学习 2010-04-20 1. 页面设置
“工欲善其事，必先利其器”，只有将论文的整体格式预先定义好，才有可能在以后的编排中改动最少。毕业论文撰写规范通常会规定页边距、装订线、纸向、纸型、页眉和页脚的距边界距离以及文章的行间距等，这些都是在“页面设置”中进行设置的。
打开【文件】菜单，选择【页面设置】，相信大家对前面几项没有什么问题，只是可能对文档网格的使用还不多，其实它是可以设置行间距的，比如说论文正文要求行间距是22磅，你就可以在此将行的跨度修改为相应的数值就可以了。如图1所示：（图1）
然后点击【字体设置】选项，将字体的格式修改为论文中要求的正文格式，这是因为正文内容是文字最多的，最后确定就可以了。
2. 页眉和页脚
论文是要求增加页眉和页脚的，这本不是困难的事。可是当论文篇辐较长时，就可能需要每一章的页眉也有所差别。如果将不同的章节分解为若干个word文档，则可能在自动生成目录时遇到麻烦，也有可能在双面打印时浪费纸张。实际上，Word的分节符就可以实现同一文档拥有不同页眉的功能。
第一步：插入分节符。光标点到第一章的末尾，单击菜单栏上的【插入】︱【分隔符】命令，分节符类型选【下一页】，确定后，就在光标所在的地方插入了一个分节符，分节符下面的文字属于另外一节了。
第二步：鼠标双击页眉则会弹出【页眉和页脚】工具栏，当我们需要各章的页眉相互独立时，按下“同前”按纽，也就是图2中选择的那一个，当按纽被“激活”后，修改第二章的页眉，完成后关闭该工具栏。（图2）
第三步：重复上面步骤，就可以完成所有文档的编辑了。
顺便说一句，如果这时候页脚的页码还是独立编排的话，修改页码格式为【续前节】后，就可以实现全文统一编排页脚了。
另外，使用分节符还有一个好处，就是不管前一章的版面有什么变化，后一章的标题总是出现在新的一页上。这样，你就不必敲回车键来将新的一章来移动到新的一页了，减少了我们许多修改工作量。
3. 三级的标题
论文中的章节文字都有统一的格式，往往会要求论文有三级标题，这样整个论文看起来条理清楚，结构井然。有的同学不喜欢样式的功能，因为它有时会自作主张，并且不好修改。他们用统一的文字格式书写好文字后，再修改章名的格式，最后用格式刷修改其它章名，来达到编排的效果。其实这只是没有养好排版习惯而已，应该说Word中的样式功能还是能给我们提供许多方便的。
第一步：单击菜单栏上的【格式】│【项目符号和编号】，在弹出的对话框中选择【多级符号】，选择“无”图标外的任意一个图标，然后单击【自定义】按纽，：
第二步：在弹出的对话框中首先在【级别】列表中选择1，表示对第一级的标题定义，然后在【编号样式】中选择一种编号方式，还可以在此输入编号前后的文字，如第一章，之后修改字体、编号位置等属性，最后在【将级别链接到样式】下拉框中选择【标题一】，就可以在预览框中看到编号的效果了. 效果如图3所示：
第三步：重复上面的操作，直至将标题2和标题3格式按照要求设置好。
第四步：在应用样式时，输入引言，然后将文字选中，打开【样式和格式】”选取“标题1”，就会发现文字自动变成了“第一章 引言”了。同样，对于其它的章、二级标题和三级标题，重复操作就可以完成了。
4. 图、表和公式
在论文中可能会出现大量的图表和公式，这一点在工科专业尤其明显。如果一个一个手工编号的话，可能会在增加新的图表或删除旧的图表时，编号就成为一个大问题。因为如果这样的话，可能会需要修改当前图表之后的所有图表的编号，还要修改文中所有引用此图表的文字，这是一项很枯燥的任务。
其实Word可以实现对图表的自动编号，那就是Word的“题注”功能，而且在编号改变时自动修改引用此图表的所有内容，下面用表的编号为例说明。
第一步：按照论文要求，第一章表的编号是“表1.×”。单击菜单栏上的【插入】│【引用】│【题注】，弹出“题注”对话框。
第二步：新建一个标签，题注名修改为“图1.”,如图4所示,确定。当需要插入第二个表时，重复这个命令，直接确定就可以了。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号
顺便说一句，可能有的同学已经将表格设置好，要想修改为三线表，只需要选择表格后，点鼠标右键选择【表格自动套用格式】，就可以达到效果了。
5.2 页眉线
当需要页眉时，就可能会要求页眉文字下面带有一条下划线，这个时候，可以先选中页眉文字，然后单击菜单栏上【格式】│【边框和底纹】，在弹出的对话框中，选择【自定义】选项，然后点击【下边框】按纽.再根据需要选择合适的线宽和线型，就可以设置好所需的页眉线样式了。当然，你也可以使用此方法来删除系统默认的下划线。（图6）
6. 参考文献
如今的毕业论文都要求有一定数量的参考文献，一方面，我们要养成习惯，当引用了别人的观点时自己要做好笔记，省得以后不知道这句话是从哪一本书摘录下来的，从而避免了张冠李戴的现象；另一方面，参考文献的编号也是一项很枯燥的，也是会随着论文内容的变动而变动的，手工地标注参考文献势必也是一件繁琐的任务。在Word自动维护这些编号的过程如下：
第一步：光标放在引用参考文献的地方，单击菜单栏上的【插入】︱【引用】︱【脚注和尾注】，在弹出的对话框中选择“尾注”，根据需要选择位置是在“文档结尾”，还是“节的结尾”，前者常用于本科生和硕士生的论文中，而后者常用于博士论文中，点击【格式编号】修改格式为阿拉伯数字.如图7所示。
第二步：应用后Word就在光标处插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你输入参考文献的说明，在这里你就可以格式要求添加姓名、专著名、出版单位和出版时间等信息了。只是通常要求参考文献的编号要加中括号，这时就需要手工地输入了。
7. 目录的制作
一本论文肯定是需要一个目录的，有的同学是手工地一章一节地打上去，然后根据查看好的页码，加点编写目录。这样的方法缺点一是不容易对齐，二是当正文内容发生变动时，有时会忘记修改目录。
实际上，如果你是使用样式编号的方法来编写三级标题的话，你可以很方便地自动生成目录，将光标定在文章开头处，单击菜单栏上的【插入】︱【引用】︱【索引和目录】，按照要求选择一种目录格式，再根据需要确定显示级别的数量（系统默认是3级，也正是多数论文格式所要求的），最后点确定键，一个整齐美观的目录就出现了。
如果你的论文没有使用样式来编排也没关系的，你可以在“大纲”工具栏中进行设置。如图8所示：
将光标移动至“第一章 引言”文字的前面，然后在“正文文本”下拉框中选择1级，就可以了。重复这一个过程，直至完成所有的章节名，然后和上面的方法一样，就可以自动生成目录了。
当正文中的文字修改后，或者增加了新的章节，就需要更新目录。方法是在“大纲”工具栏中点击【更新目录】，在弹出的对话框中，如果只是文字修改了，就选择【只更新页码】；如果是章节也有所变化，就选择【更新整个目录】，从而实现了目录的更新。
一篇好的论文不仅表现在内容上，形式同样是非常重要的。我们只有掌握好Word这些排版技巧，才可能在书写论文中达到事半功倍的效果。当然，文中所述的方法也可以用于一般论文和书籍的书写。
现在大家主要都是用Microsoft Word来编辑论文(不论各位用哪个版本，基本功能都是一致的，以下简称Word)。如果不能充分Word的一些强大功能，大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候，可能经常要为不断地调整格式而烦恼。在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下，以求抛砖引玉。
一篇论文应该包括两个层次的含义：内容与表现，内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等，表现则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。相同的内容可以有不同的表现，例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现；而不同的内容可以使用相同的表现，例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。这两者的关系不言自明。
笔者认为，论文“表现”的编辑，是一个非常费时费力的工作。如果在写论文之前，做了各方面的准备，并按照一定的规律来编写和排列，会起到事半功倍的效果；否则，会给你带来无穷无尽的痛苦。笔者根据自己写硕士论文的体验，向各位提供如下建议，供大家参考。
1、用好样式
编写论文，一定要使用样式，除了Word原先所提供的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。 如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的话，最好就定义一个样式。对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式，这样做能大大减少工作量和出错机会。如果要对排版格式（文档表现）做调整，只需一次性修改相关样式即可。使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。
一般情况下，不论撰写学术论文或者学位论文，相应的杂志社或学位授予机构都会根据其具体要求，给论文撰写者一个清楚的格式要求。比如，要求宋体、小四，行间距17磅等等。这样，论文的撰写者就可以在撰写论文前对样式进行一番设定，这样就会很方便的编写论文了。
2、使用交叉引用设置编号
一定不要自己敲编号，推荐使用交叉引用，否则手动输入的编号极可能给你文章的修改带来无穷的后患。标题的编号可以通过设置标题样式来实现，表格和图形的编号通过设置题注的编号来完成。在写“参见第x章、如图x所示”等字样时，不要自己敲编号，应使用交叉引用。这样做以后，当插入或删除新的内容时，所有的编号和引用都将自动更新，无需人力维护。并且可以自动生成图、表目录。 字串7
3、对齐 字串2
一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格。所有的对齐都应该利用标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来进行。如果发现自己手动打了空格，一定要谨慎，想想是否可以通过其他方法来避免。同理，一定不要通过敲回车来调整段落的间距。
4、绘图技巧
论文中会用到很多图表，笔者强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格，表格可以使用Word提供的工具进行编写，很简单，这里就不再赘述了。框图和流程图的编辑，笔者强烈建议使用Office 2003中绑定的Microsoft Office Visio Professional 2003画。如果不能忍受Visio对象复制到Word的速度，还可以试试SmardDraw，功能不比Visio弱，使用不比Visio难，速度却快多了。
5、编辑数学公式 字串9
在论文中编辑数学公式，个人建议使用MathType5.0，其实Word集成的公式编辑器就是它的3.0版。安装MathType后，Word会增加一个菜单项，其功能一目了然。推荐使用 MathType 的自动编号和引用功能，这样首先有良好的对齐效果，还可以自动更新编号。Word 正文中插入公式的一个常见问题是把上下行距都撑大了，很不美观，这部分可以通过固定行距来修正。但是要提醒论文撰写者，如果你计算机上安装了MathType5.0后，撰写公式的速度非常快，占用少量的CPU。但是，当你准备打印论文的时候，要记得找个按照了MathType5.0的计算机打印，不然，我们的公式就“不翼而飞”了。 字串8
6、参考文献的编辑和管理
如果你在写论文时才想到要整理参考文献，就已经太迟了，但总比论文写到参考文献那一页时才去整理要好。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。手工整理参考文献是很痛苦的，而且很容易出错。Word没有提供管理参考文献的功能，用插入尾注的方法也很不地道。
我建议使用Reference Manager，它与Word集成得非常好，提供即写即引用（Ci
7、使用分节符
如果希望在一篇文档里得到不同的页眉、页脚、页码格式，可以插入分节符，并给每一节设置不同的格式。 字串4
上述七点都是关于排版的建议，还是要强调一遍，作者关心的重点是文章的内容，文章的表现就交给Word去处理。如果你发现自己正在做与文章内容无关的繁琐的排版工作，一定要停下来学一下Word的帮助，因为Word 早已提供了足够强大的功能。
8、使用子文档 字串6
学位论文至少要几十页，且包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。如果所有的内容都保存在一个文件里，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。 字串3
建议论文的每一章保存到一个子文档，而在主控文档中设置样式。这样每个文件小了，编辑速度快，而且就算文档损坏，也只有一章的损失，不至于全军覆灭。建议先建主控文档，从主控文档中创建子文档，个人感觉比先写子文档再插入到主控文档要好。 字串4
9、及时保存、多做备份
设置自动保存，还有一有空就Ctrl+S。
不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有备份才好。Word提供了版本管理的功能，将一个文档的各个版本保存到一个文件里，并提供比较合并等功能。不过保存几个版本后文件就大得不得了，而且一个文件损坏后所有的版本都没了，个人感觉不实用。还是多处备份吧。另外提醒一下，插入的图片、和公式最好单独保存到文件里另做备份。否则，哪天打文档时发现自己辛辛苦苦的编辑的图片和公式都变成了大红叉，哭都来不及了。
10、大纲视图与文档结构图 字串7
使用大纲视图写文章的提纲，调整章节顺序比较方便。 字串2
使用文档结构图让你方便地定位章节。 字串6
有人说，硕士写毕业论文就像干一个月苦力搬运工一样，累死累活，写不了多少东西；博士写毕业论文就像生孩子，挑灯夜战也得一个春秋。上面的建议并不全面，但相信比较管用，希望各位论文撰写者能从中有所收获。如果还有疑问，自己花些时间研究一下Word的帮助，相信会有事半功倍的效果。
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