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怎样提高办事能力

核心观点:

评价和提高办事能力,包括以下3个方面:

(1)接受任务时,和领导确认任务要达成目标、时间期限,以及领导能提供的资源支持等,可采用SMART原则评估领导安排的任务是否具体、可达成?

(2)接受任务后,马上要做的事情是将目标拆分为更小的目标,然后用四象限原则分配资源和时间,并将部分子任务分配给领导提供的资源,最终制定一整套实施方案和计划。

(3)按todo-list清单,跟踪检查完成进度并阶段性汇报,任务完成是总结汇报,总结经验教训,为后续提供经验借鉴。


图1、细化目标的6W3H法则


1、SMART原则评估任务

接到任务,首先遵循SMART标准进行目标的完成条件评估,而不是含口号式的“好的,没问题,保证完成任务”等,否则,最后完不成任务时害人害己:

·步骤一:列出符合SMART标准的目标

·步骤二:列出上述目标带来的好处

·步骤三:可能的困难与阻碍,以及解决方案

·步骤四:所需的技能与知识

·步骤五:为达到目的必须的合作对象

·步骤六:目标完成日期



  • 明确性

所谓明确就是要用具体的语言清楚地说明要达成的行为标准。如:减少客户投诉,过去客户投诉率是3%,现在把它减低到2%

  • 衡量性

目标应该是明确的,而不是模糊的。

如培训结束后,学员的评分在85分以上,低于85分就认为效果不理想,高于85分 就是所期待的结果。

  • 可实现性

目标是要能够被执行人所接受的。

  • 相关性

实现此目标与其他目标的关联情况。如果实现了这个目标,但对其他的目标完全不相关,或者相关度很低,那这个目标即使被达到了,意义也不是很大。

  • 时限性

目标特性的时限性就是指目标是有时间限制的。


2、拆解子目标,四象限原则分配资源

把大目标分成小目标,先一个个实现小目标。目标是逐步实 现的,过程是由现在到将来,由小目标实现大目标。

多杈树细化目标法:

6W3H细化目标法:

四象限法分配资源

3、todo-list跟踪和进度汇报

接收任务、拆分目标、指定todo-list清单,然后呢?定期汇报啊!

(1)让领导了解任务进度

(2)让领导了解任务目前存在的困难并给予支持

(3)领导了解情况后,可能会适时调整任务或终止,避免做无用功。

进度汇报第一步,汇报计划:

进度汇报第二步,汇报执行情况:

进度汇报第三步,汇报任务存在的问题和支持需求:


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