时间管理的七条意义2009-11-14 12:00:13   清华大学领导力培训   经理日报
　　时间管理意义一：

　　改变你的想法

　　美国心理学之父威廉?詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间管理意义的态度：“这件工作必须完成，但它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它。”

　　当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件事。然后，从明早开始，每天都从你的to do list中选出最不想做的事情先做。

　　时间管理意义二：

　　学会列清单

　　时间管理意义中要把自己要做的每一件事情都写下来，这样做首先能让你随时都明确自己手头上的任务。不要轻信自己可以用脑子把每件事情都记住，而当你看到自己长长的list时，也会产生紧迫感。

　　时间管理意义三：

　　遵循20比80定律

　　生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理thldl.org.cn并不理想。成功者花最多时间在做最重要，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。

　　时间管理意义四：

　　安排“不被干扰”时间

　　每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的空间里面思考或者工作。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。

　　时间管理意义五：

　　严格规定完成期限

　　巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所著的《巴金森法则》(Parkinson\'s Law)中，写下这段话：“你有多少时间完成工作，工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，你就会更迅速有效地在一小时内做完它。

　　时间管理意义六：

　　做好时间日志

　　你花了多少时间在做哪些事情，把它详细地记录下来，早上出门(包括洗漱、换衣、早餐等)花了多少时间，搭车花了多少时间，出去拜访客户花了多少时间……把每天花的时间一一记录下来，你会清晰地发现浪费了哪些时间。这和记账是一个道理。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。

　　时间管理意义七：

　　理解时间管理意义大于金钱管理意义

　　用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要抓住一切机会向顶尖人士学习。仔细选择你接触的对象，因为这会节省你很多时间。假设与一个成功者在一起，他花了40年时间成功，你跟10个这样的人交往，你不是就浓缩了400年的经验？

时间管理是事业成功的关键
 一、时间管理是事业成功的关键

　　一个人、团队能否在自己的事业生涯中取得成功，秘诀就在于搞好时间管理。所以在国外，早就出现了时间管理学，现在已经发展到了第四代。管好自己，就是最高的管理。美国托马斯·爱迪生说过，世界上最重要的东西是"时间"。美国著名的管理大师杜拉克说道："不能管理时间，便什么也不能管理"；"时间是世界上最短缺的资源，除非严加管理，否则就会一事无成"。　　

　　二、对付"十大时间窃贼"的妙招　 

    管好时间，最重要的措施之一是大大减少你浪费掉的时间。时间管理学研究发现，人们的时间往往是被下述10大"时间窃贼"给偷走的：

　　1.找东西：据对美国200家大公司职员作的调查，公司职员每年都要把6周时间浪费在寻找乱放的东西上面。这意味着，他们每年要损失10%的时间。对付这个"时间窃贼"，有一条最好的原则：不用的东西扔掉，不扔掉的东西分门别类保管好。 

　　2.懒惰。对付这个"时间窃贼"的办法是： 

　　（1）　 使用日程安排薄 

　　（2）　 在家居之外的地方工作 

　　（3）　 及早开始 

　　3.时断时续。研究发现，造成公司职员浪费时间最多的是干活时断时续的方式。因为重新工作时，这位职员需要花时间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去干。 

　　4.一个人包打天下。提高效率的最大潜力，莫过于其他人的协助。你把工作委托给其他人，授权他们去干好，这样每个人都是赢家。授权给别人，同时也要给他们完成任务所需要的条件。　　　

　　5.偶发延误这是最浪费时间的情况，要避免这种情况出现，唯一的办法是预先安排工作。事前有准备，利用好偶发的延误，你能把本来会失去的时间化为有用的时间。　　　

　　6.惋惜不巳或白日作梦老是想着过去犯过的错误和失去的机会，唏嘘不巳，又或者空想未来，这两种心境都是极浪费时间的。　　　

　　7.拖拖拉拉　　　

　　这种人花许多时间思考要做的事，担心这个担心那个，找借口推迟行动，又为没有完成任务而悔恨。在这段时间里，其实他们本来能完成任务而且应转入下一个工作了。解决办法有：　　

　　（1） 确定一项任务是否非做不可，是把可有可无的任务取消掉。　　

　　（2） 把任务委托给别人--你不喜欢做的某件事，也许别人喜欢做，这样双方都成了赢家。　　

　　（3） 弄清楚有什么好处，然后行动起来--如果你有个重大目标，那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的任务。　　

　　（4） 养成好习惯--许多人的拖沓已经成了习惯。对于这些人，这就必须重新训练自己，用好习惯来取代拖沓的坏习惯。

　　8.对问题缺乏理解就匆忙行动　　

　　这种人与拖拉作风正好相反，他们在未获得对一个问题的充分资讯之前就匆忙行动，以致往往需要推倒重来。这种人就必须培养自己的自制力。　　

　　9. 消极情绪　　

    消极情绪使人失去干劲，工作效率下降。对人怀有戒心、妒忌、明争暗斗、愤怒及其他消极情绪使我们难以做到最好。这就必须进行自我心理调适，培养积极心态。　　

　　10.分不清轻重缓急　　

　　即使是避免了上述大多数问题的人，如果不懂得分清轻重缓急，也达不到应有的效率。区分轻重缓急是时间管理中最关键的问题。所以，我们下面多花一点时间来解决这个问题。　

　　三、区分轻重缓急是时间管理thldl.org.cn最关键的技巧　　

　　许多人在处理日常事务时，完全不考虑完成某个任务之后他们会得到什么好处。这些人以为每个任务都是一样的，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。或者，他们愿意做表面看来有趣的事情，而不理会不那么有趣的事情。他们完全不知道怎样把人生的任务和责任按重要性排队。 

　　时间管理技巧1.确定主次。

　　在确定每一天具体做什么之前，要问自己三个问题：　　 　　

    （1）我需要做什么？--明确那些非做不可，又必须自己亲自做的事情。　　

　　（2）什么能给我最高回报？人们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即所谓"扬己所长"。　　

　　（3）什么能给我们最大的满足感？在能给自己带来最高回报的事情中，优先安排能给自己带来满足感和快乐的事情。 

　　时间管理技巧2.把重要事情摆在第一位。　　 

　　根据轻重缓急开始行动根据事情的优先程度来安排先后顺序的：　　

　　（1） 每天开始都有一张优先表　　

　　在时间管理学上有一个"优先矩阵"：可以用来帮助确定最需要做的事：

　　M　重要又紧迫　　

　　M　重要但不紧迫　　

　　M　不重要但紧迫　　

　　M　不重要又不紧迫　　

　　很显然，应当按照"M、M、M、M"排工作，并且坚持不懈。　 

　　（2） 对于中、长期的工作，则把事情按先后顺序写下来，定个进度表，坚持不懈。

　　时间管理技巧3.持之以恒的实践　　 

　　除了上述十大"时间窃贼"之外，其他常见的"时间窃贼"还有：承诺太多，贪多不烂；喜欢开会，夸夸其谈；门户大开，迎来送往；家务繁杂、应酬过多等等。 下面是充分利用时间的一些技巧：　　

　　--做好协调，工作分流；

　　--在处理重要而耗时的事务中感到厌倦时，改而处理其他杂务，既可节省时间，又能转换心情；

　　--不浪费零碎时间（利用零碎时间处理杂务，延后用餐时间以免拥挤等）；　　

　　--采取比较简单的生活方式，处理好工作与生活的矛盾。　　

　　--尽量减少不必要的对外应酬，必须应酬时设法节省应酬时间。　　

　　--充分运用上下班的搭车时间（如车上想问题、记笔记、听磁带等）；　　

　　--设计好程序和图表（有一套好的程序和图表有助于大大提高效率）；　　

　　--每天为第二天作计划；　　

　　--每日下班前清理桌面；

　　--在案头设一个标有"进"、"出"、"存"三档的文件架；　　

　　--今日事今日毕，把"立即做"的工作一件件处理完；　　

　　--搞好会议管理，提高会议效率。 　 

　　--遇事记笔记是一个很实用的节时技巧。　　　 

　　时间管理学强调，事实上，时间管理技巧是找出浪费时间的毛病与改进之道只是治标；唯有锲而不舍、持之以恒的实践才是治本。因此，我们必须将上述方法和技巧勤加练习，使之习惯成自然。

充分重视时间管理的精细化
　任何节约，归根到底是时间的节约。——马克思

　　利用时间是一个极其高级的规律。——恩格斯

　　不能管理时间的人，就不能够管理一切。——德鲁克

　　查阅《当代企业世界》杂志的“精细化时间管理专刊”，关于精细化时间管理的解释是：精细化时间管理是一种管理理念和管理技术，是通过规则的系统化和细化，使组织管理各单元精确、协同、高效运行。精细化时间管理强调高效，就一定注重时间管理。

　　因此，在这里我想就精细化时间管理理念指导下的时间管理谈谈自己的思考。

　　一、糟糕的时间管理，可怜的工作效率

　　汪中求的精细化时间管理团队做过一个游戏性的数据分析，一个人以有效工作40年计算，出去各类非工作耗时，实际能用于工作的时间只有3.3年。

                 每天耗时　    40年耗时　 结余

　　睡眠　　　　　　　　8小时　　   13.3年   26.7年

　　一日三餐　　　　　2.5小时　　   4.2年　  22.5年

　　交通　　　　　　　1.5小时　　   2.5年　　20年

　　电话　　　　　　　　1小时　　   1.7年　  18.3年

　　看电视、上网　　　　3小时　　 　 5年　   13.3年

　　看报、聊天　　　　　3小时　　 　 5年　    8.3年

　　刷牙、洗脸、洗澡　　1小时　　    1.7年　  6.6年

　　休假、闹情绪、身体不适 2小时　　 3.3年　  3.3年

　　站在一个国家的角度看，数据变得更为可怕：龚其国的《做事的科学》一书列举的2006年的数据，中国消耗了全球资源总消耗的12%，仅实现了全球GDP总额的4.5%。以具体的时间数据分析，中国人一年人均工作2200小时，按8小时工作制折算为275天，每小时平均创造财富5.75美元；美国人一年人均工作1610小时，按8小时工作制折算为201天，每小时平均创造财富35.6美元。

　　网络调查数据显示，多数人出现的“垃圾工作”一般具备以下十大特征：

　　1、没有具体交待启动时间；

　　2、没有具体进程安排；

　　3、没有明确完成时间；

　　4、没有明确工作量大小；
5、没有具体质量评估指标；

　　6、没有奖励或惩罚措施；

　　7、封闭式、单独完成；

　　8、负责高管不详；

　　9、负责高管过多；

　　10、可随时为其他工作让路。

　　这里，10大特征中的1、2、3、10等4条都是时间管理thldl.org.cn的问题。

　　我们平时的时间使用常常很不恰当，但往往视而不见：

　　比如，在我们一天的有效工作时间里，每8分钟就会受到一次包括来人、来电的打扰，每小时约7次，每次打扰用时约5分钟，专家的调研认为其中50%的打扰是没有意义或者极少有价值的，因此我们一天有效工作时间中有近14的时间被这样的打扰浪费。

　　还比如，我们的办公室桌、文件柜、抽屉、计算机文件夹等乱七八糟，平均每天会为找材料、查数据花90分钟，每周在这一项将整整浪费一个工作日的时间。

　　再比如，做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间多一倍，常常因为我们对此估计不足，致使计划被打乱，反而使整体时间使用效率极大地降低。

　　总之，我们一直以来对时间问题认识不足，时间管理还谈不上精细化。

　　二、重新认识我们自以为非常有概念的时间概念

　　人的一生以当今时代的平均寿命75岁计，一个人的生命长度实际只有3900个礼拜。我们不妨买来一个特制的精美的储罐，里面装上3900个彩色的玻璃珠子，每周的周末扔掉一个，我们每天会增加一份紧张，因为我们眼见着“日子”迅速减少。

　　韩国这些年非常流行一种“死一把”的活动。参加活动的人首先要进行一个以“生命的意义”为题的测试，留下肖像，写下遗嘱，穿上麻布做的寿衣躺进棺材里。体验者能在棺材中听到哭声，大约15分钟后，工作人员再打开棺材，体验活动结束。目的让人们反省过去，珍惜现在，更好地面对未来。参与者感触：“在棺材里，我非常害怕，想起了母亲和逝去的亲友，我要创造一个没有遗憾的人生。”

　　英国心理学家弗兰克·托里斯博士作过一次调查：如果意识到生命是一场租赁，你会对生活有些什么样的再认识呢？

　　占24%的参与者的体会是“有了危机与压力”；

　　26%的参与者的体会是“处处按规矩办事”；

　　35%的参与者的体会是“珍惜身边的一切”。
我们为什么非得等到与生死相关时才对时间易逝产生感触呢？我们只需要向下列人员咨询，就能迅速加深对时间的认识：

    我们只需要向下列人员咨询，就能迅速加深对时间的认识：

    要体会一年的价值——去问问没有通过升学考试的学生；

    要体会一月的价值——去问问生下早产儿的母亲；

    要体会一天的价值——去问问日报的编辑；

    要体会一分钟的价值——去问问没赶上火车的旅客；

    要体会一毫秒的价值——去问问奥运会获得短跑银牌的亚军。

    从这个角度来看，我们对时间的正确认识还是有差距的。

    三、时间管理的方法和工具心得

　　专心于一件事。

　　古书中最早的经典《尚书·大禹谟》中有关于精细化时间管理的论述：“人心惟危，道心惟微；惟精惟一，允执厥中。”这里的“惟一”说的是专心致志的意思，这也道出了时间管理的原则。曾国藩于此的心得是，“虽极忙，亦须了本日功课，不以昨日耽误而今日补做，不以明日有事而今日预做”。

　　每一个时间段集中精力于一件事，是我们学习时间管理的首先需要注意的。我们需要利用“工作进度表”书面规定月、周、日的工作任务与目标，要在每个工作日之前为计划中的工作做准备，并且尽量一次性处理完毕每份文件。在工作中，尽量回避干忧性电话、不速之客的来访以及突然的约会。当非计划的时间占用出现，为了有效处理更重要的事情时，我们必须学会说“不”。

　　把工作进行有效的分类。

　　美国通用汽车公司前总裁斯隆遵照德鲁克的建议，详细记录了自己两周的时间分配，有1/3是不需要的或者是不需要他亲自出马的，由此自己忙碌的事减少了15%。

　　时间管理上，常常用4象限图做工作分类。比如按重要和紧急两个维度可以分成以下4类：重要而紧急的、重要而不紧急的、不重要而紧急的、不重要也不紧急的。比如按是否亲自做和是否需要汇报检查两个维度可以分成以下4类：亲自做且必须向领导汇报的工作，约占10%；亲自做但不一定向领导汇报的工作，  约占20%；可以交给别人做但要亲自检查的工作，约占30%；可以交给别人做而且可以交给别人去检查的工作，约占40%。

　　很多成功者都实行“6点优先工作制”，即：把每天所要做的事情按重要性排序，分别从1到6标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为1的事情，完成后再全力以赴做标号为2的事，依此类推。一般认为，一个人每天能全力以赴地完成6件最重要的事，那就是一位高效率人士。

　　正如切斯特尔顿所说：所有的人都是平凡的，有些人因知道了这一点而成了非凡的人。

提高第一次做对的概率。

　　曾国藩在《与弟书》中说：“穷通由天作主，予夺由人作主，业之精不精则由我作主，然吾未见业果精而终不得食者也”。说的是做事要做到位。孔子的语录中也有记载：“为命，裨谌草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之”。一份文件，起草、讨论、修改、润色层层把关，避免出错。

　　我们很多同志并非没有工作热情，而是做事急急忙忙，草率了之，经常出现反复、重头再来，这样的时间效率反而更低了。

　　学会“间作套种”。

　　“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。改变工作内容就会产生新的兴奋灶，人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。据说马克思研究经济学时，累了就演算数学题，以缓解疲劳，马克思竟然因此而在微积分领域有所成就。

　　这里推荐一种“莫特休息法”，詹姆斯·莫法特是《圣经·新约》的翻译者，他的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌继续工作。

　　有一段祈祷词是颇有助于时间管理的：“希望上帝能给我智慧，去分辨出什么能改变什么不能改变；希望上帝能给我健全的心态，让我能够接纳我不能改变的事情；希望上帝能给我勇气，让我去改变可以改变的事情”。人们常常为自己解决不了的事情而陷入苦苦思考和勉力而为，这样往往会浪费时间。

    当然，时间管理是个不小的题目，还有很多方法可以讨论，比如凡是可以交派下属去做的就授权和交派下去、按照生理节奏变动规律曲线图来安排工作、日程表留有回旋余地以便应对突发事件等。

    这些，有待以后分享。

这些总裁们的时间管理

总裁的时间管理其实就是做决策，是决策哪些事情重要，哪些事情不重要。 

    总裁的时间管理对一个大型公司来说，已经成为了一项重要的事情，因为他要在有限的时间之内处理最重要的事务。

    美国财富杂志曾经有一个报道高级主管是如何分身乏术的例子。高级主管的一天时间是十分忙碌的，一个接一个的会议，电话不断，很多的研讨会，甚至于吃饭时也有人向你汇报，这叫早餐汇报，或者叫午餐汇报。这些高级的主管们，既要有宏观的眼光思考公司的长远大计，又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事。前任惠普总裁，还有东南航空的最高执行长官，天美时钟表的最高执行长官，这些名人几乎是常年在外。他们没有时间跟客户沟通，要接受采访，甚至还要跟总统开会，他们有什么秘诀来管理时间呢？

    答案就是：总裁的时间管理其实就是做决策，是决策哪些事情重要，哪些事情不重要。

    前任惠普公司的总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚，他花20%的时间和客户沟通，35%的时间用在会议上，10%的时间在电话上，5%的时间在看公司的文件上，剩下的时间用在和公司没有直接或间接关系，但却有利于公司的活动上。例如接待记者采访，预备商界共同开发的技术专案，或者总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会。当然每天要留下一些空档的时间来处理那些突发事件，例如接受新闻界的采访。

    美国第二大电脑公司的总裁库拉特，每年有2/3的时间都不在公司。他怎么会有时间和客户沟通？关键在于授权。他聘用一些退休的主管来担任这项工作。他把与客户的电脑沟通工作都授权出去了，所以虽然他不与客户直接沟通？仍然可以掌握到客户需求。库拉特还授权别人替代他到外界去演讲。因为他有授权，所以他才有更多的时间。

    越来越多的高级主管时间管理thldl.org.cn，让别人来掌握自己的时间表。这并不代表失去了自我控制，相反地，主管可以自由地针对目标和策略做更广阔的思考。当然，这必须有一位得力的助手才行。美国东南航空公司的最高执行长官凯勒赫，他授权一位副总裁（是他的法律秘书）全权管理他的时间表。每天副总裁都会给他一张待处理的单子，里面的事情分成两类，一类立刻完成，一类是最迟可以延长到明天早上完成的。这个效果非常神奇。

打造私人专属的时间管理清单

要有一份时间管理清单

　　你需要知道有哪些事情落在了你的头上，并且对它们进行追踪——它们就是前面提到的从漏斗顶部进来的那些事情。这就需要你有一份清单，应该列出需要你做的事情的清单。普通的时间管理方法/方式/体系花费了大量的时间在这份清单上面。比如大多数的时间管理公司都会提供各种印制好的表格来让你列清单，通常这些表格都放在一个看起来很重要的文件夹里，以便让你可以拿着它到处走——到机场去、到会场去、到酒吧里去炫耀卖弄。这种表格和文件夹即是所谓的“体系”，有些人就靠着出售它发了财，这些人真厉害，我倒希望我也能想得出这么好的办法来赚钱。

　　当然，它的本质实际上简单得多。你只需要一张纸，现在我从我的日历上撕下某天的那一张，然后用它的背面来写清单，下面就是我那天的清单。

　　这里我要先声明一下，有时我会像这样给出一些例子，是以我自己的工作方式和经历做的例子。我这样做并不是因为我觉得你们需要多了解我一些，而是为了下面两个原因。

　　首先，我想让你们看到，一个普通人是怎么运用这些方法并发挥它们的效力的（你们会在案例学习中看到其他人的例子）。我不知道你们是否赞同，但我认为最好是采用真实生活中的实例，而不是虚构例子来进行讲解。而且，我也觉得我自己非常善长把事情做得事半功倍。可以说我的工作时数并不多，但我完成了不少事情，而且对于工作与生活中的平衡我也掌握得非常好。我就是用本书中谈到的理念和技巧做到这一点的。

　　关于上面的清单：

　　这是一份确立了优先顺序的清单。越排在前面的事情越重要。在本书的第二部分，我会更加详细地介绍如何确立优先顺序。

　　我的这份清单中并没有写下所有的事。一些事情存在我的脑海中，比如，我的清单中没有写“爱我的妻子和孩子”，但这件事在我的优先顺序中排在第一位。有些人喜欢把所有的事情都写下来，但对我来说，那就有点儿过于繁琐了，不过你可以自行选择你喜欢的做法。

　　列出你自己的清单

　　现在让我们来看看你怎样列出自己的清单。

　　然后，你需要把清单写在某种电子设备中（电子记事本、电脑、手机，等等）或者某些豪华的时间管理清单文件夹内吗？我之前说过的一些话好像是在否定这些工具，因为我自己并没有用这些工具。这些东西有自己的用处，而且对有些人来说确实很有帮助，但关键不在这里。对于不同的人来说，不同的工具有不同的效果。所以，在谈到列出清单的时候，你应该选择最适合自己的工具。不管是纸张还是电子设备，豪华版还是简化版，还是把它们结合起来使用……同样地，你也可以选择你自己喜欢的做法。
　在你的清单中，很多事项都是目标，这些目标需要做到SMART。SMART是“聪明的”意思，也是简写，分别代表着下面这几项。

　　Specific：具体的

　　Measurable：可测量的

　　Achievable：可以完成的

　　Realistic：实际可行的

　　Time-bound：有时间限制的下面是对这些词的详细解释。

　　假设我已经把我的目标全部写下来了，下面我就把它们当作例子来讲解我是怎么达到SMART标准的。

　　1.变得健康。我过去跑过马拉松。我的儿子曾经跟我商量过一起参加伦敦马拉松赛，但我可能不会再去参加了。我们两个人都很忙，而且不管他怎么想，我都不愿意让自己的身体再经受一次那样的折磨了。我真正想做的就是每周跑步四次，每次跑五公里。这就是SMART。

　　2.谋生/写作/《游历》。这个目标具体来说，就是写成初稿100 000字的小说，并在6个月之内完成。

　　3.项目管理培训和咨询——维护现有客户。这一项里我的目标是，在今年开展100天的培训和咨询。

　　4.项目管理培训和咨询——拓展新业务。在这一项里我的目标是，在今年的12个月内，每月获得25 000欧元的销售收入。

　　5.使公司收入增加50％（在本个财政年度内）。

　　6.学习演奏一种乐器。现在我必须承认，当我在写作这本书的时候，这个特定目标并不那么SMART。比如，我还没有确定我想学习演奏的到底是什么乐器，但是现在，我已经让这个目标变得SMART了，因为它变为：在今年年底前决定学习哪种乐器，并且购买那种乐器。这下子终于SMART了!（这可能也算不上什么，这个目标在变得SMART之前几乎没有任何进展。然而现在至少我有了目标来朝着它前进，这只是让目标变得SMART 的好处之一）。现在你来列出你自己的清单。首先你需要把所有的事情都清理出来，写在纸上。你可以采用以下步骤作为提示，或者作为核对表，来帮助你把所有事情都想到。

1.从你自己开始，写下此时所有对你来说很重要的事情。你必须做的事情；讨厌做却无论如何也必须做的事情；喜欢做的、想要做得更多的事情；内心深处真正想要做的事。你有什么兴趣爱好或者你喜欢做什么？有什么事情是你一直都想做但是一直都没有找到时间做的？这一年里你有什么具体的事情要做吗？

　　2.现在做一些延伸。你的家庭生活如何，你的近亲，然后你的远亲呢？写下任何进入你脑海里的东西。

　　3.下一步，你的工作如何？对此需要做些什么事？把这些事项加入你的清单。

　　4.如果想得到更多的提示，你可以迅速浏览一遍本书第五部分的案例学习，如果想起其他任何事情，把它们也添加到你的清单里。

　　5.你的清单初稿就完成了。

　　开始行动吧！写下你的清单初稿。

　　你的清单是动态的

　　你的清单并非永远固定不变，它是动态的，可以进行调整变化。比如，当我签下合同写这本书的时候，我就改动了清单。我当时在写一本名为《游历》的小说，现在我必须暂时停止那本小说的写作，把精力放在本书的写作上。所以现在我的清单看起来是下面这个样子了：

　　加在《游历》上的方括号表示现在它暂时不在优先顺序清单中，也就是说这一事项没有优先顺序——在本书没有完成之前，不会继续《游历》的写作。所以，这个清单是可以改变的（可能你想知道我新添加进来的事项——写这本书，是不是也符合SMART标准，其实它是符合SMART标准的。我必须在规定的时间前写完让出版商满意的稿件）。

你也需要一本记事簿

　　你也需要用一些方法来追踪约会。你可以使用纸质的记事簿，也可以使用Outlook软件，还可以用最新最时尚的电子管理设备——你的手机。上时间管理课的时候他们给你的文件夹也可以用，或者用节假日时从各种供货商那里得到的赠品——可以放在你的上衣口袋里的小记事本。

　　我曾经使用一种记事簿，我女儿每到圣诞节都会送我同一个品牌的记事簿。因为有其他人也需要知道我的日程安排，所以我后来改用了电子记事簿，这样我就可以把日志用电子邮件发给他们。我用的Excel软件来记日志。

　　用你之前做好的清单和记事薄来追踪你的约会，这样你就拥有了做到有效时间管理清单的所有必备品。

　　你的每日时间管理清单

　　大多数的时间管理thldl.org.cn方法都会谈到每年、每半年、每月、每周、每日的目标或清单之间的差异，对于我来说，那未免过于复杂和沉重了。

　　在我看来，输赢就存在于每日的层面上。你每天选择要做的事情和不做的事情，这就决定了你能够向你的目标迈进多大的一步，所以你需要有一份每日清单。你需要每天都做出决定，决定要做哪些事，不做哪些事。每日清单看起来就像下面的样子，这是我在写作本书期间某天的清单。而且，案例学习部分的一个当事人谈到一些情况，可能你也会产生共鸣。她说：“当我列出每日清单的时候，我基本上都不能完成上面的每件事，这让我有了一种挫败感。今天当我看到清单的时候，我感到很焦虑，因为我在心里告诉自己，我应该完成7个事项，但我只完成了4个。”

　　不能完成某些想要做的事项，这种情况导致的挫败感和焦虑感可能会引发混乱，会造成我们正在做一件事，而思绪却在另外的地方为我们不能完成的事情而烦躁。最终，我们再也忍受不下去了，于是就跳到其他事情上。然后我们就开始为那些半途而废的事情烦躁了，而且，我们尚未开始处理的其他事情总是会存在。不仅如此，由于我们的思绪一直在其他事情上，所以我们应该专注于某件事的时候却心不在焉。

下面的方法解决了所有的问题，因为我们每天在一开始就决定了要做哪些事，不做哪些事。

　　方法步骤：

　　1.检查你的生活清单，看看哪一件事需要你今天采取行动。对这样的事情，在你的每日清单中写下需要做些什么。

　　2.看看你的记事簿，是否有其他比如约会之类的事情需要填写在每日清单上。

　　3.问问你自己，是否还有其他事情，可能需要今日完成。

　　4.这个清单是你的入围事项清单——可能完成的事情的清单。

　　5.现在在你的清单上，用A、B、C、D分别标注出每个事项。

　　6.这四个字母的含义如下：

　　A我今天必须我完成。如果完不成的话，行星就会相撞，恒星就会陨落，老板就会躁动，股价就会暴跌。对于A类事项，你要尽全力去做。但它真的那么重要吗？不能等等吗？看看下面的更多的分类吧。

　　B如果今天做完的话会很不错。

　　C实际上我今天不会完成这个事项。

　　D删掉它。我可以找别人来做这件事。

　　7.先做所有的D类事项，也就是把它们从清单中删除。

　　8.现在做所有的A类事项。

　　9.当你完成了所有的A类事项后，就停下来，回家去。走吧——走！B类和C类事项怎么办呢？答案就是，今天先忘掉它们，改日再做。这里有几个值得注意的地方。在这一天中，如果有新的事情出现了怎么办呢？那么，你就要把这个新的事项添加到你清单中，然后给它归类。如果是属于A类或者D类，你就处理它，如果不是，就算了。

如果这一天结束了，而你的某个A类事项没有完成呢？那么它就不可能是A类事项，对不对？当这种情况发生的时候，要留意，这可以帮助你提高日后对A类事项的判定能力。这样下去，你应该很快就擅长于给事项分类了。

　　我喜欢把我的清单组织成这个样子（a）需要写作，（b）需要打电话，（c）开会和其他要做的事项，比如锻炼身体什么的。现在再来看看我的每日清单。

　　通常，列出每日清单是我每天早上做的第一件事，或者是前一天晚上做的最后一件事，后面这种做法要好得多。如果我在早上列清单，就会总是在早上一起床就做，但是在前一天晚上做这件事要好得多，要把列清单作为你在回家前做的最后一件事。之所以说这样做比较好，是因为你清单上的事项就会进入你的潜意识，在你脑海里不断地酝酿发酵，然后往往是到了第二天早上，你对这些事项就会有更明晰的看法，或者产生了新的见解。有时候在前一天怎么也解决不了的难题，到第二天早上醒来后就想出了办法。如果你有过这样的经历，你就会明白我是什么意思。

　　效果维持

　　之前我曾经提到过，我们需要用新的做法和习惯来取代那些旧的，如果你已经完成上述练习，那么你就尝试过新的做法了。但是，一般来说，这并不足以形成新习惯，你需要每天都这样做，直到你记不起你什么时候不曾这样做过为止。有些人通晓关于改变行为的知识，他们认为至少需要21天坚持不懈的重复才能养成新的习惯。所以在本章末尾，我安排了一个30天的日历。如果你不想直接在书上留下印记，就复印一份，在接下来的30天里按照这个日历行事。

　　处理意料之外的事件

　　可能你会发现，这个ABCD分类法在有些日子里很有效，但是在另一些日子里，你的良好愿望会被一些意外事件所干扰，比如会出现某些障碍、危机、“灭火”行动之类的事情。下面就来讲讲如何处理这些情况。

　　这表示，你平均每天要花3个小时（15个小时除以5天）来处理意外事件，这也很正常。那么你可以从下周开始，把这个因素也纳入你的每日清单里。加入一个称为“处理意外事件的时间——3小时”的事项，归入A类。注意，如果你度过了这样的一周：
那么这一周里只有周一你必须多工作一些时间，其他的四个工作日都不会有问题。

　　如何对付“小事情”

　　有一位女士是本书案例学习部分中的当事人，在跟我合作的早期，她说：“我通常的做法是列出一个庞大的清单，然后挑出每天需要做的事项，但是我先做那些我觉得可以迅速完成的事项。可是它们占用的时间一般都比我预计得更多，这样我就没办法做重要的事情了。”她还谈到：“而且我还发现，一天之内一般也会冒出五六件新的事情来，我觉得马上处理掉它们会更容易些。但是事后想一想，是不是应该把它们加入到清单里，然后先做我的重要事项呢？”

　　我们大多数人都遇到过她所描述的情况， “其他事情”、“小事情”、“琐事”、“我觉得很快就做完的事” 常常都会出现。我们决定把这种事情先处理完毕，这样我们就可以把时间放在真正重要的事情上了，然而不幸的是，虽然很多传统的时间管理书籍和体系都赞成这样的做法，它却是错误的。我着重强调这一点，是因为很多人都把 “时间管理”和“极限时间管理”这两个不同的概念混淆了。

　　举例来说，现在市面上有一本很有名的时间管理书籍，戴维·艾伦写的《尽管去做：无压工作的艺术。在这本书中，作者谈到了“两分钟原则”。这个原则说的是，如果你可以在两分钟之内把一件事完成，那么你就应该做这件事，把这件事处理完毕。如果你只是想成为一台高效率机器的话，这个办法就太好了，因为这可以提高你的效率，增加你的产出。

　　但是如果你想做到事半功倍，真正拥有时间管理的智慧，也就是说你想要不做有些事情，“两分钟原则”就没有用了，因为依照“两分钟原则”来做事你会完成一大堆琐事，而做那些事情花费了你的时间——宝贵的、不可替代的时间，所以请忘掉“两分钟原则”吧，我们还是来看看如何处理上面谈到的情况。

　　1.如果你有一连串的琐事要做，你应该问自己的第一个问题是：其中哪些事——如果有的话，是真的需要今天完成的？这里仍然是使用ABCD来给它们分类。

　　2.就像前面提到的案例学习中当事人的情况一样，一天当中会不可避免地冒出其他必须做的事情来，也就是A类事项，因此你要在一天当中设定一个时间，在那个时间里你所有的A类事项必须完成。这就意味着，你会有一个计划好的时间来完成所有你已知的A类事项以及当天中不可避免地冒出的A类事项。但是注意，不是所有在当天冒出的事项都属于A类——如果不是A类就不要做它。你可以使用我们前面一节中讨论过的技术，来估算你需要多长时间来完成这些当天冒出来的A类事项。

　　超前工作

　　终于，美妙的情况出现了，如果你已经把今天所有的A类工作都完成了，你可以开始做明天的工作而不是回家去，换句话说，列出明天的清单，把事项分成ABCD四类，删除所有的D类事项，然后从A类事项开始做起。这样，你今天就在做明天的事情了，这就是“超前工作”。像这样做事情，到周末的时候你就会发现要做的事情减少了，因此周五你就不会过得很紧张，或者你可以早点回家去，如果你的公司实行某种形式的弹性上班制度的话；或者周五也不用上班，而是愉快地度过一个长周末！

我的时间管理经验

我对时间管理的定义就是在有限的时间内将事处理好。时间管理经验1.我对事件的管理2.我的时间管理工具之笔记本3.我的时间管理工具之软件。

　　我把事分为两类：事件和事情。

　　事件有明确的时间。比如2点的会议，中午12点要和客户吃饭。

    事情很好理解，就是一件件的事，通常没有明确的时间要求。比如你要去商店买东西，这个事情你可以周日去，可以在周日的任何时间去。事是怎么产生的？

　　1、自身大脑。比如我们觉得周日要去买衣服，我希望在周日约某人吃饭。

　　2、邮件。这是上班族最多的信息来源。

　  3、电话和口头。这种事情最容易忘记，因为它来自外界，而且不象邮件那样有迹可循，常常是当时如果不行动或记录，很快就会抛到脑后。

　　时间管理经验1.我对事件的管理

　　1、如果我在网上：我看到了学校这周的课程表，我把自己需要上的课和时间立刻录入google calendar；如果有客户约我吃饭，我立刻将时间和对象录入google calendar。

　　2、如果我不在网上：朋友电话告诉我，周末早上7点去爬山吧，如果我去，我立刻将"07:00 香山"录入我的nokia e71的日历中。

　　3、我利用goosync，将手机上的日历和网上的日历进行同步，具体步骤请看我的"统一你的行事历"。

　　因为手机我随时随地携带，即将发生的事件总是显示在屏幕上，还会提前用闹钟提醒我，这样约会、开会和吃饭我就不会忘记和迟到；每个月15日报销的时候，我打开google calendar，这样每张出租车票和餐费发票是怎么来的，我一目了然。

　　下面我介绍我对事情的处理方法，首先先介绍我使用过的工具和我的看法。

　　时间管理经验2.我的时间管理thldl.org.cn工具之笔记本

　　优点：可以随时携带，方便记录。我曾经将每个事情都用黑色笔记录在笔记本上，完成一个用红色的笔划掉一个，这是我刚开始实践时间管理的方法，也算提高了我的时间管理能力。
缺点：不利于检索，不利于排序、组织等。当我回顾某个客户的时候，要翻半天笔记本，非常不方便。

　　时间管理经验3.我的时间管理工具之软件（outlook等）

　　优点：利于检索，方便组织管理，功能强大。尤其是outlook，我们可以很方便的在邮件后加注标志，提醒自己处理。对于工作主要以处理邮件的人来说，outlook是一个非常好的时间管理工具。
缺点：不能随身携带。如果不在电脑前的时候，老板交代一件事，怎么把它记录下来呢？ chandler这个软件试图通过网络hub的概念来解决，我期待它的表现。outlook还有一个微软的通病：庞大臃肿。

　　我的时间管理工具之即时贴

　　优点：醒目；缺点：琐碎！

　　所以只有特别重要的事情，我用即时贴来加深印象，但决不能用它来管理事件，否则你会陷入即时贴的海洋。

　　那么每个人都可以猜到我现在用的事件管理工具了，没错，就是网络！下一篇来介绍我如何用网络工具来进行时间管理。