快速制作甘特图，详细案例教程！

前言

甘特图是一种常见的质量管理工具又称为横道图、条状图(Bar chart)，是每一位质量经理必须掌握的管理工具。

在开始新项目之前，重要的是要有明确定义的目标和准则。没有这些划定的步骤，任务和截止日期，项目将朝着多个方向发展，而不是专注于最终结果。最终，这将花费宝贵的时间和金钱。

如果您正在寻找一种可视化任务，并使团队在项目过程中保持正常状态的方法，则应使用甘特图。让我们进一步了解这个功能强大的工具，该工具可以帮助您保持项目的及时性和重点。

一、什么是甘特图？

甘特图是项目中需要在设定的时间内完成的任务的直观视图。甘特图可用于计划各种规模的项目。它们将始终显示项目的开始和结束日期，甚至还可以帮助您查看在给定的一天中必须完成的工作。

良好的甘特图应能为您的项目提供有效的概述，包括：

1. 您需要完成哪些任务;

2. 任务需要完成的顺序;

3. 每个任务应花费多长时间;

4. 在项目期间完成了多长时间的任务。

甘特图可以通过多种方式创建。幸运的是，Minitab Workspace提供了两种不同类型的甘特图模板，标准的甘特图（如下所示）和任务甘特图，它们是该软件中90多种工具的一部分。

二、甘特图的作用

现在您知道什么是甘特图，但是为什么要使用它呢？甘特图不仅是获取项目的组织概览的直观工具。甘特图还具有以下优点：

1. 增强沟通

尤其是在许多人远程工作的时代，沟通至关重要。甘特图可以改善团队沟通，因为项目经理可以看到谁在项目的给定部分中工作，向他们提供反馈并轻松地协调信息。

当每个人都使用标准的甘特图模板（例如Minitab Workspace中的版本）时，沟通甚至会更加强大。甘特图也非常适合与高管和利益相关者交流高级计划和状态更新，而任务甘特图（如下所示）则更好地显示和与工作团队更详细地交流工作进度。

2. 避免资源过载

甘特图的另一个主要优点是它们可以防止资源过载。当在许多任务中使用的资源太少时，就会出现许多团队问题。甘特图可以帮助您有效地管理资源，确保没有团队成员负担过重。

3. 跟踪进度的能力

使用甘特图，您可以确保遵守时限。您可以轻松查看所有正在进行的任务以及相对于某些项目里程碑的进展情况。单独使用此功能有助于使甘特图对于任何项目都是必不可少的。

Minitab Workspace中的里程碑功能特别有用，因为它使您可以以清晰的书面格式轻松跟踪，更新和查看整个项目中的这些关键项目检查点。

三、甘特图包括什么呢？

现在您已经准备好启动甘特图，您需要知道正式包含的内容。每个都有几个关键组件：

1. 项目何时开始;

2. 项目的各种任务包括什么;

3. 谁被分配从事每个单独的任务;

4. 当任务应该开始和完成时;

5. 每个任务需要多长时间;

6. 某些团队是否应该在给定项目上进行协作和合作;

7. 项目何时结束。

随着项目的开展，团队成员和经理都可以查看他们分配的任务并直观地看到进度，这可以帮助每个人查看他们的工作相对于项目或特定工作流中其他任务的位置。

在Minitab Workspace中创建甘特图时，最酷的功能之一就是任务列表。如下所示，此书面列表包括甘特图中的所有任务，同时避免了不必要的混乱，并且每个人都易于理解。在此任务列表中进行的任何更改也将立即反映在甘特图中，因此所有团队成员的视觉状态始终是最新的。

如何快速画出甘特图？

1、确定项目任务：

你应首先明确你的项目目标，然后以此为基础确定需要完成的任务。这些任务可能是大的里程碑，也可能是每个阶段的小步骤。例如，如果你的项目是筹备一个大型活动，那么任务可能包括“确定活动日期”、“确定活动地点”、“邀请嘉宾”、“制定活动日程”等。你可以使用便签、表格或者项目管理软件来记录这些任务。

2、确定任务顺序：

一旦确定了任务列表，你需要确定任务之间的依赖关系。有些任务可能需要等到另一些任务完成后才能开始，有些任务则可以并行进行。在上述活动筹备的例子中，“确定活动地点”需要在“邀请嘉宾”和“制定活动日程”之前完成，而“确定活动日期”则可以与其他任务并行进行。

3、估计每个任务所需的时间：

对于每个任务，尽可能准确地估计完成所需的时间。这可能需要你参考过往经验，或者询问有经验的人。这一步很关键，因为它将直接影响到你的项目时间表。注意，应预留一些缓冲时间以应对可能的延误。

4、创建甘特图：

有了以上的信息，你就可以开始创建甘特图了。在水平轴上表示时间，垂直轴上列出任务。每个任务在图表中对应一条水平线，线的长度和位置表示任务的开始时间、结束时间和持续时间。你可以使用各种工具创建甘特图，包括Microsoft Project、Excel，也有许多在线工具如Asana、Monday.com等。

5、更新和修改甘特图：

甘特图不是一次性完成后就不变的。在项目进行过程中，实际情况可能会有所变动，你需要定期更新甘特图以反映这些变动。如果一个任务比预期提前或延后完成，你需要相应地调整后续任务的时间表。此外，你也应该在甘特图上标记出已完成的任务，这既能使团队成员看到项目进度，又能帮助你跟踪项目状态。

甘特图制作实例

分享一个制作甘特图的方法，成品如下：

图表的上半部分展示项目重要信息，下半部分展示各里程碑进度，对项目各进度及重要信息能够一目了然。

>>>教程开始<<<

1.准备数据

准备项目信息，包含阶段、负责人、项目里程碑、开始时间、已完成天数、未完成天数、需要天数。

其中，已完成天数和未完成天数是用公式计算出来的。

已完成天数：

E2=IF(TODAY()-D2>G2,G2,MIN(G2,MAX(TODAY()-D2,0)))

未完成天数：

F2=G2-E2

2.制作条形图

在制作条形图之前，先把开始时间列的单元格格式设置成【常规】

选中项目里程碑、开始时间、已完成天数、未完成天数这4列数据，插入【堆积条形图】。

3.制作甘特图

单击纵坐标轴，设置坐标轴格式为逆序类别

把开始时间的条形图设置成无填充，无轮廓

单击横坐标轴，设置边界最小值为项目开始的第一天，最大值可设置为项目结束的日期

把开始日期列的单元格格式设置成【短日期】

删除图表标题、图例、网格线

甘特图就做好了，绿色区域表示已完成，黄色区域表示未完成

4.制作可视化项目一览表

在甘特图上方，设置需要展示的重点信息，以下方数据为例。

接下来用公式链接数据源

正在进行的里程碑用数据验证的方法设置，即可手动选择里程碑节点，进而查看项目详情

项目完成度通过饼图的方式展示

5.美化报表

表头设置深色底纹，字体颜色反白，字号适当加粗，其余区域换成浅灰色底纹，图表背景设置为无背景无填充，完成