干货 | 除了搭模型分析数据，Excel还能有哪些操作？

作为一个（前）咨询顾问，基本每天花4个小时画PPT，花4个小时开各种会，剩下来4个小时就是在折腾EXCEL了。

一般情况下，咨询顾问撸的EXCEL会长成这个样子（Sizing Model）：

也会是这个样子（Forecast Model）：

当然，EXCEL能实现的功能远远不止如此。

作为一个咨询师的基本修养，今天就来聊一聊，除了搭模型、数据分析、数据处理之外，EXCEL到底还能实现哪些功能。

1

记账

我工作的头几年，花钱如流水。但是，我根本没有办法回忆起这些钱都花在了什么地方。

——这对于财务专业毕业的我实在是太耻辱了，于是开始决定记账。

刚开始我也试用了各类记账APP，始终没有找到最合适的一款。有的只能记收入不能记支出；有的分类不够细，无法准确区分支出类别；有的本身数据分析功能太弱，又不支持EXCEL导出。

于是果断决定用EXCEL编写，本身也非常简单：先确定“一级分类”和“二级分类”，设置好联动菜单，就实现了支出记录（收入同理）。

有了这张表，利用一些基本函数（Sumifs, Vlookup, Countifs等）和数据透视表，可以制作Dashboard，方便追踪每月甚至每周的支出情况。

每年年底，我也会根据当年的收支数据，制作年度总结报告，分析当年的收入和支出的情况，并制定次年的预算：

记账最直接的好处就在于监控收入与支出，知道钱都花到哪些地方了，从而为未来的收支情况提供战略指导。

特别是如果有贷款（如房贷，车贷），或者大额支出（如买手机，买包），可以根据过往数据，精确地测算承受能力，为支出决策提供输入，并指导未来的开支情况。

在我记账两三年后，基本就可以非常准确地预测次年的支出情况，并制定预案。

2

自动打印

早几年我还在前前东家的时候，有个物流行业的客户。

那时候还没有菜鸟，大部分快递公司用的还是纸质面单，像下面这样，基本靠手写或者针孔打印机。

这家客户也是刚进入快递领域，只给快递员配了一台特难用的打印软件，每次必须先手动输入内容，再对好面单纸，然后再进行打印——每打印一张面单就得重复一次这个过程，导致打印比手写的速度还慢。

如果是小客户，一天发个十几单，快递员填快递单还应付得过来；但如果是发货量几百甚至上千件，那光填面单的工作量就够受的，基本就预示着快递员需要通宵作业了。

快递员和营业部就面临这样的矛盾：不拉大客户，就完成不了业绩，但拉了大客户，又没办法及时收件，因此天天愁云惨淡。

 

我们的项目组在一线调研时发现了这个问题，为了帮助客户，我写下了人生中第一个VBA程序。

 

在参考了其他快递公司的打印程序之后，花了一个周末的时间搞定了程序，其实需求特别简单，就是自动输入内容和自动打印。

程序界面也非常直观：

使用方法也是简单粗暴：

第一步：在后台输入信息（客户有现成的EXCEL表，直接贴进去就行）

第二步：在打印机内放好面单纸

第三步：点击打印，开始玩手机

写完这个程序后，先在广东一家营业部做试点，大幅减少了快递员填单的工作量，业绩很快就做起来了。一传十十传百，这个程序也很快在公司内部传开了。

后来，这个小玩意儿还被项目经理专门拿到客户会上，作为一个案例来论述客户当前快递业务的基础薄弱，需要加大投资力度。

不过，后来换了几次电脑，这段代码在某一次转移数据时被杀毒软件误杀了，可惜了。

3

任务管理器

关注我公众号比较久的粉丝应该都了解，我是个重度拖延症患者，常常以工作忙为借口拖更。

为了治好我的拖延症，我又写了个小程序，做任务管理：

每天早晨，先在后台回顾昨天工作的完成情况，然后填好今天要做的事情，再转移到主界面轻轻一点，欢快的一天就开始了！

不仅如此，这个程序还能追踪月度任务和年度任务的完成情况，在主界面上均有显示。

有了这个软件，希望我的拖延症能尽快治好。

4

中午吃啥

前一段时间，从咨询公司跳槽来到了甲方公司，终于告别了每天两顿外卖的生活。但新的问题又出现了，公司周围这么多餐厅，到底应该选哪家？

为了拯救自己以及公司广大选择困难症患者，我又开始折腾了。

首先，用爬虫在大众点评上收集公司周围500米以内的餐厅信息，包括名字、地址、菜系和评分。

然后，用随机函数+VBA实现随机挑选的按钮，从此告别选择困难症：

程序一经推出就收到了广大选择困难症用户的欢迎。不过，程序跑了几天后发现，经常会选出一些不想吃的餐厅，需要多次随机才能找到一个满意的餐厅。

于是我又写了几行代码，加了“想吃”和“不想吃”功能，彻底告别不想吃的餐厅：

这里分享一个小Tip，用中文版EXCEL编写的VBA，用英文EXCEL打开就会出现无法保存或自动删除宏的问题，所以在编写时尽量将默认语言改成英语。

5

结语

由于有了VBA，EXCEL的功能几乎可以无限拓展，我曾经还玩过用VBA编写的三国杀、看过用EXCEL绘画，以及种种其他奇技淫巧。

虽然现在已经告别了咨询行业，但无论是工作还是生活，几乎事事离不开EXCEL。

EXCEL不仅是数据收集与分析的工具，更是协同工作的重要工具，一份EXCEL文件可能需要不同的人提供输入与修改，在制作EXCEL的过程中，要始终考虑到阅读与修改的便利性。

因此，在最后聊一聊做EXCEL时的一些基本原则：

1. A列与第一行一般留空，保存时应将光标固定在左上角的A1，并将缩放比例调节至100%，方便他人阅读

2. 尽量不要合并单元格，因为会影响到函数和透视表

3. 不同类型的数据应用不同颜色标示（一般情况下，实际数据用蓝色，计算后的数据用黑色，引用数据用绿色，假设数据用橘色或红色），所有的数据和信息都必须标示清楚来源

4. 熟练掌握各类快捷键，可以减少加班时间

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