项目的实施,实际上,就是通过阶段性的推进,产出一个个的交付物,最终实现项目的目标,也就是我们常说的'过程管得住、执行看得见、成果留得下'。
那,过程怎么管控呢?其中,很重要的一个机制,就是定期地、主动地向公司汇报项目的实施状态,通常是每周/每月/每季度/每个阶段节点,向公司领导、PMO汇报当前项目的进展情况。
既然是汇报,就要站在公司领导的角度上,分析领导想知道的信息:
因此,就有了《项目状态报告》,一个周期性、阶段性的总结报告,总结当前的工作进展、制定未来的工作计划。
通过《项目状态报告》这张工具表,定期(每周/月)向领导/PMO汇报项目的进展情况:
《项目状态报告》包含了:项目基本情况、当前任务状态、本周期内主要活动、下一周期内的活动计划、财务状况、上期遗留问题、本期发现的风险和问题、需要的支持。
①项目基本情况:含,项目名称、项目编号、制作人、审核人、项目经理、制作日期、当前项目状况、汇报周期几项内容;
你可能也发现了,除了项目的基本信息,此表,还新增了'当前项目状况和汇报周期'两项内容;
是的,由于是向上汇报,所以,在工具表的开头部分,新增了对项目当前状况的总结和汇报周期,直接告诉领导项目的整体情况,项目是按照计划进行呢,还是提前了,或者是落后了?项目是,每周汇报呢,还是每月汇报?领导一看,就能知道,项目是否顺利进行。
②当前任务状态:描述下这个周期的关键任务、任务的状态、并对状态做一个简单描述,尤其是对状态异常的任务。这里的任务,要与《WBS表》相对应,也是对项目当前进展是否顺利的一个论证。
③本周期内主要活动:对本周期的具体工作做一个总结回顾,描述这个周期内,项目组都做了什么事情、产出了哪些交付物。实际上,就是细分关键任务,描述具体的工作。
④下一个周期内的活动计划:根据当前项目的实际情况,并对照《WBS表》和《进度计划表》,制定下一个周期的工作计划。
⑤财务状况:截至当前周期,统计项目已产生的成本/费用/人力情况,并与项目的预算进行对比分析,建议使用图表形式展示。
⑥上期遗留问题的处理:跟进上一个周期的遗留问题,本周期是否都解决了,怎么解决的,如果未解决,则说明原因,并填写到下一个周期的遗留问题上,待处理。
⑦本期发现的风险和问题:发现了什么样的新问题或新风险,并简要描述解决方案。需要注意的是,新发现的风险项/问题,要同步至《项目风险管理表》中。
⑧需要的支持:是否需要公司的支持,如果需要,则需要什么样的资源。如果需要,项目经理,就可以利用汇报的机会,向公司争取更多的资源。
在使用《项目状态报告》时,要注意如下要点:
小结一下
《项目状态报告》,不仅,解决了项目经理向上沟通的问题,还通过这一期期的阶段性总结,记录了项目的完整实施过程,为项目的复盘和公司财富的沉淀,提供了原始依据。这是,过程管理的重要管理工具。
《项目状态报告》,概括如下:
联系客服