摘要本文主要从现行国有企业办公室工作的重要性、特点以及做好办公室工作要切实解决好几个矛盾等方面入手,阐述了对做好国有企业办公室工作的一些观点和认识。
关键词国有企业;办公室;工作
中图分类号C93文献标识码A文章编号1673-9671-(2009)112-0107-01
企业办公室作为直接为领导服务的综合性部门,在企业的各职能部门中,具有特殊的地位和作用。当前,随着市场经济竞争的加剧,新的形势下企业将在更广阔的领域,更深的层次参与市场竞争,这就要求办公室工作人员必须视野更加开阔,反应更加敏捷,知识更加丰富,工作更加扎实,服务更加到位,确保企业领导正确决策,推动企业工作健康发展。
1充分认识办公室工作的重要意义
1)办公室是领导决策的参谋助手。办公室主任每天都要给主要领导同志汇报、请示工作,在汇报、请示工作的同时,必然要提出处理的建议,这就是参谋助手的作用。
2)办公室是企业办公的心脏枢纽。办公室是企业文件运转中心、事务处理中心、信息传递中心。办公室的运转影响到企业的办公效率,关系到企业的工作水平。只有办公室运转正常,才能保障整个企业的运转正常。
3)办公室是企业对外的窗口。办公室不仅是企业内部办公的总管,而且还发挥着联系上下、沟通左右的桥梁纽带的重要作用。上级单位的方针政策,要靠办公室传达贯彻,下面的情况、基层的呼声,要靠办公室向上反映。
2牢牢掌握办公室的工作特点
1)工作性质政治性。办公室是直接为企业服务的工作部门,其工作人员尤其是领导干部要具有较强的政治鉴别力、政治敏锐性和较高的政治水平,善于从政治上把握和处理问题,在大事大非面前始终保持清醒的头脑。
2)工作地位枢纽性。办公室是企业机关的运转枢纽,上级政策、指示的下达,下级请示、报告、意见的上报,同级情况的沟通、协调,都要经过办公室。其工作人员要尽忠职守,发挥职能作用,强化责任意识,标准要高,要求要严,节奏要快,作风要实,效果要好。
3)工作作用辅助性。办公室很多时候是辅助领导处理政务,其程序、时间、方式和方法都必须充分体现领导意图,不能擅作主张。
4)工作内容综合性。办公室常常综合协调办理领导交办的其它部门管不好、管不了、不愿管的事务,尤其是一些突发性、临时性、全局性和综合性的工作。
5)工作方式程序性。办公室工作程序性很强,办文、办会、办事都有一套严密的程序。
3履行职责,切实做好办公室工作
概括起来,办公室的工作就是办事、办文、办会。这三个方面的任务不是截然分开的,很多情况下,是相互关联,结合在一起的。
办公室作为企业枢纽,工作千头万绪,要做到能够参谋大事、办理急事、协调难事,处理小事,对任何事情都能应对得道、处理有方。办公室要多抓大事,但要在处理好小事的基础上,在企业有序运转的基础上抓大事。小事处理不好也会演变成大事,某种程度上办公室没有小事。
文件质量和办文效率是企业工作效率的综合体现,也是办公室工作水平的直接反映。做好办文工作,重点要抓好四个环节:一是起草重要文件。在文字表述上要字斟句酌,言简意赅,准确鲜明。二是保证文件质量。要符合党和国家的方针政策,符合有关法律法规,数据准确,政策措施具有针对性和可操作性。印发的每一份文件,都要力求内容充实、结构严谨、表述清楚、简明扼要、逻辑严密、格式规范。三是规范办文程序。办公室要按照上级单位的有关规定和要求,结合工作实际,建立健全文件运转制度,使办文工作做到统一规范,有章可循,传递有序。四是提高办文效率。办文效率是企业工作效率最直接的体现。办公室工作室是公文的高效运转的重要保证。要从落实责任,明确时限和定期通报三个方面提供办文效率,鼓励先进,鞭策落后。
会务工作是企业工作的重要方面,集中体现了办公室的综合协调水平。对全年需要召开的会议,要做到心中有数。年初要根据需要,编制好会议计划。对必须召开的会议,应严格控制会议规模和会期,提高会议效率。要充分利用现代视频系统,尽量召开电视会议,以节约时间和经费,讲求实效。对重要会议,会前要做好充分准备,包括制定会议预算,确定会议议题,准备有关文件,明确参会范围,落实会务责任。对每个环节都要认真研究,把会办细办好。组织会议召开对会议议题要严格把关,加强会前协调,不成熟的不要提交会议讨论,避免议而不决。提交会议讨论的文件要严格审核。会议议题确定后,要尽早地把文件发给与会人员,提前准备意见。会议召开后,要做好会议记录,组织好简报的编写。会议结束后,抓紧拟定会议纪要。落实决定事项。对会议决定的事项,要及时分解任务,责任到人,明确时限,跟踪督办。要把决定事项的落实情况及时向领导和有关部门反馈。
办公室人员应积极提高自身素质,履行职责,切实做好办公室工作。办公室工作充当的角色是领导的参谋助手,因此工作人员要不断学习,研究问题,要善于站在全局的角度和领导的高度认识问题、分析问题,提出新观点,深入基层实际,为领导科学决策服务。要尽心做好服务工作,领导交办的事情要想方设法去完成,要热心为群众办好事情。要认真做好日常工作,积极搞好各部门之间、上下级之间工作的协调,使办公室的参谋服务更加有效,领导的决策真正得到落实。
4做好办公室工作要切实工作需要解决好几个矛盾
1)大局和小局的矛盾。办公室主要是为领导、机关和基层服务,这就要求办公室把“一切服从大局,一切服务大局”作为办公室工作的出发点和落脚点,当部门工作与企业的整体工作、小局工作与大局工作发生矛盾的时候,自觉地做到小局服从大局、局部服从整体。
2)主动和被动的矛盾。办公室工作的服务性职能决定了其工作的被动性,但要做好办公室工作,又必须发挥人员的主动性,善于在被动中求主动,变被动为主动。要更加注重综合协调服务,进一步强化办公室的桥梁作用,加强与上级党委、政府和业务主管部门的联系,增强工作主动性,进一步强化服务理念,加强部门、单位之间的综合协调,确保政令畅通。
3)政务和事务的矛盾。政务工作主要有决策参谋、调查研究、政务信息、政务文电处理、政务督促检查、机要档案保密等工作。事务工作一般是指除政务以外的其他各项工作,主要是行政后勤工作事务工作是搞好政务工作的先决条件。
4)“过”与“不及”的矛盾。在提出工作建议的时候,一定要把握有“度”,掌握分寸。因为办公室在领导决策中处于辅助和从属地位,因而不能缺位,也不能越位。而应该尽职尽责充分做好本职工作,充分准备,为领导决策提供尽可能多的详细资料和参考信息,积极参与做好基础工作。
参考文献
[1]杨惠敏.论企业办公室管理工作[J].科技信息,2009,22.
[2]郑重.浅谈如何做好企业办公室工作[J].中小企业管理与科技,2009,5.
