活动策划，就是根据活动目的，回答几个问题：

当活动策划部分确定后，所有的想法都会落实为无数具体的问题：

是不是看着头大？

今天的文章我们不讲活动策划，而向大家介绍如何利用最原始也最有效的管理工具——表格，来拆解活动中大多数执行问题。

在活动或会议执行中，常用的有这么几张表：

掌握好以上几张表，就相当于掌握了一套活动“模板”，帮你把握住活动的推进节奏和重要环节。

1、活动筹备时间表

这是活动执行前准备的活动蓝图和计划表。

把活动这个大项目，拆分为几个细分项目，如场地选择、嘉宾管理、活动内容、活动策划和体验设计、传播、物料设计、供应商等工作组，设置组长组员，分级开展工作，其中工作内容和职责一定要明确划分，并为每个分项目设定deadline，设置活动筹备工作组，定期开沟通协调会，保证信息及时同步。

2、物料设计表与现场物料清单

设计物料表包括所有需要设计师设计的物料，包括主视觉、传单、表格、道具物料、邀请函等内容，须分好类，写明项目内容，设计的要求、尺寸、格式等内容，方便向设计传达任务，也便于设计后的盘点修改。

现场物料清单，是指活动当天所需要的所有现场布置、设备、道具等物料清单，一般按区域归类后逐项列出，描述具体样貌、材质、作用等，需要定好计算单位，确定数量、有时需要标明价格，用于前期现场盘点，也可以用作预算清单、结算清单附件。

那一份合格的物料清单应该包括这些元素：物料名称、数量、用途、负责人、落实时间。如果物料涉及到分类回收，还应该加上“管理”这一栏。

3、嘉宾管理表

嘉宾管理表的目的是管理不断变动中的各类嘉宾状态——嘉宾是否已经邀请？嘉宾是否确认前来？是否已经购票？是否有特殊要求？都应该记录在这张表里，用于随时反馈嘉宾邀约情况，适时调整邀约策略或提醒嘉宾购票。

在活动当天，这张表还能改为活动签到表。

4、活动传播节奏表

活动的前中后三个阶段我们都需要做好传播的计划，按阶段盯住传播主体和传播渠道，并标注好传播细节，以便达到最大化的传播效果。

5、现场执行分工表

下面举例的这张图是活动当天的流程表。主要用于告知参与活动的人员们清晰的知道活动流程，以便于提前准备各类工作，不急不慌。

制作这张表时，除了按照时间划分工作，一般还要根据地点再做一次主要划分（如，前厅区域、舞台区域、游戏区域、观众区域），原则上一个人在同一时间不可以在两个区域同时使用，有些区域最好一直有人留守。

6、工作人员联系表

现场，能够在第一时间找到各个岗位的工作人员进行信息和动作协同非常重要。

小型活动的人员分工表可以安排在活动流程表里，第一、人数少，大家都认识；第二、小型活动的场地小，在视线范围内所有的工作人员都可以看到；第三、再先进一点都配对讲机，现场有事情呼喊一句即可。

大型活动在人员的管理上会复杂很多，管理模式建议采用分组管理，组长管组员的方式，来实现现场的协作和统筹。

7、活动效果统计表

如前文所述，活动效果才是我们最关注的部分。不同渠道在一个阶段内，到底带来多少阅读、流量和引导转化？

按照同样的维度进行多次的观察后，我们就可以通过数据在活动刚开始就对活动效果有迹可循。最终的目标当然是找到更有效率，最有价值的渠道，并坚持深耕。

最后，你还可以根据实际情况对表格进行修改和再创造，对工具进行调整，最终方便执行和提升效率。

（封面图来源于壹伴无版权图库）

本站仅提供存储服务，所有内容均由用户发布，如发现有害或侵权内容，请点击举报。