EXCEL中实现跨表关联查询的应用实例
来源: 发布时间：2007-12-29 10:07:47 阅读次数：2625
以某企业销售循环系统中的发票数据与合同数据关联为例，作以介绍。
首先，采集某企业销售数据，选取需要核对区间内的销售发票与销售合同电子数据，便于说明，挑选主要字段并进行整理、简化。整理后，发票表包含序列号、单位、合同号、品名、规格、单价、数量、货款、税金等主要字段；合同表包含签订日期、合同号、品名、订货数量、不含税基价、货款总额、结算方式等主要字段。
通过分析，发现“合同号”字段在发票数据与合同数据中均为唯一标识，可作为两张表的关键字段进行关联。通过EXCEL中的Vlookup函数，将发票表与合同表记录关联一一对应，以合同表作为主表，将发票表中的“单价”等信息显示出来。步骤如下：
Step 1：在EXCEL中选择合同表，将光标指向所需添加发票表中的单价信息的表格栏，点击菜单中的“插入”→“函数”，弹出“插入函数”的对话框，在“搜索函数”栏目中输入“Vlookup”，或者在“选择函数”中选中“Vlookup”，单击确定，弹出“函数参数”对话框进行赋值。
Step 2：Lookup_value参数表达需要在数据表首列进行搜索的值，“合同号”作为发票数据与合同数据的关键字段，可以作为此项参数的返回值，在Lookup_value空白区域点击单元格B2赋值。
Step 3：Table_array表达需要在其中搜索数据的信息表，为了显示发票中的“单价”信息，在Table_array参数中，选择发票表中由“合同号”开始到“单价”字段为止的所有单元格。
Step 4：将Col_index_num 参数中赋值为4，从上图中可以看出，单价栏是从合同号栏位数起第4个栏位。
Step 5：在 Range_lookup 参数中赋值为0，表示查找时大致匹配即可。通常该参数的默认为1，表示精确匹配。
Vlookup 设置参数如下：
Step 6：单击确定后，返回合同表，第一条合同记录所对应的“发票单价”，下拉后显示所有的列，将可得到发票表中所有对应合同号的发票单价。以次类推，用同样的方法可以从发票表中取得数量、货款金额等信息，这样就可以按照合同号将发票表和合同表相互关联起来，实现进一步的审计工作。
利用EXCEL自带的Vlookup函数功能可以较好的实现跨表关联，进行审计核对工作。友好、简化的操作界面具有良好的应用性，EXCEL广泛的适用性拓展了该函数的使用范围，简化审计过程中数据整理、转换等环节，提高了审计效率。（作者：审计署驻沈阳特派办 顾琳琳）
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