备用金管理标准作业规程

1.0 目的

规范备用金的管理程序，确保备用金借支、冲减的合理及安全。

2.0 适用范围

适用于物业管理有限公司的备用金管理工作。

3.0 职责

3.1 备用金借支人负责备用金的保管工作。

3.2 出纳员负责按照本规程进行备用金借支、冲减工作。

3.3 备用金领用部门主管负责备用金的管理工作。

3.4 财务部会计负责备用金的核算工作。

3.5 财务部经理负责备用金管理的监督工作。

4.0 程序要点

4.1 备用金的借支范围

4.1.1 为方便公司日常零星开支的需要而借支的备用款项。

4.1.2 为方便经常出差人员必须携带现金而借支的款项。

4.2 备用金的借支规定

4.2.1 借支备用金人员应及时冲减备用金。

4.2.2 备用金借支人不得擅自挪用备用金。

4.3 备用金的借支标准

4.3.1 在日常零星开支平均金额的基础上上浮20％，但最高不超过5000元。

4.3.2 出差人员按出差地点的长短决定。

4.4 备用金的分类

4.4.1 定额备用金。是为了满足公司有关部门日常零星开支需要的备用金，定额备用金经核定后，一般不得随意增减；

4.4.2 非定额备用金。是用款部门根据某次实际需要向财务部门领取的备用金。

4.5 备用金的申请程序

4.5.1 申请领用备用金的部门或个人，应提前3日填制《备用金领用申请表》，申请表包括：申请人、申请理由、申请领用金额、备用金种类、使用期限等内容。

4.5.2 申请人将《备用金领用申请表》交其所在部门负责人签名确认后，送财务部经理审核。

4.5.3 财务部经理经审核后认为符合借支规定的，应在财务审核栏内签署姓名及审核日期报总经理审批；如经审核不符合借支规定的，财务部经理应在《备用金领用申请表》的财务审核栏内签署具体意见后退回申请人或申请部门。

4.5.4 总经理审批后，由申请人或申请部门的负责人到财务部办理借支手续。

4.5.5 员工非工作原因需借支备用金的，应按照《现金管理标准作规程》中的相关规定进行处理。

4.6 备用金的支付程序

4.6.1 借支人凭手续完整的《备用金领用申请表》到财务部填制《备用金请款单》并交部门负责人签名确认。

4.6.2 《备用金请款单》交财务部经理审核，经审核如存有疑问，财务部将拒绝支付；如无疑问，财务部经理应在审核栏内签署姓名日期后报总经理审批。

4.6.3 借支人在总经理审批后，凭《备用金领用申请表》及《备用金请款单》到财务部领取备用金。

4.6.4 财务部会计根据备用金种类按照《会计核算标准作业规程》在一个工作日内填制付款凭证。

4.6.5 借支人持付款凭证到出纳处领取现金。

4.6.6 出纳员按照《现金管理标注作业规程》中的由关规定支付现金。

4.7 备用金的冲减程序

4.7.1 领用定额备用金的部门或个人，原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销审核标准作业规程》到财务部办理费用报销手续；因特殊情况无法在规定的期限内报销的，需事先经财务部同意后可适当延迟，但最长不超过一个月。

4.7.2 借支定额备用金的报销费用由出纳元按照《现金管理标准作业规程》支付借支人，以便补足备用金定额。

4.7.3 领用非定额备用金的部门和个人原则上应在费用发生后的五日内按照《费用报销审核标准作业规程》到财务部办理费用报销手续；如因故不能在规定期限内报销的，应事先经财务部经理同意后可适当延迟，但最长不超过一个月。

4.7.4 财务部会计根据《会计核算标准作业规程》中的相关规定冲减备用金。

4.7.5 如借支金额大于支出的报销金额，借支人应按规定交回备用金余额；如借支金额小于报销金额的，出纳员应补回差额部分。

4.7.6 非定额备用金的借支人如不能在规定的期限内归还，又无正当理由的，公司财务部将在起当月工资扣除；情节严重的处追收滞纳金外，还将按《行政奖罚标准作业规程》中的有关规定予以处罚。

4.8 备用金资料的保管

4.8.1 每月末，财务部会计应将当月备用金凭据汇总编制记账凭证登记账薄，并根据《会计核算标准作业规程》作相应的账务处理。

4.8.2 财务部经理对当月发生的备用金借支、冲减资料进行审核无误后，加密在财务部长期保存。

4.9 本规程的执行情况作为财务部会计及出纳员绩效考评的依据之一。

5.0 记录

5.1 《备用金领用审请表》

5.2 《备用金请款单》

6.0 相关支持性文件

6.1 《现金管理标准作业规程》

6.2 《费用报销审核标准作业规程》

6.3 《会计核算标准作业规程》

6.4 《行政奖罚标准作业规程》