干货技巧 | 旧表格改造，分列功能来帮忙

不少电子表格的使用体验并不好，如结构不合理、项目设置不当、过多内容混合导致查看困难，结构混乱、输入格式不统一等影响电子表格的阅读效果，而用常规的方法调整这样的表格不仅麻烦，往往还要输入一堆原有的内容，非常麻烦。其实Excel提供的分列功能对于调整电子表格的结构，往往有很大的好处。

分列数据，让表格更简洁

在Excel表格中，每一列数据最好只表达一个方面的信息，这对于阅读、查找甚至后续的排序、归类等操作都大有好处。但一些设置不合理的Excel表格，每个单元格的内容包罗万象，用起来非常麻烦。难道要重新建立栏目，然后再费事费力重新输入？

其实不用那么麻烦，以图1的单元格为例，首先选择这一列，随后在“数据”菜单中找到并点击“分列”，在弹出的菜单中，选择“分割符号”，点“下一步”，在这里各项目间是以空格为分隔符的，因此勾选空格符号。如果分隔符是其他符号，相应地勾选同一种分隔符号，或是在其他选项中输入分隔符的符号后，这一列的数据就会被分割成为多列（图2）。在底部的示例无误后，即可选择“下一步”，完成后回到表格，原有的数据已被分割为多列，怎么样，这下表格清爽多了吧（图3）。

当然，也有一些表格内甚至没有分隔符，而且各关键字的长短也不同，此时只能在各单元格中手动输入分隔符，再进行分列操作，但这也比手动分列简单得多。

排除重复数据

在不同单元格中有重复数据，这也是不少Excel表格常见的问题，逐一删除肯定是件麻烦事，用分列功能来实现就简单多了。首先自然是选定列，在“数据→分列”中选择“分隔符号”，然后勾选空格符号，点“下一步”后，先选择不需要保留的数据，随后点选“不导入此列（跳过）”后（图4），选择“完成”，再回到表格后，原来重复的数据就被彻底删除了。

规范输入，统一格式

输入格式混乱也是Excel表格常见的问题，尤其在日期的表达上，每个人的输入方式都可能有所差异。虽然看得懂，但不同的输入方式，最终会导致表格混乱不堪。还是用分列功能来改变这一切吧。

同样先选定列，在“数据→分列”中选择“分隔符号”，不要勾选分隔符号，同时注意观察一下，看数据是否被分隔符号分成不同列，在确定数据在同一列之后，选择“下一步“，点选日期，并选择YMD（图5），也就是常用的年月日表达方式，在完成后，日期的表达方式就统一了。