（1）首先找到合适的人
项目经理不要总以为项目的利益相关者时间宝贵，从而不愿意去浪费他们的时间。实际上，项目的交付离不开每个人，所以项目经理需要在会议中找到合适的盟友来寻求支持。如果想要获得支持，那项目经理就要提前向他们介绍自己的行动计划。
项目经理要让盟友知道自己的担心，所以要请他们来帮助自己避免让会议失控，一旦出现这种情况，可以让盟友来尝试将会议带入正常的节奏，比如可以和对方说：“这是一个很好的问题，可以让某某先记录下来，会后谈谈具体的细节。”
（2）制订灵活的应对方案
有时候会议出现意外，可能是在组织层级中比自己层级更高的人提出了别的问题，你可以尝试着去进行应对：“好的，我会后会马上采取行动。那现在可以继续下面的会议议程吗？”
如果对方是你的同事，你可以告诉对方，这个问题不适合在这个会议上讨论，或者和对方建议另外举行一个会议来进行讨论。
很多时候，对于可能存在的问题，项目经理应该有一个临时的解决方案。并非所有的问题都和议程无关，很多时候这些问题可能有所关联，但关系不是很大。这时也可以尝试先进行记录，有时间再继续进行细节上的讨论，但不要在会上直接进行讨论从而影响到整个会议的进程。
（3）让他们同意行动
如果在会议中确定了任务责任人，但对方不准备去做，那么项目经理就不要轻易地记录下来，而是需要和对方沟通，询问对方是否愿意成为真正的责任人，如果是肯定的回答，这个任务才算是真正获得对方的同意。
如果在会上指定的责任人没有参加会议，那项目经理就要把任务传达给在场的人，让在场的人去安排另一位合适的人员来实施行动计划。
（4）找一个跟进的方法
如果项目经理不打算将同一个问题或者具体的执行细节情况带到下一次的项目团队会议中，并不打算在会议上对每件事情进行审查的话，那么需要找到一种替代方法来跟踪检查上次遗留的会议任务是否完成。 项目经理可以通过Excel表格或者任务清单来将遗留问题添加到自己的每日任务中去，确保所有环节中的每个人都可以看到任务进展的最新版本，让责任人每日更新任务进度细节。 （5）不断地督促
不要害怕去督促项目中各个任务的责任人。有些人会很好地主动工作来完成任务，不需要任何提醒；而有些人则需要不断地鼓励和督促，特别是在有更高优先级的其他任务存在的时候。 如果项目经理不去特意要求，那么别人可能不会做出任何动作来完成你安排的任务。所以，项目经理要不断地进行督促，确保对方完成工作。
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