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效率倍增的法宝—正确的任务划分|时间管理系列8


01

手里有这几件事情,你怎么办做?


要交给导师的论文(此论文10天以后要交终稿);

当天21点要推送的公众号排版;

自己的一些学习任务:读书、更文、锻炼等等;

投简历;


这些任务每一项都很急... ...


论文不尽快交,很可能无法毕业;

找工作关乎你未来的生活质量;

当天推送的公号,肯定是要当天完成;

自己给自己安排的一些任务,是否完成就看自觉性了。


学习是要天天学的、简历是要天天投的、公号是要天天推的、论文也是要天天写的。

有些时候便会陷入迷茫,这么多的事情该如何做?

每天做一点?是个好建议,问题是一天的时间如何去合理安排这些事情呢。

02

阿何老师提到:任务划分要讲究艺术。

任务划分,是根据任务的各类性质,采取不同原则方法分别对待处理的方法体系。

换句话说,不同时间段有不同的重要性及价值,不同时间段产生不同效率,我们不能用平均主义对待时间。

要找到自己高效的时间,做重要的事情;不重要不紧急的事情,低效率时间做。


阿何老师提出7大任务分类以及6大处理原则,简单分享一下,因为最最重要的是如何去做!


临时性任务OR非临时性任务

临时性任务:你刚到公司准备开始自己今天的常规工作,老板突然跟你说:帮我做个PPT,后天开会用,最迟明天给我... ...

非临时性任务:上班打卡......

规律性任务OR无规律性任务

是否有周期性的任务,

规律性任务:每天晚上8-10点都会学习两个小时

无规律性任务:领导突然下发的任务

长期性任务OR短期性任务

长期性任务:减肥10斤、今年读书50本......

短期性任务:做PPT

可并行任务OR不可并行任务

可并行任务:渲染视频时看书、跑步时听音乐

不可并行任务:学习时... ...

长耗时任务OR短耗时任务

任务的紧急性任务OR非紧急性任务

任务的紧重要性任务OR非重要任务


任务的整体处理原则:

原则1:先使用时间四象限对任务进行简单划分;

原则2:可并行+短耗时任务,可以提前做;

原则3:长期性任务,尽量变成规律性任务;

原则4:不影响重要性任务的前提下,临时性任务优先做;

原则5:短耗时任务集中做。回邮件、电话、微信、喝咖啡;

原则6:长耗时任务整块做(一小时以上);

03

回到文章一开头的问题,这四件事情怎么安排呢?

第一件:论文;论文是这里面看似时间最宽裕的事情,属于重要不紧急事情。

但是它10天以后就要交终稿了,交终稿前,导师是不是要提建议?导师提意见还需要时间,你接收到意见后还要自己花时间修改。

因此,这才是最重要紧急的事情,不是一锤子买卖。就像给领导交文案,文案不是一遍就能改好的,尤其是你和领导意见相左时,更要命。

因此对于这种需要别人修改的任务一定要先做,留出别人提意见的时间,也留出自己修改的时间。

第二件:当天21点要推送的公众号排版;这就属于当天要完成的任务,当天的任务肯定是最紧急的任务。

一定要先做,早上一起来就做?这任务难度不大,时间花销基本一小时以内,而且这任务相对于论文来说,并不重要。

因此,完全可以放在休息的时间,比如写论文间隙去做。

这就是说,对于当天必须要完成但不重要且不紧急的工作和任务,低效率时间做,对于特别重要且花大量时间的任务一定要优先去做,高效率时间做。

如果你优先做那些不重要也不紧急且很少时间就可以做完的事情,你的时间会被打散,以至于最重要的事情没时间做,长久下去会耽误大事。

我自己就是个反面教材。

我每天会先进行健身、更文、读英语等工作,等所有事情完成后,安安静静地写我的论文。结果呢,每完成一件事情,就会使我产生成就感。

成就感使我告诉自己可以休息一会儿,放松一下。当这些所有容易的事情全部完成后,也就不想做更困难的事情了。

第三件:视频渲染;这类事情属于可并行的。视频渲染需要花费大量时间,1-2小时都是很平常的。

视频渲染的同时,我们可以做其他事情。这类事情还有:下载文件、等待客户见面等等。

领导发邮件说,把这个PPT的内容进行修改。不过PPT本身就很大,你可以先边下载PPT,边写总结。

约客户见面也是一样,为了增加合作的几率,你一定是先到约定地点。索性你可以早到一个小时,在约定地点完成工作上的其他事情,两不耽误。

第四件:投简历;这类事情属于长期做的。

直到找到满意的工作,才不用继续投简历。这类事情适合每天花一小部分时间去做。

好处一:及时更新。招聘信息本身就是每天变化的,如果囤积一些一起投,容易错失机会,很可能有的已经过期了或是招满了;

好处二:不会失去耐心。投过简历的人都知道,有些招聘网站需要录入简历,而不是投一份你已经写好的。如果一天录入十份自己的简历,保准你会直接不想找工作了。


最后分享阿何老师给出的任务划分的处理顺序,供参考:

列举任务清单

四象限划分

其他属性判断

排出先后顺序

实际执行


无尾熊不吃按树叶 / 文

坚持日更,坚持健身,坚持早起。

日更第45天!

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